Die Buchhaltung von Sofar Sounds findet mit Hilfe von FloQast einen neuen, besseren Rhythmus

Sofar Sounds wurde 2009 gegründet, um mit Freunden Live-Musik zu genießen, ohne von einer lauten Barszene abgelenkt zu werden. Was in London als Hobby begann, entwickelte sich schnell zu einer globalen Community, die Publikum und Künstler in rund 400 Städten weltweit zusammenbringt. 2019 kam Kyle Ewen als Global Financial Controller zu Sofar Sounds, und er machte sich sofort daran, die Prozesse des Finanzteams zu aktualisieren und zu verbessern. So wie es war, bestand der Abschlussprozess des Unternehmens aus einer Google-Tabelle mit einer Liste von Aufgaben, die nicht einfach zu verfolgen waren. Und obwohl Aufgaben und Abstimmungen erledigt waren, wurden Abstimmungen nicht immer dokumentiert und waren inkonsistent. Es gab auch eine Verzögerung zwischen dem Abschluss der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Abschluss des BS-Verzeichnisses. „Es war nur eine lange Liste von Dingen, die erledigt werden mussten, oder Berechnungen, die aktualisiert werden mussten“, erinnert sich Ewen. „Es war schwierig, alles zusammenzusetzen und herauszufinden, wie alles in das Gesamtbild passt. Es war planlos.“ Als ehemaliger Prüfer:in war das ein Tabu für Ewen. Ewen hatte zwei Ziele für das Finanzteam von Sofar Sounds: Die Umstellung des Unternehmens von Xero auf eine vollständige ERP-Lösung für das Enterprise Resource Management und die Implementierung einer Close-Management-Software. Das Unternehmen identifizierte die Software für Abschlussmanagement als oberste Priorität, daher wollte es sicherstellen, dass die von ihm gewählte Lösung mit allen wichtigen ERP-Lösungen kompatibel ist.

Mit FloQast das Wasser testen

Ewen kannte FloQast aus seiner früheren Tätigkeit als Buchhaltungsleiter für das britische Büro eines US-eigenen Unternehmens. Während seiner Zeit dort kümmerte er sich im Wesentlichen unabhängig um die gesamte Finanzfunktion. Als Ewen FloQast zum ersten Mal kennenlernte, gab er zu, dass er nicht dachte, dass dies einen so großen Einfluss auf seine Arbeit haben würde. Ewen sagte jedoch: „Es hat meine Arbeit verbessert und meine Rechenschaftspflicht gestärkt. Ich wurde schnell ein großer Fan von FloQast und dem, was es kann.“

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„Ich muss die Leute nicht zu einer Besprechung einladen, um zu fragen: ‚Wo sind wir? Was machen wir? ' Ich kann dem Prozess vertrauen. FloQast gibt uns eine Roadmap von Anfang bis Ende. Wenn ich in FloQast sehe, dass jemand ins Hintertreffen gerät, kann ich eingreifen.“

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Nachdem er zu Sofar Sounds gekommen war, hatte Ewen jedoch das Gefühl, dass er seine Sorgfaltspflicht erfüllen und nach anderen Lösungen suchen musste. Schnell war er jedoch überzeugt, dass FloQast die richtige Wahl war. Andere Lösungsanbieter wollten zahlreiche Besprechungen abhalten, bevor das Sofar Sounds-Team das Produkt überhaupt besichtigen konnte, und die sechs- bis achtwöchige Implementierungszeit war ein Kinderspiel. „Mit FloQast konnten wir sofort auf die Einzelheiten eingehen“, sagte Ewen. „Die Einstellung von FloQast war: 'Wir lieben unser Produkt. Lassen Sie uns Ihnen zeigen, warum ', und nicht andere Anbieter, die 45 Minuten lang über andere Dinge gesprochen haben, ohne sich ihrem Produkt zu nähern.“

Was für einen Unterschied eine Woche machen kann

Ewen kannte FloQast aus seiner früheren Tätigkeit als Buchhaltungsleiter für das britische Büro eines US-eigenen Unternehmens. Während seiner Zeit dort kümmerte er sich im Wesentlichen unabhängig um die gesamte Finanzfunktion. Als Ewen FloQast zum ersten Mal kennenlernte, gab er zu, dass er nicht dachte, dass dies einen so großen Einfluss auf seine Arbeit haben würde.

Ewen sagte jedoch: „Es hat meine Arbeit verbessert und meine Rechenschaftspflicht gestärkt. Ich wurde schnell ein großer Fan von FloQast und dem, was es kann.“

Zeit umleiten, bessere Roadmap bereitstellen

Mit FloQast kann Ewen jetzt mehr Zeit mit der Verwaltung und Entwicklung seines Teams verbringen. Ewen verwendet Analyze, das Analyse-Dashboard von FloQast, um zu sehen, was getan wurde, was spät ist und wo seine Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Er nutzt es auch, um das Team anzufeuern und es zu ermutigen, die Zahlen schneller einzuholen. Wie die meisten Unternehmen war Sofar Sounds von der Pandemie betroffen, aber sie verließen sich auf FloQast für die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern bei der Telearbeit. „Ich muss die Leute nicht zu einer Besprechung einladen, um zu fragen: ‚Wo sind wir? Was machen wir? '“ sagte Ewen. „Ich kann dem Prozess vertrauen. FloQast gibt uns eine Roadmap von Anfang bis Ende. Wenn ich in FloQast sehe, dass jemand ins Hintertreffen gerät, kann ich eingreifen.“

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„Ich weiß, dass FloQast mir ein genaues Bild davon gibt, wo wir uns zum Abschluss befinden. Ich verschwende nicht meine Zeit — oder die von irgendjemand anderem — damit, herauszufinden, wo wir mit The Close stehen. Es ist leicht, unsere Fortschritte zu sehen, und es nimmt viel Stress weg.“

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FloQast hat Sofar Sounds im letzten Jahr auch dabei geholfen, die Fluktuation in der Finanzabteilung zu bewältigen, indem sichergestellt wurde, dass das institutionelle Wissen über die Finanzen und den Abschlussprozess des Unternehmens nicht durch die Tür geht. „Es ist auch für die Mitarbeiter einfach, Aufgaben zu übernehmen, anstatt eine komplizierte Übergabe durchzuführen“, sagte Ewen. „Ich ließ das Team herausragende Aufgaben erledigen und sie wählten aus, welche sie ihrer Meinung nach am besten für sie geeignet hielten.“ Im Rückblick auf seine Erfahrung mit FloQast als erstmaliger Controller:in sagte Ewen: „Ich weiß, dass FloQast mir ein genaues Bild davon gibt, wo wir zum Abschluss stehen. Ich verschwende nicht meine Zeit — oder die anderer — damit, herauszufinden, wo wir mit dem Abschluss stehen. Es ist leicht, unsere Fortschritte zu sehen, und es nimmt viel Stress weg.“