Software Manufacturer reduced with floQast the time to zum abschluss um 29%

Anbieter von Personalmanagement- und Planungssoftware, Stellvertreter, hat es sich nicht nur zur Aufgabe gemacht, Shift Work™ auf der ganzen Welt zu vereinfachen, sondern vereinfacht auch, wie es jeden Monat seine eigenen Bücher schließt. Seit der Implementierung von FloQast Close hat Deputy gemeinsame Tabellenkalkulationen und manuelle Checklisten abgeschafft, die Team- und Aufgabenzuweisung automatisiert und die Schließtage von sieben auf fünf reduziert, sodass mehr Zeit für strategische Projekte, neue Wachstumsinitiativen und ein beruhigendes Gefühl bleibt.

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„Wir wurden von unserem Führungsteam gebeten, schneller abzuschließen, und wir haben es geschafft, indem wir mit FloQast von sieben oder acht Tagen auf fünf Tage reduziert wurden. Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Projekte und andere Wachstumsinitiativen, die uns helfen werden, in Zukunft zu expandieren und zu skalieren.“

- Jennifer Tran, Steuerung

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Kreativität und Zusammenarbeit sind in der Unternehmenskultur der Personaleinsatzplattform Deputy verankert. Neue Ideen und Teamarbeit werden gefördert, Diversity wird begrüßt und der Mensch wird in den Mittelpunkt aller Entscheidungen gerückt. Aus diesem Grund Jean Tran Ich wusste, dass sie etwas gegen den Abschlussprozess zum Monatsende in der Buchhaltung tun musste. Bis vor Kurzem war es alles andere als kreativ und kollaborativ. Geteilte Tabellenkalkulationen und isolierte Aufgabenlisten in Kombination mit wenig Einblick in den Teamfortschritt machten diese monatliche geschäftskritische Buchhaltungsfunktion zu einer stressigen und anstrengenden Aufgabe. „Wir nutzten Tabellenkalkulationen, Asana und Slack sowie regelmäßige Zoom-Meetings, um unsere Fortschritte zu besprechen, und das war anstrengend“, sagte Tran. „Die Zuständigkeitsbereiche waren nicht klar, und wir hatten keine zentrale Möglichkeit, Dokumente, Notizen und Statusmeldungen zu speichern, was bei Büros, die über die globalen Zeitzonen von Sydney, London und San Francisco verteilt waren, ein großes Problem darstellte.“ Die Tage bis zur Schließung waren auch auf sieben oder acht Tage angewachsen, wenn Abstimmungen, Überarbeitungen und Endkontrollen in letzter Minute berücksichtigt wurden.

Ein einziger, optimierter Arbeitsablauf für den Monatsende

Tran und der Senior Director, Finance, Michael Eves, wurden von ihrem ERP-Anbieter NetSuite an FloQast verwiesen. Eves hatte zuvor andere Close-Management-Softwareplattformen verwendet, aber FloQast stach heraus.

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„FloQast ist moderner, ein besseres Tool und intuitiver als andere Konkurrenzlösungen. Und die Funktionalität ist noch leistungsfähiger: Automatische Aktualisierungen des Rohbilanz und Überprüfungshinweise für Teammitglieder, Auditoren und alle, die die Details bestimmter Kontosalden kennen müssen. Wir fügen gerne im Laufe des Monats Notizen hinzu und sprechen ein Problem frühzeitig an, damit es frühzeitig geklärt werden kann, anstatt bis zum Monatsende zu warten.“

- Michael Eves, Leitender Direktor, Finanzen

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„FloQast ist moderner, ein besseres Tool und intuitiver als andere Wettbewerbslösungen wie Blackline“, sagte Eves. „Und die Funktionalität ist noch leistungsfähiger: Automatische Aktualisierungen des Rohbilanz und Überprüfungshinweise für Teammitglieder, Auditoren und alle anderen, die die Details bestimmter Kontosalden kennen müssen. Wir fügen gerne im Laufe des Monats Notizen hinzu und sprechen ein Problem frühzeitig an, damit es frühzeitig geklärt werden kann, anstatt bis zum Monatsende zu warten. „Eves gefällt auch, dass FloQast-Workflows dabei helfen, andere Compliance-Verfahren und -Schritte zu verwalten. „FloQast hat jeden Aspekt unseres Close- und Compliance-Prozesses strukturiert und kontrolliert“, sagte Eves. „Und das war großartig für unser kleines siebenköpfiges Team, das immer noch daran arbeitet, diese fortgeschritteneren Anforderungen an die öffentliche Rechnungslegung zu erlernen. Ich denke, die FloQast-Checklisten und Schritte haben dazu beigetragen, dem Team zu zeigen, wie wichtig es ist, sie jetzt und unsere zukünftigen Auditanforderungen zu befolgen. „Tran sagte, die NetSuite-Integration sei auch eine der schnellsten gewesen, die sie für eine Unternehmenslösung wie FloQast gesehen habe. Mit FloQast's „Built for NetSuite“ -zertifizierte API-Integration, stellvertretende Benutzer waren innerhalb von zwei Wochen einsatzbereit, was eine schnellere Einführung und eine kürzere Amortisierungszeit ermöglichte. „Die Implementierung verlief reibungslos, unkompliziert und durchgängig, es dauerte zwei Wochen“, sagte Tran. „Die FloQast-API für NetSuite stellte sofort eine Verbindung her, ebenso wie die Integrationen mit Slack und Dropbox.“

Deputy spart zwei freie Tage zum Monatsende mit FloQast

Stress, Unsicherheit und unvollständige Aufgaben wurden für das Deputy-Team seit FloQast live genommen. „Wir fragen uns nicht mehr, wo wir uns gerade befinden, und versuchen nicht mehr, Updates und Details in letzter Minute herauszubekommen“, sagte Tran. „FloQast ruft automatisch die neuesten Kontostände von NetSuite ab, und der gesamte Prozess fühlt sich ruhiger und konsistenter an.“ Die Verkürzung der Tage bis zum Abschluss war ebenfalls ein beachtlicher Gewinn. „Wir wurden von unserem Führungsteam gebeten, schneller abzuschließen, und wir haben es erreicht, indem wir mit FloQast von sieben oder acht Tagen auf fünf Tage reduziert wurden“, sagte Tran. „Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Projekte und andere Wachstumsinitiativen, die uns helfen werden, in Zukunft zu expandieren und zu skalieren.“ Neben der Geschwindigkeit und Produktivität gab es auch unerwartete Schulungsvorteile. Laut Tran hat die gemeinsame gemeinsame Verantwortung und Rechenschaftspflicht im gesamten Buchhaltungsteam am Monatsende die Kultur verbessert und die Fähigkeiten und das Wissen erweitert. „FloQast ist für unser junges Buchhaltungsteam sowohl zu einem Produktivitätstool als auch zu einem Lerninstrument geworden“, sagte Tran. „Ich kann jetzt Notizen und Erklärungen in unsere zentrale Aufgabenliste aufnehmen, sodass jeder sie sehen und lesen kann, und wir benötigen kein Zoom-Meeting oder eine Slack-Nachricht, um darüber zu diskutieren. Wir bewegen uns jetzt viel schneller und nutzen die Lernmöglichkeiten auf dem Weg dorthin.“