Réinitialisation de la saison chargée 2023 : trucs et astuces pour un nouveau départ

Abhors de l'auteur : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 CPA Practice Advisor 2021 et 2022, lauréate du palmarès des 50 meilleures femmes en comptabilité, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Sur 16 mars à 8 h PST, joignez-vous à Katie et à un panel de femmes dans le domaine de la comptabilité pour un webinaire en direct à l'occasion du Mois de l'histoire des femmes. Elles aborderont divers secteurs, aborderont les sujets les plus urgents auxquels font face les femmes en comptabilité aujourd'hui et souligneront la contribution que les femmes continuent d'apporter au sein de ce secteur. Les participants auront droit à un crédit CPE.

S'inscrire

Trucs et astuces pour réinitialiser la saison chargée 2023

Le rideau se ferme enfin sur la haute saison 2023. Après des semaines de longues heures, il y a une lumière au bout du tunnel. Pour beaucoup d'entre nous, la fin de saison peut être perçue comme le début d'une nouvelle année. C'est le moment de se remettre à zéro, de réfléchir, de fixer des objectifs et de mettre en œuvre des changements pour que la prochaine saison chargée soit encore meilleure que la précédente.

Pour vous mettre sur la bonne voie, je vais partager mes trucs et astuces éprouvés pour vous remettre à zéro après une saison chargée.

Prenez un congé pour vous remettre à zéro

Vous avez enfin atteint la ligne d'arrivée. La haute saison est officiellement terminée. Il est temps de prendre pause bien méritée.

Prendre un congé pour vous remettre à zéro vous aidera éviter le burn-out, et cela vous donnera également l'occasion de reconnaître vos réalisations et de réfléchir à celles-ci.

Vous avez travaillé d'arrache-pied au cours des derniers mois et vous avez surmonté tous les défis et obstacles auxquels vous avez été confrontés. Il y a de quoi se réjouir ! Faites une petite danse joyeuse et prenez le temps de prendre soin de vous.

En fait, je recommande de prendre un réel vacances. Vous pouvez y aller où vous le souhaitez (même un séjour est acceptable) tant que vous vous déconnectez du travail et que vous vous accordez vraiment le temps de vous remettre à zéro. Faites quelque chose qui vous apporte de la joie ou cochez une destination sur votre liste de choses à faire.

• Passez du temps avec vos proches
• Retournez à vos loisirs
• Réservez le voyage dont vous avez toujours rêvé

Recherche a montré que le fait de s'absenter du travail peut vous aider à améliorer votre motivation, votre vision de la vie et votre état physique et santé mentale. Considérez donc ce temps libre comme un investissement dans votre productivité et votre bien-être futurs.

Faites savoir à l'avance à votre équipe que vous allez faire une pause afin de pouvoir vraiment vous déconnecter. Configurez un message d'absence du bureau avec un contact d'urgence afin de ne même pas avoir à penser aux e-mails et aux appels téléphoniques.

Après avoir pris le temps de vous remettre à zéro et de vous recharger, prenez un moment pour penser à l'avenir. Quels objectifs personnels et professionnels espérez-vous atteindre au cours des 12 prochains mois ? Comment atteindre ces objectifs ? Commencez à établir une feuille de route pour atteindre ces objectifs et continuez à orienter votre vie dans la bonne direction. Assurez-vous d'avoir un boucle de rétroaction en place dans le cadre de ce processus. Vérifiez régulièrement et demandez-vous si les mesures que vous prenez vous rapprochent de vos objectifs.

Quand il s'agit de réussir et d'atteindre vos objectifs, le passé laisse des indices. L'évaluation du passé vous aidera à vous projeter dans l'avenir.

Évaluez le déroulement de la saison

Le fait de vous reposer vous mettra dans le bon espace de réflexion. À votre retour de vacances, évaluez le déroulement de la saison.

• Qu'est-ce qui s'est bien passé ?
• Ce qui s'est passé faux?

Prenez note des choses qui fonctionnent, car ce sont des choses que vous voulez garder faisant. Mais qu'en est-il des choses qui n'ont pas tout à fait fonctionné aussi bien que vous l'aviez prévu ?

Dressez une liste des éléments qui, selon vous, pourraient être améliorés et analysez leur cause.

• S'agit-il d'un problème de compétences générales ?
• S'agit-il d'un problème de compétences ?
• S'agit-il d'un problème technique ?

Les problèmes de compétences générales sont souvent liés à la communication, à la perception ou à la gestion du temps. Par exemple, vous n'avez peut-être pas communiqué à la direction tout ce qui vous restait à faire en cette période chargée, ce qui a créé un stress inutile dans votre vie. Je sais que je n'ai pas parlé plus d'une fois, et cela m'a obligé à travailler 24 heures sur 24.

En ce qui concerne les problèmes liés aux compétences, j'ai également vu des gens être poussés à faire des choses qu'ils sont pas formés pour le faire. Souvent, ces personnes finissent par faire des erreurs ou ne terminent jamais le travail correctement. Cela peut mettre beaucoup de pression sur les gestionnaires (ou sur les personnes de rang supérieur, quelle que soit la personne à qui le travail a été confié) qui doivent reprendre et terminer le travail supplémentaire à la dernière minute. D'un autre côté, le personnel se sent vaincu et frustré. Comment puis-je le savoir ? Parce que j'ai occupé les deux postes.

Les problèmes techniques sont généralement liés à des éléments tels que votre logiciel, votre flux de travail et vos structures de fichiers. Ce sont des questions qui doivent être examinées et mises à jour avec soin par la direction. En fait, la technologie est si importante qu'elle constitue une partie importante de la section suivante.

Examiner et résoudre les problèmes

La transformation et l'adoption du numérique sont en hausse, les entreprises souhaitant améliorer leur productivité et rationaliser leurs opérations. Cela peut vous aider à réduire les nombreux problèmes, qu'il s'agisse de compétences générales ou de problèmes techniques, que vous rencontrez en tant que comptable, mais vous devrez tout de même faire attention à tout problème susceptible de nuire à votre réussite.

Principaux goulots d'étranglement mai inclure :

• Communication et collaboration techniques: Les outils et protocoles de communication entre les membres de l'équipe et les autres équipes doit sois pareil. Par exemple, si une personne utilise le courrier électronique pour communiquer et une autre utilise Slack, cela peut entraîner des problèmes majeurs de communication et de collaboration, entraînant des retards et de la frustration.
• Agréments: L'approbation des modifications ou des documents finaux doit être un processus rationalisé et fluide. Regardez combien de fois le travail fait des allers-retours entre les membres de l'équipe. Si le processus d'approbation présente des blocages, discutez avec votre équipe des changements potentiels à améliorer dans ce domaine. Par exemple, vous pouvez constater que lorsque vous travaillez avec un membre de l'équipe, vous envoyez constamment des documents dans les deux sens jusqu'à ce que le livrable final soit prêt. Ce membre de l'équipe est-il correctement formé, s'agit-il simplement d'un problème de flux de travail ou quelle est la cause de cette panne ?
• Structure des fichiers: Les fichiers sont-ils nommés et stockés de manière cohérente ? Sont-ils faciles à trouver pour les membres de l'équipe ? Si ce n'est pas le cas, il est temps de mettre en œuvre des protocoles de fichiers standard.
• Logiciel: Quels sont les logiciels manquants ou qui ralentissent les équipes ? Est-il possible d'ajouter un logiciel ou de passer à un autre service ou à une autre solution ? Où puis-je automatiser et améliorer les flux de travail ?

Si vous parvenez à résoudre les problèmes techniques, vous améliorerez la productivité interne et réduirez considérablement le stress du processus. Par exemple, la mise en œuvre de solutions logicielles peut automatiser les tâches les plus banales, faciliter le processus d'audit et permettre à votre équipe de clôturer les comptes chaque mois avec du temps libre. De telles solutions permettront aux membres de votre équipe de gagner des heures de leur temps chaque mois pour se concentrer sur des tâches de plus haut niveau ou simplement avoir plus de temps libre,

En ce qui concerne les lacunes en matière de compétences, les dirigeants peuvent avoir besoin de trouver des moyens de mieux comprendre l'ensemble des compétences de leur personnel. Passez en revue les protocoles de formation et d'apprentissage pour identifier les lacunes et travailler à les combler.

En outre, vous souhaiterez passer en revue les problèmes de compétences générales auxquels vous et votre équipe avez été confrontés, tels que l'incapacité à communiquer les besoins, à gérer correctement le temps ou à faire preuve d'esprit critique. Ces problèmes devraient être évalués et traités au cas par cas.

Aidez les équipes à maîtriser leur stress avant la prochaine saison chargée

Le stress est très réel pendant les périodes mouvementées. Votre équipe doit trouver un moyen de gérer son stress. Cependant, certaines personnes semblent oublier les longues heures de travail ou les réunions fréquentes et gérer cette période de l'année bien mieux que d'autres.

Voici quelques moyens d'aider les équipes à maîtriser leurs émotions et leur taux de cortisol :

• Offrez aux équipes des abonnements à des salles de sport
• Proposez des options alimentaires saines dans la salle de pause
• Assurez-vous que les membres de l'équipe disposent d'au moins une nuit par semaine pour rentrer chez eux et se reposer
• Intégrez des pauses obligatoires avec votre équipe tout au long de la journée ou de la semaine pour vous assurer de décompresser (pensez à un café, à des questions, à des étirements en groupe)

La plupart de ces changements relèvent de la responsabilité de chaque membre de l'équipe. Jim n'aime peut-être pas la salle de sport, mais le fait de lui offrir un abonnement à une salle de sport en guise d'avantage pourrait l'encourager à adopter une routine d'exercice régulière. Après tout, 33 % des personnes très stressées ressentent moins de stress après avoir fait de l'exercice. De même, en tant que comptables, nous ne sommes pas toujours doués pour « éteindre », même lorsqu'on nous dit que c'est possible. C'est à nous d'éteindre l'ordinateur et de faire une pause.

Élaborez votre plan pour les six prochains mois

Ouf, il y a un lot à faire quand résoudre les problèmes liés à la haute saison, mais si vous avez suivi les conseils ci-dessus, vous êtes sur la bonne voie bon départ. Chaque équipe comptable est différente, n'est-ce pas ? L'approche adoptée par votre équipe pour résoudre les problèmes sera différente de celle d'une autre équipe comptable.

Cependant, le plus les équipes peuvent utiliser les informations ci-dessous pour planifier leurs six prochains mois :

• Qu'est-ce qui s'est mal passé? Lorsque vous trouvez des points à améliorer, veillez à répertorier chaque problème en termes de priorité afin de pouvoir commencer à résoudre les problèmes les plus importants premier.
• N'essayez pas de faire bouillir l'océan. Soyez réaliste quant à ce que vous pouvez accomplir et à quel moment. Comme mentionné précédemment, vous devez d'abord commencer à résoudre les problèmes les plus importants. Pour les problèmes que vous pouvez aborder maintenant, suivez-les afin de pouvoir y revenir plus tard.
• Créez des projets uniques pour chaque numéro. Utilisez la plate-forme ou le logiciel que vous jugez approprié pour gérer des projets afin de vous aider à définir et à suivre vos objectifs. corrections. Par exemple, vous pouvez avoir un projet principal visant à « implémenter FloQast pour gérer les tâches de clôture de fin de mois ». Des sous-tâches peuvent ensuite être ajoutées pour former les employés, intégrer FloQast à vos systèmes existants et rencontrer les équipes concernées pour savoir comment utiliser au mieux ce logiciel.
• Consacrez du temps à ces changements. Changements et avancées dans le monde des affaires prendre le temps et ressources. Des études montrent que 3 sur 10 les entreprises sont « à la traîne » en matière d'adoption des technologies. Si vous intégrez de nouvelles technologies, de nouveaux processus ou de nouveaux systèmes à votre équipe, il est important de prévoir du temps pour chaque projet que vous avez créé au dernier point.

Une fois que tout est en place, vous pouvez sélectionner des « champions » pour chaque projet, qui seront chargés de veiller à ce que le projet soit terminé dans les délais. Vous souhaiterez également mettre en place une boucle de rétroaction, afin de pouvoir évaluer en permanence ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, puis ajuster si nécessaire.

La planification des six prochains mois vous permettra de corriger bon nombre des problèmes de votre équipe avant le début de la prochaine saison chargée.

Tapotez-vous dans le dos

Survivre à la haute saison est pas une prouesse facile. C'est une période de l'année épuisante pour tout le monde. Les équipes et leurs membres ont besoin de se reposer, de récupérer et apprendre d'après ce qui s'est passé ces dernières semaines/mois.

De petites améliorations intégrales apportées à l'approche et aux stratégies de votre équipe peuvent rendre la prochaine saison chargée moins stressante et fatigante.

Cependant, il est important de commencer à mettre en œuvre les étapes ci-dessus maintenant alors que tout ce qui s'est passé est encore frais dans votre esprit et dans celui de votre équipe. De petites étapes progressives au cours des prochaines semaines peuvent faciliter la prochaine saison.