Êtes-vous prêt à effectuer un audit ? Découvrez-le grâce à une évaluation de l'état de préparation à l'audit

Si votre entreprise n'a jamais connu audit des états financiers, la perspective de laisser quelqu'un d'autre parcourir vos livres et de trouver des problèmes peut être effrayante. Nous avons tous entendu des histoires d'horreur concernant des audits qui semblent ne jamais s'arrêter, ou des auditeurs demandant une série interminable de documents.

Mais un audit ne doit pas nécessairement être une expérience horrible, et peut même être un exercice utile lorsque votre auditeur suggère des moyens d'apporter des améliorations à l'ensemble de votre entreprise. Une évaluation de l'état de préparation à l'audit peut vous aider à éviter l'horreur de l'audit en tirant le meilleur parti de l'expertise de votre auditeur.

Qu'est-ce qu'une évaluation de l'état de préparation à l'audit ?

Une évaluation de l'état de préparation à l'audit permet de vérifier l'auditabilité de vos processus d'information financière. C'est comme un pré-test pour vérifier dans quelle mesure vos systèmes, vos processus et votre documentation sont bien maîtrisés, et vous aider à localiser les lacunes dans vos procédures, vos contrôles internes et votre documentation avant que l'auditeur ne les trouve. Ils peuvent également vous proposer des suggestions pour améliorer votre gestion financière.

Cette évaluation peut être réalisée soit par le cabinet de CPA qui effectuera votre audit, soit par un prestataire de services spécialisé dans la préparation à l'audit. Il peut également être effectué en interne par votre service d'audit interne ou par votre équipe comptable, à condition qu'ils disposent de l'expérience et de la bande passante nécessaires pour examiner de manière objective votre systèmes et processus d'information financière.

Un audit des états financiers doit être un audit indépendant. Cela signifie que le cabinet CPA qui réalise votre audit peut faire des recommandations pour la réingénierie des processus ou les intégrations technologiques, mais il ne peut pas mettre en œuvre ces améliorations. Toutefois, si votre évaluation de l'état de préparation à l'audit est réalisée par un autre fournisseur de services, celui-ci pourra peut-être vous fournir une assistance pratique lors de la mise en œuvre.

Si l'évaluation révèle des problèmes, des suggestions de mesures correctives à prendre, ainsi que des étapes pour les atteindre, vous seront proposées. Vous pouvez également recevoir des recommandations pour la mise en œuvre de normes comptables complexes, qui ne manquent pas, grâce aux changements constants du FASB, du GASB et de diverses agences gouvernementales.

Voici ce que vous pouvez attendre de votre fournisseur d'évaluation de la préparation à l'audit :

• Découvrez l'organisation, sa direction, ses objectifs, son évaluation, ses systèmes comptables, ses processus métier et ses autres systèmes d'exploitation.
• Examinez le grand livre général pour en vérifier l'actualité et l'exhaustivité.
• Passez en revue les rapprochements mensuels et les procédures de conservation et d'organisation de la documentation.
• Vérifiez que les commandes clés fonctionnent et sont efficaces.
• Discuter de la mise en œuvre et de l'application des normes comptables pertinentes.

Comment se préparer à une évaluation de l'état de préparation à l'audit

Mettez à jour votre système de comptabilité. Les anciens systèmes ERP dotés de processus hautement manuels augmentent le risque d'erreurs et d'inefficacité. Les technologies de comptabilité cloud actuelles s'interfacent avec les applications et les systèmes métier de reporting, de budgétisation et de prévision, ce qui permet d'automatiser complètement les processus métier de bout en bout. Ajouter logiciel d'automatisation des flux de travail comptables comme FloQast, vous pouvez rationaliser votre processus de clôture en regroupant les tâches de fin de mois, les pièces justificatives et les délais de rapprochement sur une seule plateforme accessible.

Mettez tout le monde sur la même longueur d'onde. Les grandes organisations comptant plusieurs entités déclarantes doivent consolider leurs finances, ce qui peut s'avérer difficile si plusieurs systèmes comptables ou pays sont concernés.

Commencez à effectuer une clôture mensuelle difficile. De nombreuses petites organisations ignorent cette étape, mais il s'agit d'une meilleure pratique et d'une opportunité d'identifier les problèmes dès le début. En habituant tout le monde à une clôture mensuelle, vous aiderez votre équipe à établir un rythme de travail mensuel.

Utilisez une liste de contrôle. Une liste de contrôle sert à rappeler les entrées de journal mensuelles, trimestrielles et de fin d'année qui doivent être faites pour que rien ne soit oublié. Une liste de contrôle efficace ne doit pas simplement être une liste de tâches, mais doit également inclure les ressources responsables de ces tâches et leurs éventuelles dépendances, ainsi que le nom de l'évaluateur de la tâche.

Documentez tous vos processus par écrit. Le fait de s'appuyer sur les connaissances tribales introduit des incohérences dans vos processus, ce qui rend plus difficile pour les auditeurs de déterminer si vos états financiers sont exempts d'erreurs majeures. Le fait que tout soit clairement documenté facilite également l'intégration des nouveaux employés, ainsi que la répartition des tâches lorsque les personnes clés ne sont pas disponibles.

Réconciliez-vous. Réconciliez tous les comptes du bilan avec les soldes matériels tous les trimestres, voire tous les mois. Au début, cela peut ressembler un peu à un jeu de taupe, car les ajustements visant à réconcilier un compte peuvent en annuler un autre. Mais lorsque vous utilisez une solution de gestion rapprochée telle que FloQast, vous recevez des alertes instantanées lorsque cela se produit, afin de ne jamais communiquer à vos auditeurs des rapprochements ou des documents périmés.

Mettez de l'ordre dans votre documentation. Vos auditeurs testeront les assertions des états financiers et détecteront les inexactitudes des états financiers en suivant le flux de données dans votre système. Pour ce faire, ils demanderont diverses factures et autres documents. Un système de gestion de documents en ligne permet de récupérer facilement cette documentation. S'ils ne parviennent pas à obtenir suffisamment de preuves d'audit, ils ne peuvent pas fournir l'assurance raisonnable que vos données financières sont matériellement correctes.

Étudier les normes. Les organisations doivent se conformer à un ensemble vaste et en constante évolution de normes comptables fédérales, de lois, de réglementations et d'autres exigences en matière de reporting. N'ayez pas peur de faire appel à l'expertise de votre équipe d'audit pour vous aider à vous adapter aux nouvelles normes.

Investissez dans le capital humain. Le fait de disposer des bonnes personnes possédant les compétences et l'expérience requises aidera votre équipe financière à identifier les problèmes et à développer des solutions pour rationaliser les opérations et les rapports. Assurez-vous d'investir dans la formation continue afin que votre équipe soit toujours au courant des derniers changements.

Importance de la préparation à l'audit

Pour la plupart des chefs d'entreprise, la meilleure raison d'être prêts à effectuer des audits est que cela se traduit généralement par une baisse des frais. L'une des principales causes des dépassements de coûts d'audit est que le client n'a pas été en mesure de fournir une documentation suffisante pour permettre aux auditeurs de vérifier les assertions des états financiers. Cela signifie qu'au lieu d'une procédure à cocher de deux minutes, l'auditeur devra peut-être passer des heures sur une autre méthodologie pour obtenir le même résultat.

La préparation à l'audit permet d'améliorer les relations avec vos auditeurs : plus collaboratif et moins conflictuel. Les auditeurs planifient leur calendrier des mois à l'avance, et si un client n'est pas prêt à la fin du créneau convenu, cela met tout le monde sur la touche. De plus, le fait d'être prêts pour les audits permet à vos auditeurs de concentrer leur temps et leurs efforts sur les domaines les plus difficiles, et de ne pas s'enliser dans les domaines à faible risque.

Vos parties prenantes vous adoreront également. Être prêt pour les audits signifie que les rapports que vous leur présentez tout au long de l'année sont plus conformes à la réalité. Ils n'aiment vraiment pas les grosses surprises lorsque les auditeurs fixent les résultats financiers, et c'est très différent de ce à quoi ils s'attendaient.

Être prêt pour les audits tout au long de l'année signifie que vous pouvez compter sur vos chiffres tout au long de l'année, et pas seulement à la fin de l'année civile ou de l'exercice financier. Vous disposerez de meilleures informations qui vous aideront à prendre de meilleures décisions budgétaires et financières. La gestion des risques est plus facile lorsque vous savez où vous en êtes à tout moment, c'est-à-dire que les risques importants n'existent pas et que les domaines à faible risque sont suivis.

Les avantages de passer par une évaluation de l'état de préparation à l'audit

Une évaluation de l'état de préparation à l'audit indiquera les mesures correctives que vous pouvez appliquer tout au long de l'année pour améliorer l'efficacité des opérations commerciales, des processus comptables et des procédures.

Il vous aidera à identifier les faiblesses importantes de vos rapports, de vos contrôles internes et de vos processus comptables. En identifiant les problèmes avant l'audit, vous pouvez les résoudre avant qu'ils ne deviennent trop importants ou qu'ils n'entraînent des mesures correctives coûteuses et difficiles. Votre évaluation vous fournira des moyens d'y remédier avant l'audit, ce qui peut augmenter les chances de recevoir une opinion d'audit favorable.

Mais l'avantage le plus important est peut-être que vous tirez davantage parti de l'audit. Lorsque vous passez moins de temps à rechercher des documents, à recréer des plannings perdus ou à vous demander si l'équipe a respecté les principes comptables généralement reconnus (PCGR) — bien sûr, elle l'a fait, votre équipe est solide comme le roc — vous avez plus de temps pour poser des questions à votre CPA et tirer parti de ses connaissances d'autres entreprises similaires. Vous pouvez vous concentrer sur l'avenir et sur la manière dont vous pouvez améliorer votre entreprise, au lieu de vous attarder sur les détails du passé.