Sind Sie bereit für ein Audit? Finden Sie es mit einer Bewertung der Auditbereitschaft heraus

Wenn Ihr Unternehmen noch nie eine durchgemacht hat Prüfung des Jahresabschlusses, die Aussicht, jemand anderen Ihre Bücher durchsehen zu lassen und Probleme zu finden, kann beängstigend sein. Wir haben alle Horrorgeschichten von Prüfungen gehört, die nie zu enden scheinen, oder von Auditoren, die nach einer endlosen Reihe von Dokumenten fragen.

Ein Audit muss jedoch keine schreckliche Erfahrung sein und kann sogar eine wertvolle Übung sein, wenn Ihr Prüfer Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres gesamten Unternehmens vorschlägt. Eine Bewertung der Prüfungsbereitschaft kann Ihnen helfen, das Horrorstory-Audit zu vermeiden, indem Sie das Fachwissen Ihres Auditors optimal nutzen.

Was ist ein Audit Readiness Assessment?

Bei einer Bewertung der Prüfungsbereitschaft wird die Überprüfbarkeit Ihrer Finanzberichterstattungsprozesse geprüft. Es ist wie ein Vortest, um zu sehen, wie gut Ihre Systeme, Prozesse und Dokumentationen ausgestattet sind, und hilft Ihnen, die Lücken in Ihren Verfahren, internen Kontrollen und Dokumentationen zu finden bevor der Prüfer sie findet. Sie können auch Vorschläge zur Verbesserung Ihres Finanzmanagements unterbreiten.

Diese Bewertung kann entweder von der CPA-Firma durchgeführt werden, die Ihr Audit durchführen wird, oder von einem Dienstleister, der sich auf Auditbereitschaft spezialisiert hat. Es kann auch intern von Ihrer internen Revisionsabteilung oder Ihrem Buchhaltungsteam durchgeführt werden, sofern sie über die Erfahrung und Bandbreite verfügen, um Ihre Daten objektiv zu prüfen Systeme und Prozesse der Finanzberichterstattung.

Eine Jahresabschlussprüfung muss eine unabhängige Prüfung sein. Das bedeutet, dass die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die Ihr Audit durchführt, Empfehlungen für die Neugestaltung von Prozessen oder Technologieintegrationen aussprechen kann, diese Verbesserungen jedoch nicht umsetzen kann. Wenn Ihr Audit Readiness Assessment jedoch von einem anderen Dienstleister durchgeführt wird, kann dieser Ihnen möglicherweise praktische Unterstützung bei der Implementierung bieten.

Wenn bei der Bewertung Probleme festgestellt werden, erhalten Sie Vorschläge für Korrekturmaßnahmen mit Meilensteinen für deren Erreichung. Möglicherweise erhalten Sie auch Empfehlungen zur Implementierung kniffliger Rechnungslegungsstandards, an denen es dank der ständigen Änderungen von FASB, GASB und verschiedenen Regierungsbehörden keinen Mangel gibt.

Folgendes können Sie von Ihrem Anbieter für die Bewertung der Prüfungsbereitschaft erwarten:

• Erfahren Sie mehr über die Organisation, ihre Führung, Ziele, Bewertung, Buchhaltungssysteme, Geschäftsprozesse und andere Betriebssysteme.
• Untersuchen Sie das Hauptbuch auf Aktualität und Vollständigkeit.
• Überprüfen Sie die monatlichen Abstimmungen und Verfahren zur Aufbewahrung und Organisation von Unterlagen.
• Testen Sie, ob die wichtigsten Steuerungen funktionieren und wirksam sind.
• Diskutieren Sie die Umsetzung und Anwendung der relevanten Rechnungslegungsstandards.

So bereiten Sie sich auf ein Audit Readiness Assessment vor

Aktualisieren Sie Ihr Buchhaltungssystem. Ältere ERP-Systeme mit stark manuellen Prozessen erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Ineffizienzen. Die heutigen Cloud-Buchhaltungstechnologien sind mit Geschäftsanwendungen und Systemen für Berichterstattung, Budgetierung und Prognose verbunden und ermöglichen so die vollständige Automatisierung von durchgängigen Geschäftsprozessen. Hinzufügen Software zur Automatisierung von Buchhaltungsabläufen wie FloQast hilft Ihnen dabei, Ihren Abschlussprozess zu optimieren, indem Aufgaben zum Monatsende, unterstützende Dokumentation und Abstimmungsprozesse auf einer zugänglichen Plattform zusammengefasst werden.

Bringen Sie alle auf den gleichen Stand. Große Organisationen mit mehreren Berichtseinheiten müssen ihre Finanzdaten konsolidieren, was schwierig sein kann, wenn mehrere Buchhaltungssysteme oder Länder beteiligt sind.

Fangen Sie an, einen harten Monatsabschluss zu machen. Viele kleine Organisationen überspringen dies, aber dies ist eine bewährte Methode und eine Gelegenheit, Probleme frühzeitig zu erkennen. Wenn Sie alle an einen Monatsabschluss gewöhnen, kann Ihr Team einen Rhythmus für die monatliche Arbeit finden.

Verwenden Sie eine Checkliste. Eine Checkliste erinnert an Journaleinträge zum Monats-, Quartals- und Jahresende, die vorgenommen werden müssen, damit nichts übersehen wird. Eine effektive Abschluss-Checkliste sollte nicht nur eine Liste von Aufgaben sein, sondern auch die für diese Aufgaben verantwortlichen Ressourcen und alle Abhängigkeiten sowie den Prüfer für die Aufgabe enthalten.

Dokumentieren Sie alle Ihre Prozesse schriftlich. Wenn Sie sich auf Stammeswissen verlassen, entstehen Inkonsistenzen in Ihren Prozessen, was es für die Prüfer schwieriger macht, festzustellen, ob Ihre Jahresabschlüsse frei von schwerwiegenden Fehlern sind. Wenn alles klar dokumentiert ist, ist es auch einfacher, neue Mitarbeiter einzustellen und Aufgaben zu verlagern, wenn wichtige Personen nicht verfügbar sind.

Versöhne dich. Stimmen Sie alle Bilanzkonten vierteljährlich, wenn nicht monatlich, mit Materialsalden ab. Anfänglich mag das ein bisschen wie ein Maulwurf-Spiel sein, da Anpassungen zur Abstimmung eines Kontos einen weiteren Abgleich auslösen können. Wenn Sie jedoch eine Close-Management-Lösung wie FloQast verwenden, erhalten Sie sofort Benachrichtigungen, wenn das passiert, sodass Sie Ihren Auditoren niemals veraltete Abstimmungen oder Unterlagen geben müssen.

Bringen Sie Ihre Unterlagen in Ordnung. Ihre Wirtschaftsprüfer prüfen die Aussagen von Jahresabschlüssen und decken falsche Angaben in Jahresabschlüssen auf, indem sie den Datenfluss in Ihrem System verfolgen. Dazu werden sie nach verschiedenen Rechnungen und anderen Dokumenten fragen. Ein Online-Dokumentenverwaltungssystem erleichtert das Abrufen dieser Dokumentation. Wenn sie nicht genügend Prüfungsnachweise erhalten können, können sie keine angemessene Garantie dafür bieten, dass Ihre Finanzdaten im Wesentlichen korrekt sind.

Informieren Sie sich über die Standards. Unternehmen müssen eine breite und sich ständig ändernde Reihe von Rechnungslegungsstandards, Gesetzen, Vorschriften und anderen Berichtspflichten des Bundes einhalten. Scheuen Sie sich nicht, sich auf das Fachwissen Ihres Auditteams zu verlassen, um sich mit neuen Standards vertraut zu machen.

Investieren Sie in Humankapital. Wenn Sie die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten und der richtigen Erfahrung vor Ort haben, kann Ihr Finanzteam Probleme identifizieren und Lösungen zur Rationalisierung von Abläufen und Berichten entwickeln. Investieren Sie unbedingt in kontinuierliches Lernen, damit Ihr Team immer über die neuesten Änderungen auf dem Laufenden ist.

Bedeutung der Auditbereitschaft

Für die meisten Unternehmensleiter ist der beste Grund, prüfungsbereit zu sein, dass dies in der Regel zu niedrigeren Gebühren führt. Eine Hauptursache für Kostenüberschreitungen bei der Prüfung ist, dass der Kunde nicht in der Lage war, den Prüfern ausreichende Unterlagen zur Überprüfung der Aussagen im Jahresabschluss vorzulegen. Das bedeutet, dass der Prüfer statt eines zweiminütigen Tick-and-Tie-Verfahrens möglicherweise Stunden mit einer alternativen Methode verbringen muss, um zum gleichen Ergebnis zu gelangen.

Auditbereitschaft führt zu einer besseren Beziehung zu Ihren Auditoren: kollaborativer und weniger konfrontativ. Auditoren planen ihre Kalender Monate im Voraus, und wenn ein Kunde nicht bereit ist, wenn der vereinbarte Termin abgelaufen ist, bringt das alle aus dem Konzept. Darüber hinaus können Ihre Auditoren ihre Zeit und Mühe auf die schwierigeren Bereiche konzentrieren, ohne sich in Bereichen mit geringem Risiko zu verzetteln, wenn sie bereit sind.

Ihre Stakeholder werden Sie auch lieben. Wenn Sie bereit für Audits sind, entspricht Ihre Berichterstattung ihnen das ganze Jahr über eher der Realität. Sie mögen wirklich keine großen Überraschungen, wenn die Prüfer das Endergebnis festlegen, und es ist ganz anders als erwartet.

Da Sie das ganze Jahr über prüfungsbereit sind, können Sie sich das ganze Jahr über auf Ihre Zahlen verlassen, nicht nur am Ende des Kalender- oder Geschäftsjahres. Sie erhalten bessere Informationen, die Ihnen helfen, bessere Budgetierungs- und Finanzentscheidungen zu treffen. Das Risikomanagement ist einfacher, wenn Sie jederzeit wissen, wo Sie stehen — das heißt, es bestehen keine nennenswerten Risiken und Bereiche mit geringem Risiko werden überwacht.

Die Vorteile eines Audit Readiness Assessments

Bei einer Bewertung der Prüfungsbereitschaft werden Korrekturmaßnahmen in den Geschäftsabläufen, Rechnungslegungsprozessen und -verfahren aufgezeigt, die Sie das ganze Jahr über anwenden können, um die Effizienz zu steigern.

Es hilft Ihnen dabei, wesentliche Schwächen in Ihren Berichts-, internen Kontrollen und Rechnungslegungsprozessen zu identifizieren. Indem Sie Probleme vor dem Audit identifizieren, können Sie sie beheben, bevor sie zu groß werden oder wenn sie zu kostspieligen und schwierigen Abhilfemaßnahmen führen könnten. Ihre Bewertung bietet Ihnen Möglichkeiten, diese vor der Prüfung zu beheben, was die Wahrscheinlichkeit erhöhen kann, dass Sie ein positives Prüfungsurteil erhalten.

Aber vielleicht ist ein größerer Vorteil, dass Sie mehr aus dem Audit herausholen. Wenn Sie weniger Zeit damit verbringen, Dokumente zu suchen, verlorene Zeitpläne neu zu erstellen oder zu hinterfragen, ob das Team die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) eingehalten hat — natürlich haben sie das getan, Ihr Team ist absolut solide —, haben Sie mehr Zeit, Ihre CPA-Fragen zu stellen und deren Wissen über andere ähnliche Unternehmen zu nutzen. Ihr Fokus kann sich auf die Zukunft richten und darauf, wie Sie Ihr Unternehmen verbessern können, anstatt sich mit Details der Vergangenheit zu beschäftigen.