Déchiffrer le code : rationalisation de la conformité à la norme SOX

À propos de l'auteur : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 CPA Practice Advisor 2021 et 2022, lauréate du palmarès des 50 meilleures femmes en comptabilité, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Approbation bipartite de la Loi Sarbanes-Oxley (« SOX ») en 2002 a changé le paysage de la conformité, offrant l'intégrité des opérations commerciales et la transparence financière des sociétés cotées en bourse.

Bien que la SOX touche principalement les entreprises publiques, elle concerne également les entreprises privées qui se préparent à entrer en bourse. Et, bien que les petites entreprises publiques ne soient pas toujours obligées de réaliser un audit intégré, elles sont tout de même tenues de présenter à leurs auditeurs un cadre de leurs contrôles. Les entreprises doivent être préparées à un audit intégré au fur et à mesure de leur croissance et de leur expansion.

Tout en maintenant Conformité aux normes SOX est un moyen de dissuasion pour empêcher qu'un autre Enron ne se produise, il renforce également les contrôles de conformité, réduit les risques commerciaux et, lorsqu'il est fait correctement, accroît la confiance des investisseurs.

La conformité n'est jamais statique mais elle évolue constamment, ce qui présente des défis et des coûts élevés en raison de l'inefficacité de nombreux programmes SOX actuels.

Pour naviguer dans cet environnement en constante évolution, vous devrez établir et maintenir de solides contrôles internes, ce qui signifie que vous devrez :

• Choisissez votre cadre de contrôle interne
• Identifier les risques de conformité à la fois en interne et en externe
• Mettez en œuvre vos contrôles (obligations en matière d'information financière, code de conduite, etc.)
• Mettre en place des politiques de gouvernance
• Testez régulièrement les contrôles
• Planifier et programmer des audits externes

Alors qu'un liste de contrôle de conformité vous aidera à contrôler la conformité, le processus n'est pas sans défis. Même avec des contrôles internes rigoureux, les entreprises sont confrontées à des difficultés dynamiques en matière de conformité. Ces défis sont souvent complexes, multidimensionnels et nécessitent une attention assidue de la part des départements de la comptabilité et des finances ainsi que de la haute direction.

Les défis auxquels les entreprises sont confrontées en matière de conformité aux normes SOX

Les coûts de mise en conformité continuent d'augmenter. Certaines entreprises dépensent 10 000$ par employé pour rester en conformité.

Le risque ?

Les coûts de non-conformité peuvent être 4 millions de dollars ou plus. Fardeaux, en particulier avec Conformité 404, sont souvent dus à l'absence de programmes de conformité modernisés et/ou automatisés. À mesure que les exigences en matière de respect des politiques et des procédures augmentent, cela se transforme en une spirale d'entreprises, qui ajoute une inefficacité à une autre.

Les entreprises sont confrontées à de nombreux défis lorsqu'elles tentent de maintenir leur conformité à la norme SOX, notamment :

Coûts initiaux élevés

Le temps et l'argent sont liés à la conformité. Plus le temps consacré à un respect inefficace de la conformité est long, plus l'argent est dépensé. Les équipes comptables doivent revoir les contrôles et, en plus de ces coûts, de nombreuses entreprises vont dépenser de l'argent pour :

• Gestion de l'implémentation
• Consultants
• Audits intégrés
• Bien plus

L'évolution du marché ou d'une activité peut rapidement entraîner des coûts supplémentaires en matière de conformité, car des mises à niveau doivent être effectuées pour gérer les nouveaux risques.

Documents SOX désynchronisés

Uniquement 25 % des entreprises utilisent des outils technologiques pour leurs programmes de conformité. L'absence de processus stables qui évoluent en permanence entraîne une désynchronisation des documents. Les ajustements manuels entraînent des taux d'erreur plus élevés et des problèmes de contrôle de version.

Les équipes comptables doivent souvent consacrer des ressources à la synchronisation manuelle de ces documents avant un audit.

La mise en œuvre inefficace de ces contrôles rendra difficile pour les propriétaires de maintenir la conformité et de savoir ce qui se passe en interne dans l'entreprise.

Absence de collaboration centralisée et de visibilité des contrôles en temps réel

La centralisation des preuves et des contrôles permet la transversalité entre les équipes internes et externes à la comptabilité. Les audits deviennent de plus en plus coûteux lorsqu'un manque de collaboration a un impact sur l'exécution des contrôles.

Les entreprises disposent souvent d'une infrastructure obsolète, ce qui nécessite beaucoup de temps et de ressources pour saisir des preuves centralisées.

La visibilité des contrôles en temps réel est cruciale pour permettre aux équipes de travailler à l'unisson sur l'exécution des contrôles et éliminer les frictions en cas d'audit. L'approbation des contrôles SOX est un défi lorsqu'aucun emplacement centralisé n'est en place, ce qui nécessite des ressources excessives pour gérer la conformité de manière efficace et rentable.

Le fait de consacrer du temps et des ressources à l'optimisation de la conformité permettra de réaliser des économies et de renforcer le contrôle.

L'importance de l'optimisation de la conformité

Les entreprises sont confrontées à de nombreux défis en matière de conformité à la norme SOX, mais l'optimisation peut apporter de nombreux avantages, à commencer par l'un des aspects les plus importants : la réduction du risque d'erreurs.

• Risque d'erreurs réduit: L'un des principaux avantages de l'optimisation et de la rationalisation de la conformité SOX est que cela garantit la fiabilité de vos rapports financiers. Comment ? En réduisant les risques d'erreurs. Les erreurs de conformité peuvent être cher. Comme mentionné précédemment, le coût d'un seul événement de non-conformité s'élève en moyenne à 4 millions de dollars ou plus. La réduction du risque d'erreurs financières, de mauvaise conduite et de fraude devrait être une priorité pour chaque entreprise. L'optimisation peut vous aider.
• Économies de temps et d'argent: Outre les économies potentielles liées à la prévention des cas de non-conformité, les entreprises peuvent également réduire le temps et les ressources consacrés aux audits.
• Des opérations rationalisées: Un programme de conformité SOX rationalisé améliorera la transparence et la santé financière de votre entreprise, deux éléments que les parties prenantes et les investisseurs apprécient.

Outre ces avantages, l'adoption d'une approche rationalisée en matière de conformité aux normes SOX permettra également de développer une culture de conformité. Lorsque tous les membres de l'organisation s'engagent à respecter la réglementation, les contrôles internes sont plus efficaces et vous établissez une base éthique plus solide.

Une culture de conformité qui imprègne tous les niveaux de l'organisation favorisera le succès et l'intégrité à long terme.

Il est facile de comprendre l'intérêt d'optimiser la conformité aux normes SOX, mais comment s'y prendre ? Quelle est la solution ?

La voie à suivre

La rationalisation de la conformité à la loi SOX commence par une étape importante : rester informé. Les entreprises doivent faire preuve de diligence pour rester au fait des tendances en matière de conformité et des solutions qui leur permettront d'être proactives plutôt que réactives.

Par exemple, il existe aujourd'hui sur le marché des solutions capables de rationaliser la conformité de bout en bout et de fournir la visibilité en temps réel qui fait défaut aux méthodes traditionnelles. Ces solutions contiennent des flux de travail avancés et s'intègrent à l'ensemble de vos autres plateformes pour garantir que tout le monde est toujours sur la même longueur d'onde en matière d'opérations comptables.

Le fait de se concentrer sur une intégration plus large des plateformes comptables et financières (« A&F ») peut résoudre de nombreux défis liés à la conformité SOX et permettre aux entreprises de bénéficier des avantages d'un processus optimisé. Après tout, la conformité à la norme SOX n'est pas un processus isolé mais fait partie intégrante du cadre comptable et financier dans son ensemble.

Pour les entreprises qui se préparent à des introductions en bourse ou à des acquisitions, il est essentiel de disposer d'un cadre de conformité SOX solide qui contribuera à démontrer l'intégrité financière de votre organisation.

Adopter une approche globale en mettant l'accent sur une intégration plus large de l'A&F permettra à votre entreprise de rester agile et de s'adapter à des réglementations en constante évolution. L'intégration ne doit pas non plus être perturbatrice. En fait, grâce à une planification minutieuse et à l'intégration de technologies conviviales, la transformation de la conformité peut souvent être réalisée en perturbant le moins possible les flux de travail existants.

Conclusion

La conformité à la norme SOX est en constante évolution. Les entreprises doivent s'engager à rester au fait de ces changements et à s'adapter rapidement si elles souhaitent rester en conformité. Tirer parti de la puissance de la technologie et se concentrer sur l'intégration d'une plate-forme comptable et financière plus large pour se conformer à la norme SOX aidera les entreprises à rester agiles.