Den Code knacken: Rationalisierung der SOX-Compliance

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Content Creator, 2021 und 2022, 40 unter 40, CPA Practice Advisor, Gewinnerin der Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsfachleuten helfen, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Fühlen Sie sich frei, uns zu besuchen Führungskräfte online oder verbinde dich mit ihr auf LinkedIn um in Kontakt zu kommen mit Katie.

Überparteiliche Genehmigung des Sarbanes-Oxley („SOX“) -Gesetz 2002 veränderte sich die Compliance-Landschaft und bot börsennotierten Unternehmen Integrität und finanzielle Transparenz.

SOX betrifft zwar hauptsächlich öffentliche Unternehmen, ist aber auch für private Unternehmen relevant, die sich auf den Börsengang vorbereiten. Und obwohl kleinere öffentliche Unternehmen möglicherweise nicht immer zur Durchführung einer integrierten Prüfung verpflichtet sind, müssen sie ihren Prüfern dennoch einen Rahmen für ihre Kontrollen vorlegen. Unternehmen müssen auf ein integriertes Audit vorbereitet sein, wenn sie wachsen und expandieren.

Während der Wartung SOX-Konformität ist abschreckend, um zu verhindern, dass ein weiterer Enron auftritt, es stärkt auch die Compliance-Kontrollen, reduziert das Geschäftsrisiko und erhöht, wenn es richtig gemacht wird, das Vertrauen der Anleger.

Compliance ist nie statisch, sondern entwickelt sich ständig weiter, was aufgrund der Ineffizienzen in vielen SOX-Programmen heutzutage mit Herausforderungen und hohen Kosten verbunden ist.

Um in diesem sich ständig verändernden Umfeld zurechtzukommen, müssen Sie strenge interne Kontrollen einrichten und aufrechterhalten, was bedeutet, dass Sie:

• Wählen Sie Ihren internen Kontrollrahmen
• Identifizieren Sie Compliance-Risiken sowohl intern als auch extern
• Implementieren Sie Ihre Kontrollen (Pflichten zur Finanzberichterstattung, Verhaltenskodex usw.)
• Einführung von Richtlinien zur Unternehmensführung
• Kontrollen regelmäßig testen
• Planung und Terminierung externer Audits

Während ein Compliance-Checkliste hilft Ihnen dabei, die Einhaltung der Vorschriften unter Kontrolle zu halten. Der Prozess ist nicht ohne Herausforderungen. Selbst mit strengen internen Kontrollen sehen sich Unternehmen mit dynamischen Compliance-Schwierigkeiten konfrontiert. Diese Herausforderungen sind oft kompliziert, vielschichtig und erfordern die gewissenhafte Aufmerksamkeit sowohl der Buchhaltungs- und Finanzabteilungen als auch des oberen Managements.

Herausforderungen, vor denen Unternehmen bei der SOX-Compliance stehen

Die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften steigen weiter an. Einige Unternehmen geben 10.000$ pro Mitarbeiter aus, um die Vorschriften einzuhalten.

Das Risiko?

Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann folgende Kosten verursachen 4 Mio. $ oder mehr. Belastungen, insbesondere mit 404-Konformität, sind häufig auf das Fehlen modernisierter und/oder automatisierter Compliance-Programme zurückzuführen. Wenn die Anforderungen an die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren steigen, entwickelt sich eine Spirale von Unternehmen, die eine Ineffizienz auf die andere überlagert.

Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen, wenn sie versuchen, die SOX-Konformität aufrechtzuerhalten, darunter:

Hohe Vorabkosten

Zeit und Geld hängen mit der Einhaltung von Vorschriften zusammen. Je mehr Zeit für die ineffiziente Einhaltung von Vorschriften aufgewendet wird, desto mehr Geld wird ausgegeben. Die Buchhaltungsteams müssen die Kontrollen überprüfen, und zusätzlich zu diesen Kosten geben viele Unternehmen Geld aus für:

• Verwaltung der Umsetzung
• Berater
• Integrierte Audits
• Viel mehr

Veränderungen auf dem Markt oder in einem Unternehmen können schnell zu zusätzlichen Kosten für die Einhaltung der Vorschriften führen, da Upgrades vorgenommen werden müssen, um neue Risiken zu bewältigen.

Nicht synchronisierte SOX-Dokumente

Nur 25% der Unternehmen verwenden Technologietools für Compliance-Programme. Das Fehlen stabiler Prozesse, die sich kontinuierlich weiterentwickeln, führt dazu, dass Dokumente nicht mehr synchron sind. Manuelle Anpassungen führen zu höheren Fehlerraten und Problemen mit der Versionskontrolle.

Buchhaltungsteams müssen häufig Ressourcen für die manuelle Synchronisierung dieser Dokumente vor einer Prüfung aufwenden.

Eine ineffektive Umsetzung dieser Kontrollen wird es für die Eigentümer schwierig machen, die Vorschriften einzuhalten und zu wissen, was intern im Unternehmen vor sich geht.

Fehlende zentrale Zusammenarbeit und Kontrolltransparenz in Echtzeit

Zentralisierte Beweise und Kontrollen ermöglichen die Zusammenarbeit zwischen Teams innerhalb und außerhalb der Buchhaltung. Audits werden immer teurer, wenn mangelnde Zusammenarbeit die Durchführung der Kontrollen beeinträchtigt.

Unternehmen verfügen oft über eine veraltete Infrastruktur, die es zeit- und ressourcenintensiv macht, zentrale Beweise zu erfassen.

Die Transparenz der Kontrollen in Echtzeit ist entscheidend, damit Teams gemeinsam an der Ausführung der Kontrollen arbeiten können und Reibungsverluste im Falle eines Audits vermieden werden. Die Genehmigung von SOX-Kontrollen ist eine Herausforderung, wenn es keinen zentralen Standort gibt und übermäßig viele Ressourcen erforderlich sind, um die Einhaltung der Vorschriften auf effiziente und kostengünstige Weise zu verwalten.

Wenn Sie Zeit und Ressourcen investieren, um die Einhaltung der Vorschriften zu optimieren, sparen Sie Kosten ein und ermöglichen eine strengere Kontrolle.

Der Wert der Optimierung der Compliance

Unternehmen stehen vor mehreren Herausforderungen, wenn es um die SOX-Compliance geht, aber die Optimierung kann eine Fülle von Vorteilen bieten, angefangen bei einem der wichtigsten Dinge: einem reduzierten Fehlerrisiko.

• Reduziertes Fehlerrisiko: Einer der Hauptvorteile der Optimierung und Rationalisierung der SOX-Compliance besteht darin, dass Ihre Finanzberichte zuverlässig sind. Wie? Durch die Reduzierung des Fehlerrisikos. Compliance-Fehler können sein teuer. Wie bereits erwähnt, belaufen sich die Kosten eines einzelnen Verstoßes auf durchschnittlich 4 Mio. $ oder mehr. Die Reduzierung des Risikos finanzieller Fehler, Fehlverhalten und Betrug sollte für jedes Unternehmen eine Priorität sein. Optimierung kann helfen.
• Zeit- und Kostenersparnis: Neben den potenziellen Kosteneinsparungen durch die Vermeidung von Verstößen gegen die Vorschriften können Unternehmen auch den Zeit- und Ressourcenaufwand für Audits reduzieren.
• Optimierter Betrieb: Ein optimiertes SOX-Compliance-Programm verbessert die Transparenz und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens — zwei Dinge, die Stakeholder und Investoren schätzen.

Neben diesen Vorteilen wird ein optimierter Ansatz zur SOX-Compliance auch dazu beitragen, eine Compliance-Kultur zu pflegen. Wenn sich jeder in der Organisation für die Einhaltung der Vorschriften einsetzt, sind interne Kontrollen effektiver und Sie schaffen eine stärkere ethische Grundlage.

Eine Compliance-Kultur, die alle Ebenen des Unternehmens durchdringt, fördert langfristigen Erfolg und Integrität.

Es ist leicht zu erkennen, welchen Wert die Optimierung der SOX-Compliance hat, aber wie gehen Sie dabei vor? Was ist die Lösung?

Der Weg nach vorne

Die Rationalisierung der SOX-Compliance beginnt mit einem wichtigen Schritt: Bleiben Sie auf dem Laufenden. Unternehmen müssen gewissenhaft den Überblick über Compliance-Trends und die Lösungen behalten, die es ihnen ermöglichen, proaktiv statt reaktiv zu handeln.

Zum Beispiel gibt es heute Lösungen auf dem Markt, die die durchgängige Einhaltung von Vorschriften optimieren und die Echtzeittransparenz bieten können, die herkömmlichen Methoden nicht bieten. Diese Lösungen enthalten fortschrittliche Workflows und lassen sich in Ihre anderen Plattformen als Ganzes integrieren, um sicherzustellen, dass alle immer auf derselben Seite sind, wenn es um Buchhaltungsvorgänge geht.

Die Konzentration auf eine umfassendere Integration der Buchhaltungs- und Finanzplattform („A&F“) kann viele der Herausforderungen der SOX-Compliance lösen und es Unternehmen ermöglichen, die Vorteile eines optimierten Prozesses zu nutzen. Schließlich ist die SOX-Compliance kein isolierter Prozess, sondern ein integraler Bestandteil des gesamten Rechnungslegungs- und Finanzrahmens.

Für Unternehmen, die sich auf Börsengänge oder Akquisitionen vorbereiten, ist ein solides SOX-Compliance-Framework unerlässlich, um die finanzielle Integrität Ihres Unternehmens unter Beweis zu stellen.

Wenn Sie einen umfassenden Ansatz verfolgen und sich auf eine umfassendere A&F-Integration konzentrieren, kann Ihr Unternehmen agil bleiben und sich an die sich ständig ändernden Vorschriften anpassen. Integration muss auch nicht störend sein. Tatsächlich kann die Compliance-Transformation bei sorgfältiger Planung und Integration benutzerfreundlicher Technologien oft mit minimaler Unterbrechung der bestehenden Arbeitsabläufe erreicht werden.

Fazit

Die SOX-Compliance wird ständig weiterentwickelt und verändert sich. Unternehmen müssen sich verpflichten, mit diesen Änderungen Schritt zu halten und sich schnell anzupassen, wenn sie die Vorschriften einhalten wollen. Die Nutzung der Leistungsfähigkeit der Technologie und die Konzentration auf eine umfassendere Integration der Buchhaltungs- und Finanzplattformen für die SOX-Compliance werden Unternehmen dabei helfen, agil zu bleiben.