5 raccourcis Excel que chaque comptable doit connaître

L'un de mes premiers souvenirs de mon premier emploi en comptabilité publique est d'avoir dû analyser des données dans un énorme classeur Excel à plusieurs onglets avant que les supérieurs ne les soumettent à l'examen des partenaires. J'ai passé toute la journée à parcourir méticuleusement chaque feuille de travail, à m'assurer que les chiffres étaient identiques et à ajouter des chèques dans la mesure du possible.

Lorsque j'ai remis le dossier à l'associé principal, je les ai vus parcourir les formules et les onglets sans lever le doigt du clavier, comme s'ils étaient une sorte de hacker. Après avoir approuvé en quelques minutes mes heures de travail, je leur ai demandé comment ils avaient pu travailler si rapidement tout en maintenant l'exactitude.

Ils m'ont dit : « Raccourcis Excel, apprends-les ».

En consacrant quelques minutes à vous familiariser avec quelques raccourcis Excel pratiques, vous pouvez gagner un temps précieux sur votre processus de clôture mensuelle ou sur l'analyse des écarts entre le budget et les données réelles. Les raccourcis Excel vous aideront à garder les mains sur le clavier et loin de la souris, ce qui vous évitera d'avoir à effectuer des recherches dans les différents menus et barres d'outils. Après tout, Excel a été conçu dans un souci d'efficacité. Bien qu'il existe des centaines de formules et de raccourcis, il en existe quelques-uns vraiment les bonnes choses que tout comptable doit connaître. Voici quelques raccourcis Excel que j'utilise au quotidien sur Stack Overflow.

Changer d'onglet (Ctrl + Page supérieure/Page suivante)

Manœuvrer facilement entre les onglets d'Excel est une compétence indispensable pour les comptables. Cette simple astuce à elle seule m'a fait gagner des heures depuis que je travaillais dans la comptabilité publique. Toute bonne réconciliation comportera un onglet récapitulatif et plusieurs onglets d'assistance. Chaque package financier comportera un onglet pour chaque état financier, ainsi que plusieurs onglets pour les analyses.

Bien sûr, la navigation dans un classeur Excel avec votre souris ne prend que quelques secondes, mais ce temps supplémentaire commence à s'accumuler lorsque vous travaillez sur un fichier volumineux. Gardez plutôt vos mains sur votre clavier et votre cerveau concentré en utilisant ce raccourci pour passer rapidement d'une feuille de calcul à l'autre. Avant de vous en rendre compte, vous allez passer d'un onglet à l'autre en un rien de temps.

Créer un tableau croisé dynamique (Alt + N, V)

Lorsqu'il s'agit d'analyser de grands ensembles de données, les tableaux croisés dynamiques sont votre meilleur ami. Je ne me souviens pas combien de fois je les ai utilisés pour trier, organiser et présenter rapidement des tableaux de bord utiles. Contrairement aux tableaux ordinaires, les tableaux croisés dynamiques vous permettent de trier, de filtrer et d'actualiser vos données dans un même tableau.

Plutôt que de parcourir les menus pour trouver Insérer un tableau croisé dynamique fonction, mettez en surbrillance vos données et utilisez ce raccourci pour créer un tableau croisé dynamique sur place. Non seulement vous impressionnerez vos collègues par vos compétences ridicules, mais vous pourrez également créer des tableaux à tout moment pour optimiser le temps que vous passez à analyser les données.

Résumez le tout ! (Alt + =)

La fonction AutoSum est l'un des raccourcis Excel qui devraient figurer dans le flux de travail quotidien de chaque comptable. AutoSum est noté Sigma (ou) et vous permet d'additionner rapidement une plage de cellules.

Bien que le bouton AutoSum soit facile à trouver dans la barre d'outils Formules, rien ne vaut un bon vieux raccourci clavier. Celui-ci trouvera automatiquement les cellules que vous essayez de additionner et fera le gros du travail à votre place. Vous pouvez même l'utiliser sur des lignes horizontales en surlignant simplement les cellules avant d'appliquer le raccourci.

Menu contextuel d'invocation (Alt + A)

La barre d'outils de données d'Excel fait sans doute partie des biens immobiliers les plus populaires de votre feuille de calcul. Il abrite certaines de mes fonctions préférées, telles que trier, filtrer, supprimer les doublons, transformer le texte en colonnes, regrouper et dissocier.

Mais saviez-vous que vous pouvez invoquer toutes ces fonctions à l'aide de quelques raccourcis Excel simples ? En appuyant simplement sur deux touches (Alt + A) simultanément, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez dans votre feuille de calcul, ce raccourci vous amènera à la barre d'outils Données et mettra en surbrillance toutes les commandes possibles ainsi que les lettres correspondantes pour la séquence Alt + A. Bien qu'essayer de mémoriser chaque séquence soit une tâche réservée à un ordinateur, en voici quelques-unes que j'utilise assez souvent :

Alt+A+__ =

SS = Trier

T = Filtre

C = Effacez votre filtre

M = Supprimer les doublons

G, U = Groupe, Dégrouper

E = Texte en colonnes

En mémorisant certains de vos raccourcis Excel préférés et fréquemment utilisés, vous économiserez tonne du temps sur le long terme.

Passons à autre chose que VLOOKUP !

VLOOKUP est l'une des formules les plus connues d'Excel, mais il s'avère qu'il existe peut-être une meilleure option pour récupérer des données à partir d'une source secondaire. En tant que fanatique de VLOOKUP en convalescence, j'ai eu du mal à accepter que l'un de mes raccourcis Excel préférés ne soit pas aussi puissant que je le pensais au départ. Ce qui m'a finalement aidée à voir la lumière, c'est mon collègue qui m'a embêtée pendant des mois pour passer à INDEX MATCH.

INDEX MATCH est en fait deux fonctions Excel indépendantes. INDEX renverra la valeur dans un tableau spécifié en fonction de coordonnées définies, comme dans le jeu Battleship, et MATCH fournit ces coordonnées en renvoyant la position relative d'une valeur spécifique.

Pourquoi est-ce important ? Il permet à l'utilisateur de rechercher des données dans un tableau si l'emplacement est variable sans mettre à jour la formule elle-même.

Si cela ne vous a pas plu sur INDEX MATCH, voici quelques autres raisons pour lesquelles il est bien supérieur à VLOOKUP :

1. Temps de calcul plus rapides pour les grands ensembles de données
2. Plus besoin de compter les colonnes relatives
3. Plus besoin de réorganiser les colonnes pour que la formule fonctionne

La prochaine fois que votre classeur Excel se bloquera pendant un VLOOKUP, vous souhaiterez passer à INDEX MATCH plus tôt.

Conseil bonus : barre d'outils d'accès rapide

La barre d'outils d'accès rapide (QAT) d'Excel est terriblement sous-utilisée. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez ajouter n'importe quelle commande Excel en haut à gauche de votre classeur (à droite du bouton Enregistrer). Ensuite, il vous suffit de maintenir la touche Alt + le numéro du bouton QAT enfoncé pour exécuter la commande.

Pour ajouter une commande au QAT, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône et sélectionnez « Ajouter à la barre d'outils d'accès rapide » ou cliquez sur la flèche déroulante en haut de votre classeur et sélectionnez la commande à partir de là.

Mes favoris incluent Enregistrer sous, PivotTableau croisé dynamique, Sort et Aperçu avant impression. Vos favoris peuvent différer, mais quels qu'ils soient, ajoutez-les simplement dans le QAT pour personnaliser l'outil en fonction de vos besoins spécifiques.

Dans l'environnement en évolution rapide d'aujourd'hui, maîtrise d'Excel est un must absolu. N'oubliez pas qu'il n'existe pas de raccourci vers le succès, mais qu'il existe des raccourcis vers Excel !