5 Excel-Abkürzungen, die jeder Buchhalter kennen muss

Eine meiner frühesten Erinnerungen an meinen ersten Job in der öffentlichen Buchhaltung war, dass ich Daten in einer riesigen Excel-Arbeitsmappe mit mehreren Tabs analysieren musste, bevor die Vorgesetzten sie zur Überprüfung durch den Partner einreichten. Ich habe den ganzen Tag damit verbracht, jedes Arbeitsblatt akribisch durchzukämmen, sicherzustellen, dass die Zahlen stimmen, und wo immer möglich Schecks hinzuzufügen.

Als ich die Datei an den Senior Associate übergab, sah ich zu, wie sie durch die Formeln und Tabs flogen, ohne einen Finger von der Tastatur zu heben, als wären sie eine Art Hacker. Nachdem ich meine Arbeitsstunden innerhalb von Minuten abgesegnet hatte, fragte ich, wie sie so schnell arbeiten und gleichzeitig die Genauigkeit beibehalten konnten.

Sie sagten mir: „Excel-Abkürzungen, lerne sie.“

Wenn Sie nur ein paar Minuten damit verbringen, sich mit einigen praktischen Excel-Tastenkombinationen vertraut zu machen, können Sie wertvolle Zeit bei Ihrem monatlichen Abschlussprozess oder bei der Analyse von Abweichungen zwischen Budget und tatsächlichen Ergebnissen sparen. Excel-Tastenkürzel helfen dabei, die Hände auf der Tastatur und von der Maus fernzuhalten, sodass Sie nicht in verschiedenen Menüs und Symbolleisten suchen müssen. Schließlich wurde Excel auf Effizienz ausgelegt — und obwohl es Hunderte von Formeln und Abkürzungen gibt, gibt es einige wirklich gute, die jeder Buchhalter wissen muss. Hier sind ein paar Excel-Shortcuts, die ich in meinem Alltag verwende Stapelüberlauf.

Tabs wechseln (Strg + Bild auf/Bild ab)

Das einfache Manövrieren zwischen Tabs in Excel ist ein Muss für Buchhalter. Allein dieser einfache Trick hat mir seit meiner Zeit in der öffentlichen Buchhaltung Stunden erspart. Jeder gute Abgleich wird über eine Registerkarte mit einer Zusammenfassung und mehrere Support-Tabs verfügen. Jedes Finanzpaket wird einen Tab für jeden Jahresabschluss sowie mehrere Tabs für Analysen haben.

Sicher, das Navigieren in einer Excel-Arbeitsmappe mit der Maus dauert nur ein paar Sekunden, aber diese zusätzliche Zeit summiert sich beim Durcharbeiten einer großen Datei. Halten Sie stattdessen Ihre Hände auf Ihrer Tastatur und konzentrieren Sie Ihr Gehirn, indem Sie diese Tastenkombination verwenden, um schnell zwischen den einzelnen Arbeitsblättern zu wechseln. Bevor du dich versiehst, wirst du im Handumdrehen durch die Tabs fliegen.

Erstellen Sie eine Pivot-Tabelle (Alt + N, V)

Wenn es um die Analyse großer Datensätze geht, sind Pivot-Tabellen Ihr bester Freund. Ich kann mich nicht erinnern, wie oft ich sie verwendet habe, um nützliche Dashboards schnell zu sortieren, zu organisieren und zu präsentieren. Im Gegensatz zu normalen Tabellen bieten Ihnen Pivot-Tabellen die Flexibilität, Ihre Daten in derselben Tabelle zu sortieren, zu filtern und zu aktualisieren.

Anstatt die Menüs zu durchsuchen, um das zu finden Pivot-Tabelle einfügen Funktion, markiere deine Daten und verwende diesen Shortcut, um vor Ort eine Pivot-Tabelle zu erstellen. Sie werden nicht nur Ihre Kollegen mit Ihren lächerlichen Fähigkeiten beeindrucken, sondern auch unterwegs Tabellen erstellen können, um Ihre Zeit für die Datenanalyse zu optimieren.

Fass es zusammen! (Alt + =)

Die AutoSum-Funktion ist eine der Excel-Verknüpfungen, die im täglichen Arbeitsablauf eines jeden Buchhalters enthalten sein sollten. AutoSum ist als Sigma (oder) notiert und ermöglicht es Ihnen, schnell eine Reihe von Zellen zu addieren.

Die Schaltfläche AutoSumme ist zwar leicht in der Formelsymbolleiste zu finden, aber nichts geht über eine gute alte Tastenkombination. Dieser findet automatisch die Zellen, die Sie zu summieren versuchen, und erledigt die schwere Arbeit für Sie. Sie können es sogar für horizontale Zeilen verwenden, indem Sie einfach zuerst die Zellen markieren, bevor Sie die Tastenkombination anwenden.

Kontextmenü aufrufen (Alt+A)

Die Datensymbolleiste von Excel gehört wohl zu den beliebtesten Immobilien auf Ihrem Arbeitsblatt. Es enthält einige meiner Lieblingsfunktionen wie Sortieren, Filtern, Duplikate entfernen, Text in Spalten, Gruppieren und Gruppieren aufheben.

Aber wussten Sie, dass Sie all diese Funktionen mit ein paar einfachen Excel-Shortcuts aufrufen können? Indem Sie einfach zwei Tasten (Alt+A) gleichzeitig drücken — unabhängig davon, wo Sie sich in Ihrem Arbeitsblatt befinden — bringt Sie diese Tastenkombination zur Datensymbolleiste und markiert alle möglichen Befehle zusammen mit den entsprechenden Buchstaben für die Alt-+A-Sequenz. Der Versuch, sich an jede Sequenz zu erinnern, ist zwar eine Aufgabe, die nur für einen Computer geeignet ist, aber hier sind einige, die ich ziemlich oft verwende:

Alt + A + __ =

SS = Sortieren

T = Filter

C = Lösche deinen Filter

M = Duplikate entfernen

G, U = Gruppieren, Gruppieren

E = Text in Spalten

Wenn Sie sich einige Ihrer am häufigsten verwendeten Excel-Tastenkürzel merken, sparen Sie sich eine Menge Tonne auf lange Sicht von Zeit.

Weiter von VLOOKUP!

VLOOKUP ist eine der bekanntesten Formeln von Excel, aber es stellt sich heraus, dass es möglicherweise eine bessere Option gibt, um Daten aus einer sekundären Quelle abzurufen. Als VLOOKUP-Fanatiker, der sich erholt, fiel es mir schwer zu akzeptieren, dass eine meiner Lieblings-Excel-Verknüpfungen möglicherweise nicht so mächtig ist, wie ich ursprünglich gedacht hatte. Was mir schließlich half, das Licht zu sehen, war, dass mein Kollege mich nervte. seit Monaten um auf INDEX MATCH zu aktualisieren.

INDEX MATCH besteht eigentlich aus zwei unabhängigen Excel-Funktionen. INDEX gibt den Wert in einer bestimmten Tabelle auf der Grundlage definierter Koordinaten zurück — ähnlich wie im Spiel Battleship — und MATCH liefert diese Koordinaten, indem es die relative Position eines bestimmten Werts zurückgibt.

Warum ist das wichtig? Es ermöglicht dem Benutzer, eine Tabelle nach Daten zu durchsuchen, wenn der Standort variabel ist, ohne die Formel selbst zu aktualisieren.

Wenn dich das bei INDEX MATCH nicht überzeugt hat, hier sind ein paar andere Möglichkeiten, wie es VLOOKUP weit überlegen ist:

1. Schnellere Berechnungszeiten für große Datensätze
2. Sie müssen keine relativen Spalten mehr zählen
3. Sie müssen die Spalten nicht mehr neu anordnen, damit die Formel funktioniert

Wenn Ihre Excel-Arbeitsmappe das nächste Mal während eines VLOOKUP einfriert, werden Sie sich wünschen, dass Sie früher auf INDEX MATCH umgestellt haben.

Bonus-Tipp: Schnellzugriff-Toolbar

Die Quick Access Toolbar (QAT) von Excel wird schmerzlich zu wenig genutzt. Mit dieser Funktion können Sie einen beliebigen Excel-Befehl oben links in Ihrer Arbeitsmappe hinzufügen (rechts neben der Schaltfläche Speichern). Dann müssen Sie nur noch Alt + die QAT-Tastennummer gedrückt halten, um den Befehl auszuführen.

Um dem QAT einen Befehl hinzuzufügen, klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen Sie „Zur Schnellzugriffsleiste hinzufügen“ oder klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil oben in Ihrer Arbeitsmappe und wählen Sie dort den Befehl aus.

Zu meinen Favoriten gehören Speichern unter, PivotTable, Sort und Druckvorschau. Ihre Favoriten mögen unterschiedlich sein, aber was auch immer sie sein mögen, fügen Sie sie einfach in den QAT ein, um das Tool an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.

In der heutigen schnelllebigen Umgebung kompetent in Excel sein ist ein absolutes Muss. Denken Sie daran, dass es keine Abkürzungen zum Erfolg gibt — aber es gibt Abkürzungen zu Excel!