Comment maintenir l'engagement de votre équipe pendant la haute saison

Abhors de l'auteur : Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du prix 40 CPA Practice Advisor 2021 et 2022, lauréate du palmarès des 50 meilleures femmes en comptabilité, et propriétaire de Leaders Online, où l'entreprise aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders en ligne ou communiquez avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

La haute saison entraîne de longues journées qui se transforment en longues nuits qui se transforment en longues semaines de travail qui jamais semble prendre fin. Il y a de fortes chances que vous connaissiez le stress et le burn-out Une saison chargée n'est pas seulement importante pour vous, mais aussi pour votre équipe. Tout le monde se fixe un objectif commun, mais c'est à vous de le faire maintenez l'engagement de votre équipe.

Une équipe engagée vous aidera à traverser cette saison chaotique avec succès.

Voici quelques conseils qui m'ont aidée, ainsi qu'aux équipes avec lesquelles j'ai travaillé, à traverser ces périodes sans nous arracher les cheveux :

9 conseils pour maintenir l'engagement de votre équipe pendant la haute saison

1. Définissez les attentes de l'équipe

Si vous voulez que la haute saison soit aussi fluide et sans stress que possible, assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d'onde dès le départ. Définissez les attentes de l'équipe afin qu'il n'y ait aucune question quant à savoir qui est responsable de quoi et quand.

Lorsqu'il s'agit de définir les attentes, tenez compte des éléments suivants :

• Certains membres de l'équipe apprennent-ils ou font-ils quelque chose pour la première fois ? Ont-ils besoin d'une formation supplémentaire ou de temps intégré à leur emploi du temps ?
• Une fois les attentes définies, ne faites pas de microgestion. Être un bon manager ne nécessite pas de micromanagement.

Dans le cadre de la définition des attentes, je recommande également de définir clairement ce qui est attendu en termes d'heures de travail, de lieu et de ce qui est considéré comme un succès. Par exemple, vous attendez-vous à ce que le personnel reste au bureau jusqu'à 18 h tous les soirs, puis qu'il puisse rentrer chez lui et terminer son travail à la maison ou doit-il terminer tout son travail avant de partir pour la soirée ? L'établissement de ces attentes permettra à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.

2. Gardez une communication claire

En ce qui concerne l'importance d'une communication claire, il y a beaucoup de choses dont nous pourrions discuter. Une communication claire est importante pour de nombreuses raisons, en plus de contribuer à éliminer le risque de mauvaise communication à une période de l'année où les erreurs peuvent être extrêmement coûteuses et stressantes.

Les dirigeants doivent s'impliquer auprès de leurs équipes. En fait, une étude a révélé que 51 % des managers sont désengagés. Si les managers ne sont pas engagés, il sera difficile de faire participer une équipe au moment le plus important. Une communication claire peut aider à mobiliser les équipes et à montrer que les chefs d'équipe se soucient de vous.

En plus de communiquer les attentes, comme indiqué dans la dernière section, assurez-vous de fournir régulièrement des commentaires et des remerciements aux membres de l'équipe. Parfois, un simple e-mail de mon responsable m'informant que j'allais bien faisait toute la différence.

Enfin, n'oubliez pas l'importance de l'écoute en matière de communication. La communication doit disparaître dans les deux sens. Qu'un membre de l'équipe soulève une préoccupation ou fasse part d'une idée pour améliorer un processus, veillez à l'écouter attentivement et à tenir compte de ce qu'il a à dire.

3. Demandez et Ne le faites pas Raconter

La façon dont nous disons quelque chose peut faire toute la différence. équipes vouloir pour ressentir un sentiment de camaraderie, où tout le monde travaille ensemble pour atteindre un objectif. Raconter le fait que votre équipe fasse les choses, plutôt que de demander, aura probablement pour effet de démotiver votre groupe et de le désengager.

Au lieu de dire : « Appelle Katie maintenant et demande-lui ces fichiers », il vaut mieux dire : « Peux-tu appeler Katie plus tard dans la journée quand tu seras libre de lui demander les fichiers dont nous avons besoin ? »

Un simple changement dans votre approche rendra les managers et les personnes supérieures plus sympathiques au sein de leurs équipes et de leur personnel.

4. Récompensez l'équipe à la fin de la saison

La haute saison est stressante, même pour les travailleurs dévoués qui disent qu'ils vont « bien » ou que la saison n'a pas été trop mauvaise. Si vous voulez que votre équipe soit heureuse, pensez à faire ce qui suit à la fin de la saison :

• Récompensez votre équipe avec des congés payés
• Offrez aux membres de l'équipe une prime pour leur dur labeur
• Offrez la possibilité de travailler à distance pendant quelques jours, si ce n'est pas possible actuellement

Si vous communiquez l'une de ces « récompenses » à votre équipe avant la fin de la saison chargée, cela lui donnera une « lumière au bout du tunnel ». Votre équipe aura quelque chose à attendre avec impatience et saura que son dur labeur est apprécié.

Les équipes réagissent très bien à la reconnaissance de leur dur labeur et de leurs efforts. Si vous ne récompensez pas les équipes à la fin de la saison, cela peut entraîner quelques les membres ont le sentiment que leur dur labeur et leurs efforts ont été négligés.

Vous pouvez également offrir des récompenses ponctuelles pendant la haute saison. J'avais un responsable qui distribuait des cartes-cadeaux pendant la haute saison lorsqu'il avait l'impression que nous allions au-delà des attentes. Les cadeaux ne sont pas nécessaires, mais le fait de savoir que mon dur labeur est passé inaperçu a fait toute la différence.

5. Fournir les bons outils

De nombreuses entreprises optent pour des systèmes basés sur le cloud et l'automatisation pour aider leurs équipes. FloQast est un outil qui permet d'économiser 26 % du temps consacré à la fermeture des comptes, et il existe de nombreux outils qui aideront à alléger la charge de travail de votre équipe pendant la haute saison.

Assurez-vous que votre équipe connaît les outils disponibles et sait comment les utiliser.

Je me souviens qu'à l'époque où je travaillais dans le domaine de la comptabilité publique, nous obtenions parfois de nouveaux logiciels juste avant la haute saison, mais ils ne nous apprenaient pas à les utiliser. Nous reviendrions donc par défaut aux anciens processus et n'utiliserions pas les outils disponibles. Pensez-vous que j'ai perdu du temps en revenant par défaut aux anciens processus et outils ? Probablement, mais je n'étais pas entraîné et je ne savais pas mieux.

En fin de compte, assurez-vous que votre équipe dispose des outils nécessaires pour faire son travail ainsi que de la formation appropriée sur la façon de les utiliser.

6. Minimisez le risque de stress endémique

Le stress fait partie de la haute saison, mais vous devez l'empêcher de devenir endémique. Parmi les moments où j'ai dépassé la haute saison avec un minimum de stress, j'ai pu :

• Les leaders donnaient l'exemple, alors je savais que le manager travaillait aussi dur que nous autres
• L'accent a été mis sur la productivité et l'excellence plutôt que sur le nombre total d'heures travaillées
• Les temps d'arrêt ont été encouragés pour donner aux employés une pause

Vous pouvez également prévoir une certaine flexibilité au travail pour permettre à toute personne stressée d'avoir le temps de respirer. En fait, c'est un point tellement important que c'est le prochain conseil.

7. Flexibilité en matière de « lieu de travail »

À l'heure actuelle, de nombreux services comptables sont de plus en plus à l'aise avec les modalités de travail à distance. Certains sont entièrement retournés au bureau, tandis que d'autres proposent des options hybrides.

Si ce n'est pas déjà fait, envisagez de laisser une certaine flexibilité dans le lieu de travail de votre équipe. La haute saison impose de longues heures de travail, mais il n'est pas nécessairement nécessaire de passer ces heures au bureau.

Si votre équipe suit les bonnes pratiques pour le travail à distance, alors autoriser un arrangement hybride ou même entièrement à distance peut rendre la saison moins stressante pour tout le monde.

J'ai beaucoup apprécié mes managers qui m'autorisaient à partir à 18 h pendant la haute saison, à rentrer chez moi, à dîner avec ma famille, puis à me reconnecter depuis chez moi. J'aurais préféré passer cette soirée à autre chose que travailler, mais j'ai au moins pu travailler dans le confort de mon foyer.

8. Créez des limites entre vie professionnelle et vie privée

Avec les smartphones et les plateformes de travail à distance, la frontière entre le travail et la vie personnelle peut facilement devenir floue.

Assurez-vous que votre équipe comprend l'importance de fixer des limites pour améliorer son équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Si des membres de votre équipe travaillent à distance, encouragez-les à créer des zones de travail désignées à la maison et à « fermer la porte » le jour ouvrable lorsqu'ils ont terminé leurs tâches.

Même si votre équipe est au bureau, assurez-vous que chacun respecte son temps passé à la maison. Nous avons tous besoin de temps pour nous reposer, nous ressourcer et nous concentrer sur autre chose.

Épuisement seront au coin de la rue si les limites entre vie professionnelle et vie personnelle ne sont pas définies.

9. N'oubliez pas de Amusez-vous

La haute saison peut avoir des conséquences néfastes toutes les personnes. En cette période mouvementée, encouragez tout le monde à s'amuser un peu. Cela aidera à garder le moral et donnera à l'équipe un peu de temps pour respirer.

Comment ajouter du fun au bureau ?

• Organisez des journées sur le thème de la gastronomie. Tout le monde sera occupé, alors au lieu de demander à votre équipe d'apporter un plat, commandez un service de restauration. Si vous travaillez à distance, vous pouvez faire livrer de la nourriture à vos employés.
• Organisez des dîners au bureau pour votre équipe et ses proches. Ces événements spéciaux permettront de maximiser le temps passé en famille pendant la haute saison.
• Créez un défi auquel vous participez tous. Peut-être s'agit-il d'un défi de bien-être ou d'un jeu-questionnaire. Quoi qu'il en soit, il est important de se concentrer sur autre chose que la haute saison.
• Invitez tout le monde à l'happy hour pour avoir l'occasion de se détendre et de socialiser.

Un petit mot sur les événements extérieurs. Ils peuvent être un excellent moyen d'ajouter du plaisir à la haute saison, mais je vous encourage à ne pas les rendre obligatoires. Certains membres de l'équipe peuvent simplement vouloir rentrer chez eux et se reposer, ou ils peuvent avoir d'autres obligations à remplir, comme rattraper leur linge qui s'accumule pendant la haute saison.

J'ai toujours apprécié les managers qui ne rendaient pas les événements extérieurs obligatoires. Ceux qui seront stimulés par l'événement seront présents. Pour ceux qui veulent rentrer chez eux, laissez-les.

Réflexions finales

Il peut être difficile de maintenir l'engagement de votre équipe pendant la haute saison, mais cela vaut la peine de faire en sorte que la saison soit la moins stressante possible. Assurez-vous que votre équipe dispose des outils dont elle a besoin pour réussir, que la communication est claire, que les membres de l'équipe sont récompensés pour leurs efforts et que les limites entre vie professionnelle et vie privée sont respectées. Et si vous avez le temps, essayez d'intégrer un peu de divertissement pour garder le moral pendant cette période stressante.