Maîtriser l'art de la délégation pour les comptables

Ce n'est un secret pour personne que les comptables quittent le secteur, et ce, en masse.

J'ai abordé ce sujet dans les articles précédents, mais pour récapituler rapidement, 300 000 les comptables et les auditeurs ont quitté leur poste entre 2020 et 2022. De plus, les inscriptions aux programmes d'études en comptabilité sont en baisse. 17 %. Parlez-en à n'importe quel comptable et vous apprendrez qu'il a du mal à attirer et à retenir des talents dans son département.

Qu'est-ce qui donne ?

La dernière initiative d'étude de marché de FloQast Guide du contrôleur : Quand les comptables osent rêver Quand les comptables osent rêver met en lumière un problème croissant : les comptables ne se sentent pas épanouis. De nombreuses personnes interrogées pensent qu'il existe une meilleure façon de faire leur travail.

Tirer parti de la technologie et déléguer est un moyen d'aider les professionnels à s'épanouir dans leur poste, à en faire plus et à avoir confiance dans leur travail. La maîtrise de la délégation nécessite une approche stratégique et un certain travail de préparation, mais cela en vaut la peine.

Maîtriser l'art de la délégation étape par étape

Si vous déléguez, vous pouvez :

• Consacrez plus de temps à des tâches à forte valeur ajoutée
• Faire plus de ce qui vous fait vous sentir épanouie

Allons-y.

Documentez vos processus

Tout d'abord, vous devez documenter vos processus. Si vous souhaitez que quelqu'un effectue la même tâche de manière cohérente, vous devez documenter vos processus étape par étape.

Pour chaque tâche que vous envisagez de déléguer :

• Rédigez des instructions claires, étape par étape
• Pensez à la capture d'écran ou à la vidéo pour les tâches plus complexes. Tango et Loom sont deux de mes applications préférées pour m'aider à capturer les processus.

La documentation de vos processus actuels garantit leur répétabilité afin que le travail soit effectué selon les mêmes normes à chaque fois.

Passez en revue vos processus

Vos processus sont documentés, mais il est maintenant temps de les revoir. Vous constaterez peut-être même que vous pouvez transmettre à votre équipe (les personnes à qui vous déléguez des tâches) un processus encore meilleur et optimisé que celui que vous avez suivi jusqu'à présent.

Comment ?

Posez-vous quelques questions :

Que pouvez-vous éliminer ?

Vos processus peuvent contenir une partie de la « graisse » qui peut être réduite. Passez en revue chaque processus pour rechercher :

• Tâches redondantes
• Tâches obsolètes

Parfois, nous tombons dans une routine où nous effectuons des tâches tous les jours que nous n'avons plus besoin d'exécuter. Vous avez peut-être eu du mal à briser ces habitudes, mais vous ne voulez certainement pas les transmettre à la ou aux personnes à qui vous déléguez.

Lorsque j'ai suivi ce processus avant de partir en congé de maternité, je me suis rendu compte que bon nombre des réunions que je tenais n'avaient pas besoin d'être déléguées. En fait, bon nombre de ces réunions pourraient être complètement supprimées et déplacées vers une communication asynchrone via des vidéos Slack ou Loom.

Éliminez les tâches que vous avez effectuées qui ne sont pas nécessaires à 100 % avant de passer à l'optimisation de vos processus.

Que pouvez-vous optimiser ?

Vous avez décrit vos processus et supprimé les tâches qui n'ont pas besoin d'être effectuées. Ensuite, vous souhaitez optimiser vos processus actuels.

Comment ?

Je suis un fervent partisan de l'optimisation à l'aide de la technologie et de l'automatisation de tous les processus possibles. Une statistique qui m'a vraiment marqué Quand les comptables osent rêver est que 42 % des comptables n'avaient pas confiance en leur travail.

Le manque de confiance a un impact sur l'épanouissement et peut finalement conduire les comptables à quitter la profession.

Par expérience, je sais qu'il n'y a rien de pire que de se voir déléguer une tâche et pas avoir confiance dans le travail que vous accomplissez. Supports technologiques :

1. Autonomie pour accomplir des tâches en toute confiance. La technologie rationalise les tâches tout en vous permettant de travailler de manière autonome.
2. Délégation. Les logiciels peuvent faire le gros du travail à votre place, et l'utilisation d'algorithmes et de données vous donne l'assurance que le travail a été effectué correctement.

Selon le rapport de FloQast, 30 % des comptables ont estimé que la technologie les avait aidés à faire leur travail et avoir une vie. Les processus en amont et en aval étaient également mieux connectés, ce qui a permis aux professionnels d'en faire plus rapidement.

En optimisant d'abord grâce à la technologie, vous améliorez non seulement la capacité de votre équipe à être confiante et, par conséquent, épanouie, mais vous créez également un flux de travail plus fluide pour elle. Ce gain d'efficacité et de précision sera inestimable au fur et à mesure que vous avancerez dans le processus de délégation.

À qui pouvez-vous déléguer ?

À ce stade, vous disposez d'une liste de tâches qui peuvent être optimisées à l'aide de l'automatisation et de la technologie, ainsi que d'une liste de tâches qui ne peut pas.

L'étape suivante consiste à déterminer qui sera responsable de que.

Pour les tâches qui peuvent être gérées grâce à la technologie et à l'automatisation, déterminez qui sera chargé de superviser ces processus. Il peut s'agir d'un membre de l'équipe qui connaît déjà la technologie que vous mettez en œuvre ou d'une personne férue de technologie et enthousiaste à l'idée d'adopter l'automatisation.

Pour les éléments qui ne peuvent pas être automatisés, déterminez :

• Quelles tâches peuvent être déléguées à d'autres
• Qui sera responsable de ces tâches

Établissez un plan pour déléguer les tâches qui ne peuvent pas être automatisées. Le plus important est de s'assurer que votre équipe dispose de tous les outils et de la formation dont elle a besoin pour effectuer ces tâches en toute confiance.

À ce stade, vous êtes prêt à démarrer le processus de délégation.

Commencez à déléguer

Maintenant que vous avez documenté et optimisé vos processus, il est temps de passer à l'action et de commencer à déléguer.

Commencez petit, puis développez-le au fil du temps.

Si vous essayez de déléguer trop de tâches à la fois, vous et votre équipe risquez de vous sentir dépassés.

Une fois que vous avez commencé à déléguer, assurez-vous de préparer votre équipe au succès. Donnez-leur les moyens d'agir en leur fournissant les outils dont ils ont besoin pour réussir, mais surtout, surveillez leurs progrès et donnez la priorité aux commentaires.

Surveillez, responsabilisez et créez une boucle de feedback

Une fois que vous commencez à déléguer, il est important de mettre en place un système permettant de suivre les progrès et de responsabiliser votre équipe dans ses rôles.

Voici quelques conseils :

• Créez une boucle de feedback. Maintenez une ligne de communication ouverte avec votre équipe. Fournissez un feedback continu sur les performances et permettez à votre équipe d'exprimer ses préoccupations ou les problèmes auxquels elle est confrontée. Une estimation 65 % des employés veulent plus de commentaires, car cela permet de s'améliorer et d'apprendre, ce qui peut conduire à une amélioration satisfaction au travail.
• Encouragez l'innovation. Donnez à votre équipe la liberté de trouver de nouvelles et meilleures façons de faire les choses.
• Trouvez de nouveaux moyens d'optimiser et d'automatiser les processus afin de donner à votre équipe plus de temps pour se concentrer sur les tâches critiques.

Au fur et à mesure que les membres de l'équipe progressent dans leurs rôles, encouragez-les à déléguer des tâches. La délégation doit être permanente afin que chacun puisse être aussi efficace et productif que possible.

Conclusion

Lorsque les comptables sont libres de déléguer et d'automatiser des tâches, ils ont plus de temps pour se concentrer sur les tâches qui leur permettent de s'épanouir. La délégation et l'automatisation permettent également aux comptables de faire avancer les choses plus facilement, ce qui les aide à se sentir plus confiants et plus épanouis au travail.

Bien que la délégation puisse être une stratégie utile pour assurer la satisfaction des comptables dans l'exercice de leurs fonctions, elle doit être mise en œuvre de manière stratégique. Cela commence par un examen de vos processus, puis par une optimisation pour déterminer ce qui peut être automatisé et ce qui peut être délégué. Commencer lentement et suivre les progrès réalisés peut contribuer à garantir le succès de la délégation.