Die Kunst des Delegierens für Buchhalter beherrschen

Es ist kein Geheimnis, dass Buchhalter die Branche verlassen, und zwar in Scharen.

Ich habe dieses Thema behandelt in früheren Artikeln, aber als kurze Zusammenfassung 300.000 Buchhalter und Wirtschaftsprüfer haben ihre Positionen zwischen 2020 und 2022 verlassen. Darüber hinaus ist die Zahl der Einschreibungen in Buchhaltungsstudiengängen rückläufig. 17%. Wenn Sie mit einem Buchhalter sprechen, werden Sie hören, dass er Schwierigkeiten hat, Talente für seine Abteilung zu gewinnen und zu halten.

Was gibt?

Die neueste Marktforschungsinitiative von FloQast Leitfaden für Controller: Wenn Buchhalter zu träumen wagen Wenn Buchhalter zu träumen wagen beleuchtet ein wachsendes Problem: Buchhalter fühlen sich nicht erfüllt. Viele der Befragten glauben, dass es einen besseren Weg gibt, ihre Arbeit zu erledigen.

Der Einsatz von Technologie und Delegieren ist eine Möglichkeit, Fachleuten zu helfen, in ihrer Position Erfüllung zu finden, mehr zu erledigen und sich bei ihrer Arbeit sicher zu fühlen. Um das Delegieren zu meistern, sind ein strategischer Ansatz und einige Vorarbeiten erforderlich, aber die Mühe lohnt sich.

Schritt für Schritt die Kunst des Delegierens beherrschen

Wenn Sie delegieren, können Sie:

• Verbringen Sie mehr Zeit mit wichtigen Aufgaben
• Tun mehr von dem, was dir das Gefühl gibt, erfüllt zu sein

Lass uns anfangen.

Dokumentieren Sie Ihre Prozesse

Zunächst müssen Sie Ihre Prozesse dokumentieren. Wenn Sie möchten, dass jemand dieselbe Aufgabe konsequent erledigt, müssen Sie Ihre Prozesse Schritt für Schritt dokumentieren.

Für jede Aufgabe, die Sie delegieren möchten:

• Schreiben Sie klare, schrittweise Anweisungen auf
• Ziehen Sie für komplexere Aufgaben eine Bildschirmaufnahme oder ein Video in Betracht. Tango und Loom sind zwei meiner Lieblings-Apps, die bei der Erfassung von Prozessen helfen.

Die Dokumentation Ihrer aktuellen Prozesse stellt sicher, dass sie wiederholbar sind, sodass die Arbeit immer wieder nach den gleichen Standards ausgeführt wird.

Überprüfen Sie Ihre Prozesse

Ihre Prozesse werden dokumentiert, aber jetzt ist es Zeit, sie zu überprüfen. Möglicherweise stellen Sie sogar fest, dass Sie Ihrem Team (den Personen, an die Sie Aufgaben delegieren) einen noch besseren, optimierteren Prozess weitergeben können, als Sie es bisher getan haben.

Wie?

Stellen Sie sich ein paar Fragen:

Was kannst du eliminieren?

Ihre Prozesse haben möglicherweise etwas „Fett“, das reduziert werden kann. Überprüfe jeden Prozess, um nach folgenden Punkten zu suchen:

• Aufgaben, die überflüssig sind
• Aufgaben, die veraltet sind

Manchmal geraten wir in eine Routine, in der wir Aufgaben erledigen jeden Tag die wir nicht mehr ausführen müssen. Möglicherweise hatten Sie Probleme, diese Gewohnheiten zu durchbrechen, aber Sie möchten sie bestimmt nicht an die Person (en) weitergeben, an die Sie delegieren.

Als ich diesen Prozess durchlief, bevor ich in den Mutterschaftsurlaub ging, wurde mir klar, dass viele der Treffen, die ich abhielt, nicht delegiert werden mussten. Tatsächlich könnten viele dieser Besprechungen vollständig entfernt und auf asynchrone Kommunikation über Slack- oder Loom-Videos umgestellt werden.

Beseitigen Sie die Aufgaben, die Sie ausgeführt haben und die nicht zu 100% notwendig sind, bevor Sie mit der Optimierung Ihrer Prozesse fortfahren.

Was können Sie optimieren?

Sie haben Ihre Prozesse beschrieben und Aufgaben entfernt, die nicht ausgeführt werden müssen. Als Nächstes möchten Sie Ihre aktuellen Prozesse optimieren.

Wie?

Ich bin ein großer Fan davon, mithilfe von Technologie zu optimieren und alle möglichen Prozesse zu automatisieren. Eine Statistik, die mir wirklich auffiel Wenn Buchhalter es wagen zu träumen ist, dass 42% der Buchhalter von ihrer Arbeit nicht überzeugt waren.

Mangelndes Selbstvertrauen wirkt sich auf die Erfüllung der Anforderungen aus und kann letztendlich dazu führen, dass Buchhalter ihren Beruf aufgeben.

Aus Erfahrung weiß ich, dass es nichts Schlimmeres gibt, als eine Aufgabe delegiert zu bekommen und nicht Vertrauen in die Arbeit zu haben, die Sie erledigen. Technologie unterstützt:

1. Autonomie, um Aufgaben souverän zu erledigen. Technologie rationalisiert Aufgaben und ermöglicht es Ihnen dennoch, unabhängig zu arbeiten.
2. Delegation. Software kann die schwere Arbeit für Sie erledigen, und die Verwendung von Algorithmen und Daten gibt Ihnen die Gewissheit, dass die Arbeit ordnungsgemäß ausgeführt wurde.

Laut dem Bericht von FloQast waren 30% der Buchhalter der Meinung, dass Technologie ihnen dabei geholfen hat, ihre Arbeit zu erledigen und habe ein Leben. Vor- und nachgelagerte Prozesse waren ebenfalls besser miteinander verknüpft, sodass Fachkräfte schneller mehr erledigen konnten.

Indem Sie zuerst mit Technologie optimieren, verbessern Sie nicht nur die Fähigkeit Ihres Teams, selbstbewusst und damit zufrieden zu sein, sondern Sie sorgen auch für einen reibungsloseren Arbeitsablauf für sie. Diese Steigerung der Effizienz und Genauigkeit wird von unschätzbarem Wert sein, wenn Sie den Delegationsprozess vorantreiben.

An wen können Sie delegieren?

An dieser Stelle haben Sie eine Liste von Aufgaben, die mithilfe von Automatisierung und Technologie optimiert werden können, und eine Liste von Aufgaben, die kann nicht.

Der nächste Schritt besteht darin, zu bestimmen, wer verantwortlich ist für was.

Legen Sie für die Aufgaben, die durch Technologie und Automatisierung bewältigt werden können, fest, wer für die Überwachung dieser Prozesse verantwortlich sein wird. Dies kann ein Teammitglied sein, das bereits mit der Technologie vertraut ist, die Sie implementieren, oder es kann jemand sein, der technisch versiert ist und sich für die Einführung der Automatisierung begeistert.

Ermitteln Sie für die Dinge, die nicht automatisiert werden können, Folgendes:

• Welche Aufgaben können an andere delegiert werden
• Wer wird für diese Aufgaben verantwortlich sein

Erstellen Sie einen Plan für das Delegieren von Aufgaben, die nicht automatisiert werden können. Das Wichtigste ist, sicherzustellen, dass Ihr Team über alle Tools und Schulungen verfügt, die es benötigt, um diese Aufgaben souverän zu bewältigen.

An diesem Punkt sind Sie bereit, mit dem Delegieren zu beginnen.

Beginne zu delegieren

Nachdem Sie Ihre Prozesse dokumentiert und optimiert haben, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen und mit dem Delegieren zu beginnen.

Fangen Sie klein an und erweitern Sie es dann im Laufe der Zeit.

Wenn Sie versuchen, zu viele Dinge gleichzeitig zu delegieren, fühlen Sie und Ihr Team sich möglicherweise überfordert.

Sobald Sie mit dem Delegieren beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Team auf Erfolgskurs bringen. Unterstützen Sie sie, indem Sie ihnen die Tools an die Hand geben, die sie für ihren Erfolg benötigen, aber was noch wichtiger ist, überwachen Sie ihre Fortschritte und priorisieren Sie Feedback.

Überwachen, stärken und eine Feedback-Schleife erstellen

Sobald Sie mit dem Delegieren beginnen, ist es wichtig, über ein System zu verfügen, mit dem Sie den Fortschritt überwachen und Ihr Team in seinen Rollen stärken können.

Hier sind ein paar Tipps:

• Erstellen Sie eine Feedback-Schleife. Halten Sie eine offene Kommunikationslinie mit Ihrem Team aufrecht. Geben Sie kontinuierlich Feedback zur Leistung und ermöglichen Sie Ihrem Team, seine Bedenken oder Probleme zu äußern, mit denen es konfrontiert ist. Ein geschätzter 65% der Mitarbeiter möchte mehr Feedback erhalten, weil es die Möglichkeit bietet, sich zu verbessern und zu lernen, was zu Verbesserungen führen kann Zufriedenheit mit der Arbeit.
• Innovation fördern. Geben Sie Ihrem Team die Freiheit, neue und bessere Wege zu finden, Dinge zu tun.
• Finden Sie neue Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren, damit Ihr Team mehr Zeit hat, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Wenn die Teammitglieder in ihren Rollen Fortschritte machen, ermutigen Sie sie, Aufgaben zu delegieren. Die Delegierung sollte fortlaufend erfolgen, damit jeder so effizient und produktiv wie möglich arbeiten kann.

Fazit

Wenn Buchhalter Aufgaben delegieren und automatisieren können, haben sie mehr Zeit, sich auf Dinge zu konzentrieren, die ihnen Erfüllung bringen. Delegation und Automatisierung erleichtern es den Buchhaltern auch, Dinge zu erledigen, was ihnen hilft, sich bei der Arbeit sicherer und erfüllter zu fühlen.

Delegieren kann zwar eine nützliche Strategie sein, um Buchhalter in ihren Rollen glücklich zu machen, aber sie muss strategisch erfolgen. Es beginnt mit einer Überprüfung Ihrer Prozesse und der anschließenden Optimierung, um festzustellen, was automatisiert und was delegiert werden kann. Wenn Sie langsam beginnen und den Fortschritt überwachen, können Sie sicherstellen, dass die Delegierung erfolgreich ist.