Optimisez les avantages des centres de services partagés : meilleures pratiques mondiales

La tendance mondiale à l'externalisation des centres de services partagés (SSC) ne ralentit pas. Les données provenant de l'Europe suggèrent que la grande majorité des SSC offrent des avantages en termes d'efficacité, avec des économies de 20 % ou plus pour la plupart des entreprises qui se lancent dans un projet d'externalisation.

Ce potentiel a permis de diffuser les stratégies de la SPC dans l'ensemble du paysage commercial. En 2023, le marché des SSC était évalué à environ 51,1 milliards de dollars et devrait croître d'environ 16 % par an jusqu'en 2030, date à laquelle il y aura 336 000 unités SSC dans le monde.

Mais si les SSC aident les entreprises à améliorer leur efficacité et à générer de la valeur stratégique, ils ne constituent pas une solution miracle. Gérer un SSC à l'étranger, tout en respectant différentes coutumes commerciales et en faisant face à de nouvelles préoccupations réglementaires, est intrinsèquement plus complexe que l'externalisation nationale.

Dans cette optique, le succès d'un SSC repose généralement sur le fait que la société mère développe une solide compréhension non seulement de la manière de gérer la transition des services vers le nouvel emplacement, mais également de la manière de les consolider et de les gérer sur le long terme.

Dans cet article, nous aborderons ce défi en présentant une série de meilleures pratiques mondiales clés en matière de SSC.

Alignement stratégique

La proposition de valeur centrale de chaque SSC est de générer des avantages en termes de réduction des coûts pour sa société mère grâce à la consolidation des services. Cependant, le SSC n'est pas un ajout périphérique à une entreprise, mais une relation qui nécessite une intégration minutieuse avec l'infrastructure existante.

À cette fin, la SSC doit être alignée sur les objectifs stratégiques de sa société mère, notamment la mise à l'échelle et la croissance, l'intégration technologique, l'automatisation des processus, la conformité réglementaire, etc. Pour parvenir à cet alignement, la direction de la SSC devrait donner la priorité aux éléments suivants :

Entrée HQ

Les dirigeants de l'entreprise doivent avoir une visibilité claire des flux de travail de la SSC et être en mesure de contribuer efficacement aux questions commerciales. Cela implique d'améliorer la visibilité et la responsabilité entre la SSC et le siège et de mettre en œuvre un réseau de communication centralisé avec des fonctionnalités de messagerie instantanée et d'appel vidéo pour garantir une mise en œuvre en temps réel (ou du moins très efficace) des commentaires.

Établissez des KPI

La plupart des SSC établissent indicateurs de performance clés (KPI) dès les premiers stades du processus d'externalisation. Ces KPI devraient principalement se concentrer sur les économies de coûts pour atteindre les principaux objectifs d'externalisation, mais peuvent également inclure des cibles stratégiques périphériques telles que les jalons de mise à l'échelle, les délais de clôture de fin de mois et les normes de précision, les performances en matière de conformité réglementaire, etc.

Migration par étapes

Il est généralement judicieux de procéder par étapes à la transition SSC. Dans le cadre d'une transition progressive, une entreprise ne transfère initialement que des services à faible impact vers le SSC afin d'évaluer l'impact sur l'infrastructure de l'entreprise. Les services à faible impact fonctionnant et stratégiquement alignés, il devient plus facile de migrer les services restants tout en maintenant l'alignement.

Standardisation et optimisation

Atteindre l'efficacité de la SSC peut s'avérer difficile étant donné la nécessité de fournir des services au-delà des frontières et des fuseaux horaires.

Dans cette optique, il est important de standardiser les services autant que possible afin de garantir la cohérence et de réduire les frictions administratives. La normalisation constitue la base de l'efficacité. Les SSC devraient donc également chercher à optimiser en permanence en s'appuyant sur les KPI, en identifiant et en éliminant les points faibles et en s'adaptant aux évolutions de la réglementation et du marché.

Les meilleures pratiques en matière de standardisation et d'optimisation des services externalisés sont notamment les suivantes :

Documentation et cartographie

Documentez minutieusement les services et associez les flux de travail à l'infrastructure de SPC avant la migration. Plus votre processus de documentation et de cartographie sera efficace, plus il sera facile de garantir la standardisation entre les sites.

Exploitez la technologie

Éliminez les tâches manuelles fastidieuses en intégrant un logiciel pour automatiser les processus et les flux de travail SSC. La plateforme FloQast, par exemple, donne aux équipes de la SSC le pouvoir de standardiser et de rationaliser la fonction financière de bout en bout, y compris des outils d'automatisation pour clôture de fin de mois, rapprochements de comptes, et demandes d'auditeurs externes.

Modèles et listes de contrôle

Introduisez des modèles et des listes de contrôle pour garantir des procédures uniformes pour les flux de travail complexes. Dans la fonction financière, cela devrait (encore une fois) impliquer la clôture de fin de mois, la paie, les comptes fournisseurs et recevables, les écritures de journal, etc.

Talent et culture

La transition vers un SSC peut être une période mouvementée, voire confuse, pour les employés, qui peuvent voir leurs rôles changer de manière significative. Dans le même temps, il est essentiel que les entreprises occupent les postes de SPC avec des employés compétents et compétents d'une manière qui correspond à leurs objectifs d'efficacité en matière d'externalisation.

Bien géré, un SSC peut devenir un atout pour le recrutement et la rétention des employés et promouvoir une culture d'amélioration à l'échelle de l'entreprise.

Prenez en compte les bonnes pratiques suivantes :

Évolution de carrière

Le recrutement de SSC peut être une opportunité de développement de carrière pour de nombreux employés, en particulier si les postes impliquent une mobilité mondiale, des programmes de formation spécialisés et des rémunérations compétitives.

Intégration

Pour faciliter et rationaliser la transition vers le SSC pour les nouveaux employés et les employés existants, les entreprises devraient proposer une intégration structurée et spécifique au rôle. Le processus d'intégration devrait être soutenu par des supports de formation pertinents, en mettant davantage l'accent sur les conseils pour les rôles impliquant une collaboration transfrontalière.

Collaboration

Les équipes de la SSC doivent travailler à distance avec leurs homologues étrangers, il est donc essentiel de favoriser une solide collaboration interdépartementale culture de collaboration. Cette culture devrait être soutenue par une infrastructure de communication robuste, y compris des outils de messagerie et de conférence (Slack, Microsoft Teams, etc.) et un logiciel basé sur le cloud pour assurer la synchronisation entre les fuseaux horaires. La direction de l'entreprise doit établir un calendrier d'enregistrement régulier pour favoriser l'alignement.

Efficacité technologique

Les employés de la SSC devraient être soutenu par l'automatisation technologique dans la mesure du possible. Non seulement les logiciels tels que FloQast suppriment les exigences manuelles fastidieuses des flux de travail critiques et réduisent le risque d'erreur humaine, mais ils permettent également aux employés de se consacrer à des tâches plus stratégiques, à valeur ajoutée et à forte intensité de compétences qui contribuent à la réalisation des objectifs d'efficacité. La possibilité de partager les licences et l'accès aux outils technologiques consolidés sur le site de la SSC représente un avantage supplémentaire en termes d'efficacité.

Conformité et contrôle

Les SSC mondiaux doivent naviguer dans un paysage de conformité complexe qui peut couvrir plusieurs juridictions. Dans cet environnement, les équipes de la SSC doivent non seulement satisfaire à leurs exigences de conformité avec précision et efficacité, mais également être capable de s'adapter aux nouveaux risques et à l'évolution de la réglementation sans perturber les services.

L'automatisation technologique est essentielle à la conformité et aux meilleures pratiques de contrôle de la SSC :

Alignement réglementaire

L'intégration de cadres de contrôle automatisés à l'infrastructure SSC peut rationaliser la conformité en garantissant un alignement sans effort avec les régimes réglementaires locaux, en plus d'améliorer la précision et de réduire le risque d'erreur humaine.

Surveillance en temps réel

Booster visibilité et responsabilité pour les tâches de contrôle des SSC avec des tableaux de bord en temps réel et des outils de liste de contrôle avec des responsabilités clairement attribuées. Idéalement, ces outils de tableau de bord devraient être capables d'alerter les contrôleurs lorsque des tâches sont retardées ou manquées, afin de leur permettre de gérer les risques le plus tôt possible.

Amélioration continue

La nature évolutive du paysage réglementaire mondial signifie que les équipes de la SSC devraient chercher à améliorer continuellement leur infrastructure technologique, en intégrant les innovations au fur et à mesure de leur émergence, en s'adaptant aux nouveaux risques et en trouvant de nouvelles méthodes de travail plus efficaces. L'automatisation est au cœur de cette culture d'amélioration continue : non seulement l'automatisation continue des technologies permet d'aligner les SSC sur les objectifs d'efficacité, mais elle offre également aux dirigeants de la haute direction au siège une précieuse tranquillité d'esprit quant à la contribution de leurs équipes SSC à l'entreprise.

Planifier pour l'avenir

Votre projet d'externalisation SSC doit donner la priorité à l'alignement, à la normalisation, à la culture et à la conformité, mais son succès à long terme ne dépend pas que de cela.

Plus précisément, la technologie que vous choisirez pour faciliter votre migration vers SSC sera essentielle pour connecter ces piliers. Vous aurez besoin d'une plateforme qui centralise votre infrastructure technologique et permet aux équipes distantes de se synchroniser, tout en offrant la flexibilité dont vous avez besoin pour vous adapter aux pressions et aux défis locaux affectant votre site SSC.

FloQast offre ce type de polyvalence, avec un logiciel conçu pour aider les équipes financières à appliquer les meilleures pratiques SSC de manière fluide, qu'il s'agisse de centraliser leur infrastructure technologique, d'automatiser les flux de travail, de garantir les contrôles et la conformité, ou de rationaliser le processus de reporting.

Nous avons aidé entreprises du monde entier effectuer leur transition vers les modèles SSC avec succès, puis aller au-delà des avantages initiaux en termes d'économies de coûts en tirant une valeur stratégique ajoutée de leur infrastructure externalisée. Pour en savoir plus sur la valeur de la plateforme FloQast pour les migrations vers SSC, consultez en réservant une démonstration de nos outils SSC dès aujourd'hui.

‍