Maximieren Sie die Vorteile eines Shared Service Centers: Weltweit bewährte Verfahren

Der Outsourcing-Trend der Global Shared Service Center (SSC) verlangsamt sich nicht. Daten aus Europa deuten darauf hin, dass die überwiegende Mehrheit der SSCs erfolgreich Effizienzvorteile erzielt, und zwar Einsparungen von 20% oder mehr für die meisten Unternehmen, die ein Outsourcing-Projekt in Angriff nehmen.

Aufgrund dieses Potenzials haben sich SSC-Strategien in der gesamten Geschäftslandschaft verbreitet. Im Jahr 2023 war der SSC-Markt im Wert von rund 51,1 Milliarden US-Dollar und wird bis 2030 voraussichtlich um rund 16% jährlich wachsen. Zu diesem Zeitpunkt wird es eine geschätzte 336.000 SSC-Einheiten weltweit.

SSCs helfen Unternehmen zwar dabei, ihre Effizienz zu steigern und ihren strategischen Wert zu steigern, aber sie sind keine Wunderwaffe. Ein SSC an einem Standort im Ausland zu betreiben und gleichzeitig unterschiedliche Geschäftsgewohnheiten einzuhalten und neue regulatorische Bedenken zu bewältigen, ist von Natur aus komplexer als inländisches Outsourcing.

Vor diesem Hintergrund hängt der Erfolg eines SSC in der Regel davon ab, dass die Muttergesellschaft nicht nur ein fundiertes Verständnis dafür entwickelt, wie die Umstellung der Dienste an den neuen Standort zu bewältigen ist, sondern auch, wie sie dort langfristig konsolidiert und verwaltet werden können.

In diesem Beitrag werden wir diese Herausforderung erörtern und eine Reihe wichtiger globaler Best Practices für SSC vorstellen.

Strategische Ausrichtung

Das zentrale Wertversprechen jedes SSC besteht darin, durch die Konsolidierung von Dienstleistungen kostensparende Vorteile für seine Muttergesellschaft zu erzielen. Das SSC ist jedoch kein Peripheriegerät für Unternehmen, sondern eine Beziehung, die eine sorgfältige Integration in die bestehende Infrastruktur erfordert.

Zu diesem Zweck muss das SSC auf die strategischen Ziele seiner Muttergesellschaft abgestimmt werden, darunter Skalierung und Wachstum, technische Integration, Prozessautomatisierung, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und mehr. Um diese Ausrichtung zu erreichen, sollte die Führung des SSC Folgendes priorisieren:

HQ-Eingang

Die Unternehmensleitung muss einen klaren Überblick über die SSC-Arbeitsabläufe haben und in der Lage sein, effizient zu Geschäftsangelegenheiten Stellung zu nehmen. Das bedeutet, die Sichtbarkeit und Rechenschaftspflicht zwischen dem SSC und der Zentrale zu verbessern und ein zentralisiertes Kommunikationsnetzwerk mit Instant-Messaging- und Videoanruffunktionen einzurichten, um eine (oder zumindest hocheffiziente) Umsetzung des Feedbacks in Echtzeit zu gewährleisten.

KPIs festlegen

Die meisten SSCs gründen wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) in den frühen Phasen des Outsourcing-Prozesses. Diese KPIs sollten sich in erster Linie auf Kosteneinsparungen konzentrieren, um wichtige Outsourcing-Ziele zu erreichen, können aber auch periphere strategische Ziele wie die Skalierung von Meilensteinen, Abschlusszeiten und Genauigkeitsstandards zum Monatsende, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und mehr beinhalten.

Schrittweise Migration

In der Regel ist es sinnvoll, die SSC-Umstellung phasenweise durchzuführen. Bei einer schrittweisen Umstellung verlagert ein Unternehmen zunächst nur Dienstleistungen mit geringer Auswirkung auf das SSC, um die Auswirkungen auf die Unternehmensinfrastruktur abzuschätzen. Da die Dienste mit geringen Auswirkungen funktionieren und strategisch ausgerichtet sind, wird es einfacher, die verbleibenden Dienste zu migrieren und gleichzeitig die Ausrichtung beizubehalten.

Standardisierung und Optimierung

Die Effizienz von SSC zu erreichen, kann angesichts der Notwendigkeit, Dienste über Grenzen und Zeitzonen hinweg bereitzustellen, eine Herausforderung sein.

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die Dienste so weit wie möglich zu standardisieren, um die Konsistenz zu gewährleisten und den administrativen Aufwand zu verringern. Die Standardisierung bildet die Grundlage für Effizienz, weshalb SSCs auch danach streben sollten, kontinuierlich zu optimieren, indem sie auf KPIs aufbauen, Schwachstellen identifizieren und beseitigen und sich an regulatorische und Marktveränderungen anpassen.

Zu den bewährten Verfahren für die Standardisierung und Optimierung ausgelagerter Dienstleistungen gehören:

Dokumentation und Kartierung

Dokumentieren Sie Services gründlich und ordnen Sie Workflows vor der Migration der SSC-Infrastruktur zu. Je effektiver Ihr Dokumentations- und Kartierungsprozess ist, desto einfacher wird es sein, die Standardisierung zwischen den Standorten sicherzustellen.

Technologie nutzen

Vermeiden Sie mühsame manuelle Arbeit, indem Sie Software zur Automatisierung von SSC-Prozessen und Workflows integrieren. Die FloQAST-Plattform gibt SSC-Teams beispielsweise die Möglichkeit, die Finanzfunktion von Anfang bis Ende zu standardisieren und zu optimieren, einschließlich Automatisierungstools für Monatsabschluss, Kontoabstimmungen, und Anfragen eines externen Prüfers.

Vorlagen und Checklisten

Führen Sie Templates und Checklisten ein, um einheitliche Abläufe für komplexe Arbeitsabläufe sicherzustellen. In der Finanzfunktion sollte dies (wieder) den Monatsabschluss, die Gehaltsabrechnung, die Debitoren und Forderungen, die Journaleinträge usw. beinhalten.

Talent und Kultur

Der Übergang zu einem SSC kann für Mitarbeiter eine turbulente und sogar verwirrende Zeit sein, da sich ihre Rollen möglicherweise erheblich ändern. Gleichzeitig ist es wichtig, dass Unternehmen die SSC-Rollen mit fähigen, qualifizierten Mitarbeitern besetzen, und zwar auf eine Weise, die ihren Outsourcing-Effizienzzielen entspricht.

Richtig gehandhabt, kann ein SSC zu einer Bereicherung für die Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern werden und eine unternehmensweite Verbesserungskultur fördern.

Beachten Sie die folgenden Best Practices:

Karriereentwicklung

Die Rekrutierung von SSC kann für viele Mitarbeiter eine Karrierechance sein, insbesondere wenn die Rollen globale Mobilität, spezielle Schulungsprogramme und wettbewerbsfähige Vergütungspakete beinhalten.

Einarbeitung

Um den Übergang zum SSC für neue und bestehende Mitarbeiter zu vereinfachen und zu vereinfachen, sollten Unternehmen ein strukturiertes, rollenspezifisches Onboarding anbieten. Der Onboarding-Prozess sollte durch entsprechendes Schulungsmaterial unterstützt werden, wobei ein zusätzlicher Schwerpunkt auf der Beratung für Rollen liegen sollte, die eine grenzüberschreitende Zusammenarbeit beinhalten.

Zusammenarbeit

SSC-Teams müssen aus der Ferne mit Kollegen im Ausland zusammenarbeiten. Daher ist es wichtig, eine starke abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern Kultur der Zusammenarbeit. Diese Kultur sollte durch eine robuste Kommunikationsinfrastruktur unterstützt werden, einschließlich Messaging- und Konferenztools (Slack, Microsoft Teams usw.) und cloudbasierter Software, um die Synchronisation über Zeitzonen hinweg sicherzustellen. Die Unternehmensleitung sollte einen regelmäßigen Check-In-Zeitplan festlegen, um die Abstimmung zu fördern.

Technische Effizienz

SSC-Mitarbeiter sollten unterstützt durch technische Automatisierung wo immer möglich. Software wie FloQast beseitigt nicht nur mühsame manuelle Anforderungen aus kritischen Arbeitsabläufen und reduziert das Risiko menschlicher Fehler, sondern gibt den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, an strategischeren, wertschöpfenden und kompetenzintensiven Aufgaben zu arbeiten, die zu den Effizienzzielen beitragen. Die Option, die Lizenzierung und den Zugang zu technischen Tools, die am SSC-Standort konsolidiert sind, gemeinsam zu nutzen, stellt einen weiteren Effizienzvorteil dar.

Einhaltung und Kontrolle

Globale SSCs müssen sich in einer komplexen Compliance-Landschaft zurechtfinden, die sich über mehrere Jurisdiktionen erstrecken kann. In diesem Umfeld müssen SSC-Teams nicht nur ihre Compliance-Anforderungen erfüllen mit Genauigkeit und Effizienz, aber auch in der Lage sein, sich an neue Risiken und regulatorische Änderungen anzupassen, ohne die Dienste zu unterbrechen.

Technologieautomatisierung ist der Schlüssel zu den Best Practices für SSC-Compliance und -Kontrolle:

Regulatorische Angleichung

Die Integration automatisierter Kontrollrahmen in die SSC-Infrastruktur kann die Einhaltung der Vorschriften optimieren, indem eine mühelose Anpassung an die lokalen gesetzlichen Vorschriften gewährleistet wird. Außerdem wird die Genauigkeit erhöht und das Risiko menschlicher Fehler verringert.

Überwachung in Echtzeit

Boost Sichtbarkeit und Rechenschaftspflicht für SSC-Kontrollaufgaben mit Echtzeit-Dashboards und Checklistentools mit klar zugewiesenen Verantwortlichkeiten. Idealerweise sollten diese Dashboard-Tools in der Lage sein, die Controller zu benachrichtigen, wenn sich Aufgaben verzögern oder verpasst werden, sodass sie so früh wie möglich mit Risiken umgehen können.

Kontinuierliche Verbesserung

Da sich die globale regulatorische Landschaft ständig weiterentwickelt, sollten SSC-Teams versuchen, ihre technische Infrastruktur kontinuierlich zu verbessern — indem sie Innovationen integrieren, sobald sie entstehen, sich an neue Risiken anpassen und neue Workflow-Effizienzen finden. Automatisierung ist von zentraler Bedeutung für diese Kultur der kontinuierlichen Verbesserung: Die kontinuierliche technische Automatisierung hilft nicht nur dabei, SSCs an den Effizienzzielen auszurichten, sondern bietet auch Führungskräften in der Zentrale wertvolle Gewissheit, dass ihre SSC-Teams für das Unternehmen arbeiten.

Planung für die Zukunft

Ihr SSC-Outsourcing-Projekt sollte Ausrichtung, Standardisierung, Kultur und Compliance priorisieren — sein langfristiger Erfolg hängt jedoch von mehr als dem ab.

Insbesondere die Technologie, die Sie für Ihre SSC-Migration wählen, wird für die Verbindung dieser Säulen von entscheidender Bedeutung sein. Sie benötigen eine Plattform, die Ihre technische Infrastruktur zentralisiert und es Remote-Teams ermöglicht, sich zu synchronisieren. Gleichzeitig bietet sie die Flexibilität, die Sie benötigen, um sich an die lokalen Belastungen und Herausforderungen anzupassen, die sich auf Ihren SSC-Standort auswirken.

FloQast bietet diese Art von Vielseitigkeit mit Software, die Finanzteams dabei unterstützt, die Best Practices von SSC nahtlos anzuwenden — von der Zentralisierung ihrer technischen Infrastruktur über die Automatisierung von Workflows bis hin zur Sicherstellung von Kontrollen und Compliance sowie der Rationalisierung des Berichtsprozesses.

Wir haben geholfen Unternehmen auf der ganzen Welt führen sie ihre Umstellung auf SSC-Modelle erfolgreich durch — und gehen dann über die anfänglichen Kosteneinsparungsvorteile hinaus, indem sie aus ihrer ausgelagerten Infrastruktur einen strategischen Mehrwert ziehen. Erfahren Sie mehr über den Wert der FloqAST-Plattform- zu SSC-Migrationen, indem Sie buchen Sie noch heute eine Demo unserer SSC-Tools.

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