Comment : clôture de fin de mois sur Microsoft Great Plains

Si la clôture de fin d'année est le processus qui reçoit la plus grande attention dans le monde de la comptabilité, la clôture de fin de mois est la vedette dans les coulisses.

Pensez à The Year-End Close en tant que chanteur principal d'un célèbre groupe de rock. Mais le spectacle rock ne serait pas aussi génial sans le travail de fond du bassiste, de l'auteur-compositeur et de la personne qui fait fonctionner les lumières.

Ce travail de fond est similaire à ce que représente la clôture de fin de mois.

Réaliser des clôtures de fin de mois avec Microsoft Dynamics Great Plains (GP) vous prépare à une clôture de fin d'année exceptionnelle. Nous vous montrerons les étapes nécessaires pour terminer votre clôture de fin de mois à l'aide de GP.

QU'EST-CE QUI EST INCLUS DANS UNE CLÔTURE DE FIN DE MOIS ?

Le Processus de clôture de fin de mois réconcilie les données comptables d'une entreprise à la fin de chaque mois.

L'exécution de ces calculs à la fin de chaque mois n'est généralement pas aussi importante qu'à la clôture de fin d'année. Cependant, la fin du mois vous permet de vous assurer que toutes vos données sont en ordre.

En effectuant des fermetures de fin de mois régulières, vous pouvez détecter les problèmes potentiels plus tôt et être prêt pour la nouvelle année fiscale.

Certaines entreprises exigent des processus de clôture de fin de mois précis, tandis que d'autres ne souhaitent que des estimations mensuelles. D'autres évitent la clôture de fin de mois et n'effectuent un rapprochement qu'à la fin d'un trimestre ou d'une année.

Pour les entreprises qui effectuent des fermetures de fin de mois, le processus comprend les éléments suivants :

• Suivi de tous les revenus perçus au cours du mois
• Enregistrement de toutes les dépenses au cours du mois
• Réconcilier tous les comptes du bilan à la fin du mois
• Saisir un réglage entrées de journal
• Préparation des états financiers à la fin du mois

COMBIEN DE TEMPS DEVRAIT PRENDRE UNE CLÔTURE DE FIN DE MOIS ?

La clôture de fin de mois d'une entreprise varie en moyenne de trois à dix jours. Cela donne le temps d'examiner les rapprochements et de terminer l'analyse des écarts avant de présenter les chiffres à la direction.

Vous pouvez prendre quelques mesures pour réduire la durée de votre clôture de fin de mois, par exemple :

• Utilisez un logiciel de comptabilité, tel que Microsoft GP, pour minimiser les erreurs de saisie de données
• Automatisez les processus que vous devez répéter chaque mois
• Envisagez d'intégrer de nouvelles technologies qui offrent Intégrations avec Microsoft GP
• Élaborez une liste de contrôle ou un organigramme de clôture pour vous assurer de ne manquer aucune étape et de permettre à l'équipe de se concentrer sur la tâche

COMMENT EFFECTUER UNE CLÔTURE DE FIN DE MOIS DANS MICROSOFT GREAT PLAINS

Avant de discuter de la manière d'effectuer une clôture de fin de mois dans GP, nous devons mentionner que GP ne dispose pas de processus de clôture de fin de mois spécifique dans le cadre du logiciel.

GP dispose d'étapes et de processus spécifiques pour la clôture de fin d'année, mais la clôture de fin de mois permet une plus grande flexibilité. L'essentiel est de vous assurer que vous disposez d'un ensemble de mesures fiables pour fournir les données dont vous avez besoin. Heureusement, nous sommes prêts à vous aider !

Étape 1 : créer une copie de sauvegarde

Avant de tenter votre clôture de fin de mois, vous devez créer une copie de sauvegarde de vos bases de données et de vos données. De nombreuses personnes automatisent ce processus en établissant un calendrier mensuel pour effectuer des sauvegardes. Vous aurez alors la sauvegarde nécessaire en place sans avoir à y penser.

Étape 2 : Exécutez la commande Vérifier les liens

Vous souhaiterez peut-être exécuter la fonction Check Links dans GP avant de démarrer le processus de clôture de fin de mois. Ce processus analyse vos fichiers comptables afin de s'assurer que tous les fichiers partagent des enregistrements identiques. Si des données ou des enregistrements sont manquants, GP résoudra le problème. Check Links garantit l'intégrité.

Cliquez GP > Maintenance > Vérifier les liens

Sachez que Check Links ne fonctionne que si personne d'autre n'utilise ou ne s'est connecté à GP. Vous pouvez donc exécuter Check Links du jour au lendemain. Il peut également être avantageux de l'exécuter pendant la nuit, car l'exécution de ses tâches peut prendre quelques heures, ce qui immobiliserait votre système si vous l'exécutiez pendant les heures de bureau.

Étape 3 : Déterminez la date à laquelle les transactions seront interrompues

Assurez-vous que toutes vos transactions du mois ont été comptabilisées. Certaines entreprises choisissent une date limite précise pour les transactions du mois précédent. Toutes les transactions ou factures effectuées après cette date seront reportées au mois suivant.

De plus, si votre entreprise utilise des titres de journal, vous devrez vous assurer qu'ils sont tous publiés avant la date limite.

Il se peut que vous deviez constamment envoyer des e-mails à d'autres employés pour leur demander de soumettre des informations afin de respecter vos dates limites chaque mois. Si tel est le cas, vous souhaiterez peut-être automatiser l'envoi d'e-mails de rappel.

Étape 4 : Clôture du grand livre pour le mois

Vous êtes maintenant prêt à entamer les procédures de clôture. Vous allez fermer les tâches de vos modules dans GP, y compris les comptes clients, les comptes fournisseurs et l'inventaire.

Une fois que vous aurez fermé ces modules, vous ne pourrez plus y ajouter d'éléments pendant les périodes de fermeture, ce qui montre l'importance de sélectionner la date limite dont nous avons parlé plus tôt.

Après avoir fermé les modules, vous pouvez effectuer certaines tâches supplémentaires. Les étapes suivantes peuvent ne pas s'appliquer à votre entreprise et à votre situation comptable particulières.

Étape 5 : Calculez les fluctuations des devises

Si votre entreprise suit les transactions dans plusieurs devises, vous pouvez utiliser le formulaire de réévaluation des devises dans GP. Vous pouvez ensuite déterminer tout gain ou perte latent dû aux fluctuations des devises au cours de la période.

Cliquez Grand livre général > Périodique > Réévaluation des devises

Sélectionnez ensuite les comptes à utiliser, les dates à utiliser et les devises à utiliser. Cochez les cases Ajuster les comptes de profits et pertes et Ajuster les comptes de bilan. Cliquez ensuite sur le bouton OK.

Étape 6 : Utiliser les règlements du grand livre

Vous souhaiterez peut-être régler les transactions entre vos comptes du grand livre pour la période.

Cliquez Grand livre général > Périodique > Règlements comptables

Cliquez sur la case Inclure pour toutes les transactions que vous souhaitez régler. (Vous pouvez également cliquer sur la case Exclure pour retirer une transaction de la prise en compte.) Au fur et à mesure que vous sélectionnez différentes transactions, le numéro de solde change en fonction de vos choix. Continuez à sélectionner les transactions jusqu'à ce que le solde soit à zéro. Cliquez ensuite sur le bouton Accepter.

C'est pourquoi les groupes de rock font des répétitions avant leur concert principal.

Si la guitare du bassiste n'est pas accordée ou si les pièces pyrotechniques de fin de concert sont ratées, le fait de découvrir ces problèmes à temps pour les résoudre permet au spectacle de rock de se dérouler sans accroc. La réalisation de clôtures de fin de mois peut vous donner les meilleures chances d'avoir une clôture de fin d'année sans problème.