So geht's: Monatsende auf Microsoft Great Plains

Wenn der Jahresabschluss der Prozess ist, der in der Welt der Buchhaltung die meiste Aufmerksamkeit auf sich zieht, ist der Monatsabschluss der Star hinter den Kulissen.

Stellen Sie sich Year-End Close als Leadsänger einer berühmten Rockband vor. Aber die Rockshow wäre nicht so toll ohne die Hintergrundarbeit des Bassisten, des Songwriters und der Person, die die Lichter steuert.

Diese Hintergrundarbeit ähnelt dem, was der Monatsende darstellt.

Die Durchführung von Monatsabschlüssen mit Microsoft Dynamics Great Plains (GP) bereitet Sie auf einen großartigen Jahresabschluss vor. Wir zeigen Ihnen die Schritte, die erforderlich sind, um Ihren Monatsabschluss mit GP abzuschließen.

WAS IST IN EINEM MONATSABSCHLUSS ENTHALTEN?

Das Vorgang zum Monatsende gleicht die Buchhaltungsdaten eines Unternehmens am Ende eines jeden Monats ab.

Die Durchführung dieser Berechnungen am Ende eines jeden Monats ist in der Regel nicht so wichtig wie der Jahresschluss. Am Monatsende können Sie jedoch sicherstellen, dass alle Ihre Daten in Ordnung sind.

Durch regelmäßige Monatsabschlüsse können Sie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und sich auf das neue Geschäftsjahr vorbereiten.

Einige Unternehmen benötigen genaue Abschlussprozesse zum Monatsende, während andere möglicherweise nur monatliche Schätzungen wünschen. Andere überspringen den Monatsabschluss und führen erst am Ende eines Quartals oder Jahres einen Abgleich durch.

Für Unternehmen, die Monatsabschlüsse durchführen, umfasst der Prozess Folgendes:

• Erfassung aller Einnahmen, die während des Monats erzielt wurden
• Erfassung aller Ausgaben während des Monats
• Abgleich aller Bilanzkonten am Monatsende
• Eingabe beliebiger Anpassungen Tagebucheinträge
• Erstellung von Jahresabschlüssen am Monatsende

WIE LANGE SOLLTE EIN MONATSSCHLUSS DAUERN?

Der durchschnittliche Monatsschluss eines Unternehmens liegt zwischen drei und zehn Tagen. Dies gibt Zeit, um die Abstimmungen zu überprüfen und die Varianzanalyse abzuschließen, bevor die Zahlen dem Management vorgelegt werden.

Du kannst ein paar Schritte unternehmen, um die Dauer deines Monatsabschlusses zu verkürzen, wie zum Beispiel:

• Verwenden Sie Buchhaltungssoftware wie Microsoft GP, um Dateneingabefehler zu minimieren
• Automatisieren Sie Prozesse, die Sie jeden Monat wiederholen müssen
• Erwägen Sie die Integration neuer Technologien, die Folgendes bieten Microsoft GP-Integrationen
• Erstellen Sie eine abschließende Checkliste oder ein Ablaufdiagramm, um sicherzustellen, dass Sie keine Schritte verpassen und das Team bei der Stange halten

WIE MAN EINEN MONATSABSCHLUSS IN MICROSOFT GREAT PLAINS DURCHFÜHRT

Bevor wir besprechen, wie man einen Monatsabschluss in GP durchführt, müssen wir erwähnen, dass GP keinen bestimmten Monatsabschlussprozess als Teil der Software hat.

GP hat spezifische Schritte und Prozesse für den Jahresabschluss, aber der Monatsabschluss ermöglicht mehr Flexibilität. Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass Sie über eine Reihe vertrauenswürdiger Schritte verfügen, um die benötigten Daten bereitzustellen. Zum Glück sind wir bereit zu helfen!

Schritt 1: Erstellen Sie eine Sicherungskopie

Bevor Sie versuchen, den Monatsende abzuschließen, müssen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Datenbanken und Daten erstellen. Viele Leute automatisieren diesen Prozess, indem sie einen monatlichen Zeitplan für die Erstellung von Backups einrichten. Sie haben dann das notwendige Backup an Ort und Stelle, ohne darüber nachdenken zu müssen.

Schritt 2: Führen Sie den Befehl „Links überprüfen“ aus

Möglicherweise möchten Sie die Funktion „Links überprüfen“ in GP ausführen, bevor Sie den Vorgang zum Monatsende abschließen starten. Dieser Prozess analysiert Ihre Buchhaltungsdateien und stellt sicher, dass alle Dateien identische Datensätze verwenden. Wenn Daten oder Aufzeichnungen fehlen, wird GP das Problem beheben. Check Links gewährleistet Integrität.

Klicken Sie GP > Wartung > Links überprüfen

Beachten Sie, dass Check Links nur funktioniert, wenn niemand anderes GP verwendet oder sich bei GP angemeldet hat. Daher sollten Sie Check Links möglicherweise über Nacht ausführen. Es kann auch von Vorteil sein, es über Nacht laufen zu lassen, da es einige Stunden dauern kann, bis seine Aufgaben erledigt sind, was Ihr System überlasten würde, wenn Sie es während der Geschäftszeiten ausführen.

Schritt 3: Legen Sie das Datum fest, an dem Transaktionen unterbrochen werden sollen

Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Transaktionen für den Monat gebucht wurden. Einige Unternehmen wählen einen bestimmten Stichtag für Transaktionen aus dem Vormonat. Alle Transaktionen oder Rechnungen, die nach diesem Datum erfolgen, werden in den Folgemonat verschoben.

Wenn Ihr Unternehmen Journalbelege verwendet, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass alle vor dem Stichtag veröffentlicht werden.

Möglicherweise müssen Sie anderen Mitarbeitern ständig E-Mails zur Übermittlung von Informationen senden, um Ihre monatlichen Stichtage einzuhalten. In diesem Fall möchten Sie möglicherweise den Versand von Erinnerungs-E-Mails automatisieren.

Schritt 4: Schließen Sie das Hauptbuch für den Monat

Sie sind jetzt bereit, mit dem Schließvorgang zu beginnen. Sie werden die Aufgaben für Ihre Module in GP abschließen, einschließlich der Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung und Inventar.

Sobald Sie diese Module geschlossen haben, können Sie ihnen für die geschlossenen Zeiträume keine Artikel mehr hinzufügen, was zeigt, wie wichtig es ist, den zuvor besprochenen Stichtag auszuwählen.

Nach dem Schließen der Module können Sie einige zusätzliche Aufgaben ausführen. Die folgenden Schritte gelten möglicherweise nicht für Ihre spezielle Unternehmens- und Buchhaltungssituation.

Schritt 5: Währungsschwankungen berechnen

Wenn Ihr Unternehmen Transaktionen in mehreren Währungen verfolgt, sollten Sie das Formular zur Neubewertung von Fremdwährungen in GP verwenden. Sie können dann alle nicht realisierten Gewinne oder Verluste aus Währungsschwankungen für den Zeitraum ermitteln.

Klicken Sie Hauptbuch > Periodisch > Neubewertung von Fremdwährungen

Wählen Sie dann die zu verwendenden Konten, die zu verwendenden Daten und die zu verwendenden Währungen aus. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen Gewinn- und Verlustrechnungen anpassen und Bilanzkonten anpassen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche OK.

Schritt 6: Verwenden Sie Ledger-Abrechnungen

Möglicherweise möchten Sie Transaktionen zwischen Ihren Hauptbuchkonten für den Zeitraum abwickeln.

Klicken Sie Hauptbuch > Periodisch > Sachbuchabrechnungen

Klicken Sie auf das Feld Einschließen für alle Transaktionen, die Sie abwickeln möchten. (Sie können auch auf das Feld Ausschließen klicken, um eine Transaktion aus der Prüfung zu entfernen.) Wenn Sie verschiedene Transaktionen auswählen, ändert sich die Saldennummer entsprechend Ihrer Auswahl. Wählen Sie weiterhin Transaktionen aus, bis der Saldo auf Null geht. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Akzeptieren“.

Deshalb proben Rockbands vor ihrer Hauptshow.

Wenn die Gitarre des Bassisten nicht gestimmt ist oder die Pyrotechnik am Ende der Show ein Schwachpunkt ist, hilft es, diese Probleme rechtzeitig zu erkennen, um sie zu beheben, damit die eigentliche Rockshow reibungslos über die Bühne geht. Wenn Sie einen Monatsabschluss durchführen, haben Sie die besten Chancen auf einen reibungslosen Jahresabschluss.