Excellence après l'introduction en bourse : la transformation opérationnelle de Zoom grâce à FloQast

Zoom, la célèbre société de communications vidéo dont le siège social est situé dans la région de la baie de San Francisco, a connu un parcours remarquable de croissance et de transformation, notamment marqué par son introduction en bourse en 2019. Cependant, ce succès s'est accompagné de la nécessité d'affiner et d'optimiser ses opérations financières afin de maintenir sa trajectoire de manière efficace.

C'est là que FloQast est intervenu.

À la suite de son introduction en bourse, Zoom a dû relever le défi de restructurer son processus de clôture de fin de mois afin de s'adapter à l'expansion de ses activités et de garantir la conformité aux normes réglementaires. Cela a conduit à l'adoption de FloQast, motivés par la nécessité de structurer leurs processus comptables, d'améliorer la communication entre les équipes géographiquement dispersées, et établir des contrôles internes robustes pour la conformité à la loi Sarbanes-Oxley (SOX).

Suite à sa mise en œuvre, Zoom a réduit son délai de clôture de huit jours à seulement cinq, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle et permettant aux membres de l'équipe de répartir leur temps de manière plus efficace. En outre, la mise en œuvre de FloQast a facilité la mise en place de contrôles internes, fournissant à Zoom l'assurance de la conformité aux réglementations SOX et rationalisant les activités liées aux audits en interne et en externe.

Ancien responsable du General Ledger chez Zoom, Jeanne Du, aujourd'hui contrôleur d'entreprise chez Évasement, se sont réjouis de l'impact transformateur de FloQast sur leurs opérations financières. Grâce à l'automatisation des processus manuels et à la fourniture d'une visibilité en temps réel sur les tâches et les délais, Du a pu se concentrer sur des initiatives stratégiques, en tirant parti des capacités de FloQast pour créer de la valeur pour l'entreprise.

« Le fait de ne pas avoir à faire avancer manuellement les listes de contrôle et à effectuer un suivi individuel auprès de chaque personne m'a fait gagner beaucoup de temps », a-t-elle déclaré. « Cela me permet d'être plus efficace : je peux réviser les documents de travail, publier des entrées de journal et former les nouveaux employés. »

Au-delà de l'optimisation de la clôture de fin de mois, Zoom a utilisé FloQast pour diverses autres fonctions financières, notamment les rapports auprès de la SEC. La fonction de liste de contrôle polyvalente de la plateforme a permis à Zoom de rationaliser le processus de reporting et de garantir le respect des exigences réglementaires de manière fluide.

« Nous utilisons FloQast pour de nombreuses tâches différentes, et pas seulement pour la clôture. En fait, nous utilisons FloQast pour les rapports de la SEC », explique Jeanne. « Nous avons mis en place une liste de contrôle qui détaille les tâches que nous devons effectuer et le calendrier du processus de reporting de fin de trimestre auprès de la SEC. Quelles sont les étapes à suivre pour déposer le document auprès de la SEC ? Tout est dans FloQast. »

En outre, FloQast a servi de centre centralisé pour la collaboration entre les différents départements, favorisant la communication interfonctionnelle et améliorant l'efficacité opérationnelle.

L'un des avantages les plus importants de FloQast pour Zoom était sa capacité à faciliter le travail à distance, une nécessité devenue de plus en plus pertinente en raison de la pandémie de COVID-19. Alors que l'entreprise passait à un environnement de travail à distance, FloQast a assuré la continuité des opérations, permettant une collaboration et une communication fluides entre des équipes dispersées.

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Principaux points à retenir :

• Processus de clôture de fin de mois rationalisé, réduisant le délai de 8 à 5 jours.
• Mise en place de contrôles internes robustes pour la conformité à la loi Sarbanes-Oxley (SOX).
• Transition fluide facilitée vers un environnement de travail à distance au milieu de la pandémie de COVID-19.