Aperçu : qu'est-ce qu'un rapprochement de factures et comment est-il effectué

Les comptables réconcilient les comptes tous les jours. relevés bancaires, cartes de crédit, et les obligations en matière d'impôts sur les salaires. Vous comparez constamment vos registres comptables avec d'autres documents afin de préparer des livres précis et de détecter les fraudes.

Alors que la plupart rapprochements sont destinés à détecter les problèmes, mais les rapprochements de factures les évitent.

Mise en œuvre d'un processus de rapprochement des factures peut éviter des erreurs coûteuses et peut même vous faire économiser de l'argent. Nous allons vous expliquer comment.

Comment réconcilier une facture ?

Pour réconcilier une facture, vous devez effectuer une triple correspondance pour valider l'exactitude des factures des fournisseurs avant de les payer.

Le rapprochement des factures des fournisseurs a deux objectifs :

1. Pour vous assurer que vous êtes correctement facturé et
2. Pour vous assurer de ne payer que pour ce que vous recevez

Combien de factures fournisseurs votre service des comptes fournisseurs reçoit-il par semaine ? 10 ? 50 ans ? 100 ?

Quelle que soit la charge de travail de votre service des paiements, votre processus comptable doit inclure la manière dont votre entreprise vérifie les factures entrantes avant qu'elles ne soient payées. Cela devrait inclure :

• Séparation des tâches
• Vérification que le fournisseur figure sur la liste approuvée
• Révision de :
  • Modalités de paiement et dates d'échéance
  • Articles commandés, quantité, prix
  • Calculs de la taxe de vente
  • Montant total de la facture
• Effectuer une correspondance à trois avec le bon de commande et le reçu ou le bordereau d'expédition
• Recevoir l'approbation du paiement de la part de l'employé concerné (le cas échéant)

Examinons chacune de ces étapes en détail.

Séparation des tâches

La séparation des tâches est une façon ringarde de dire « une seule personne ne devrait pas être responsable de l'ensemble d'un processus ».

La répartition des responsabilités au sein d'un même processus peut sembler inefficace au premier abord. Mais c'est nécessaire pour prévenir la fraude.

Lors du processus de rapprochement des factures, vous ne voulez pas que la même personne commande les fournitures, les reçoive, approuve les facture pour paiement, et rédigez le chèque. Cela permet à un employé de manipuler des informations, de ne pas payer vos dépenses ou même de s'offrir une réduction de cinq doigts en retirant certaines des fournitures qu'il a commandées.

En répartissant ces responsabilités entre deux employés ou plus, vous introduisez des freins et contrepoids dans le processus et réduisez les risques que quelque chose ne tourne pas rond.

Liste des fournisseurs approuvés

Votre entreprise doit conserver une liste de tous les fournisseurs autorisés à faire affaire avec vous. Cela garantit que les fournisseurs auxquels vous faites appel ont été sélectionnés pour fournir les produits ou services nécessaires qui répondent à vos normes de qualité, à vos délais de livraison et à des prix acceptables.

Cette liste est généralement tenue à jour par le service des achats ou votre service de comptabilité.

La réception d'une facture d'une entreprise ne figurant pas sur la liste approuvée devrait susciter des questions et vous devriez faire un suivi auprès du service qui a passé la commande.

Révision des factures

Après avoir vérifié que le fournisseur figure sur la liste approuvée, examinez le reste de la facture en détail. Faites attention aux conditions de paiement et à la date d'échéance, car certaines peuvent inclure un escompte pour paiement anticipé.

Pour accélérer le flux de trésorerie, certaines entreprises peuvent vous proposer un pourcentage de réduction sur votre facture si vous payez avant la date d'échéance. Par exemple, « 3/10, net 30 » signifie que si vous payez la facture dans les dix jours, vous pouvez bénéficier d'une réduction de 3 %. Dans le cas contraire, le montant net est dû dans les 30 jours.

Allez-y ligne par ligne et comparez les articles et les quantités commandés avec ceux que votre entreprise commande habituellement. Si vous êtes une entreprise d'installation de piscines et que vous recevez une facture pour des fournitures pour animaux de compagnie, cela devrait soulever des questions.

Et si une facture inclut le calcul de la taxe de vente, vérifiez que les biens ou services que vous avez commandés sont taxables dans votre État. Chaque État a des règles différentes concernant ce qui est imposable, alors familiarisez-vous avec les réglementations de votre État.

Match à 3

C'est le Saint Graal du rapprochement des factures.

Votre entreprise devrait émettre des bons de commande de manière générale lorsqu'elle effectue des achats importants. Ce qui nécessite un bon de commande varie, mais il peut s'agir d'un certain montant en dollars ou en quantité.

L'employé qui approuve le bon de commande doit en fournir une copie à votre service de comptabilité. Et la personne qui reçoit les biens ou les services doit également vous fournir le reçu ou le bordereau d'expédition.

Avec ces trois documents en main (bon de commande, reçu/bordereau d'expédition et facture du fournisseur), vous pouvez les comparer. Cette combinaison à trois garantit que :

• L'achat a été approuvé
• Les articles ou services commandés ont été reçus
• La facture est correcte

Approbation des factures

Cette étape peut ne pas être nécessaire si le match à trois correspond. L'approbation de la facture n'est pas requise si le nom du fournisseur, les descriptions des articles, les quantités et les prix correspondent tous aux trois documents.

Toutefois, s'il y a des divergences ou si vous ne recevez pas le bon de commande ou le reçu, vous devrez faire approuver le paiement de la facture.

Et ce n'est pas n'importe quel employé qui doit approuver la facture. Le responsable informatique doit approuver les achats de technologie et le responsable de l'entrepôt supervise les achats d'inventaire. Ne demandez pas au concierge d'approuver les abonnements logiciels.

Types de rapprochement des factures

Nous avons parlé de comptes créditeurs rapprochement des factures, mais vous pouvez également effectuer un comptes clients réconciliation.

Les rapprochements des factures des comptes fournisseurs visent à protéger les liquidités de l'entreprise contre toute utilisation abusive.

Mais l'objectif d'un rapprochement des factures de comptes clients est de vous assurer que vous recevez le bon montant d'argent de la part de vos clients.

En résumé, le rapprochement des factures recevables compare les dépôts effectués sur le compte bancaire de l'entreprise aux factures des clients. Associer les dépôts sur les relevés bancaires à la liste des factures impayées vous permet de voir les arriérés et nécessite un suivi.

Pourquoi le rapprochement des factures est-il important ?

Les rapprochements des factures des fournisseurs sont essentiels à l'exactitude des registres comptables. Il est également nécessaire de prévenir la fraude et protéger la trésorerie de l'entreprise.

Sans processus de rapprochement, les paiements pourraient être effectués :

• Aux fournisseurs fantômes
• Pour les biens ou services non reçus
• Pour un montant supérieur au montant convenu

Et lorsque vous aurez effectué une correspondance à trois, vous saurez s'il vous manque des factures. Vous devrez faire un suivi auprès du fournisseur si vous avez des bons de commande ou des reçus mais pas de facture.

Des factures manquantes signifient que vos dossiers financiers sont incomplets, et cela pourrait affecter la cote de solvabilité de votre entreprise puisque le fournisseur vous a peut-être facturé, mais elle n'a pas été payée.

Avantages d'un rapprochement correct des factures

En plus de protéger la trésorerie, le rapprochement des factures aide votre petite entreprise à :

• Produire des états financiers exacts - Des factures ouvertes manquantes ou incorrectes signifient que votre comptabilité sera inexacte. La réalisation régulière de rapprochements tripartites permet de réduire le nombre d'erreurs.
• Passez moins de temps sur rapprochements de comptes - Une approche proactive de la gestion des dépenses signifie que seules les dépenses vérifiées sont payées. Cela permet de réduire les rapprochements bancaires fastidieux. Et lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité pour automatiser le processus et éviter d'utiliser des feuilles de calcul Excel, le rapprochement des factures et de vos comptes devient un jeu d'enfant.
• Prévenir la fraude - La répartition des responsabilités des employés signifie que le contrôle n'est pas centralisé entre les mains d'une seule personne. Cette séparation des tâches permet de prévenir la fraude.