Einblick: Was ist ein Rechnungsabgleich und wie wird er durchgeführt

Buchhalter stimmen täglich Konten ab. Kontoauszüge, Kreditkarten, und Lohnsteuerverbindlichkeiten. Sie vergleichen ständig Ihre Buchhaltungsunterlagen mit anderen Dokumenten, um genaue Bücher zu erstellen und Betrug aufzudecken.

Während die meisten Versöhnungen sollen Probleme erkennen, Rechnungsabstimmungen verhindern sie.

Implementierung einer Prozess des Rechnungsabgleichs kann kostspielige Fehler verhindern und Ihnen möglicherweise sogar Geld sparen. Wir erklären wie.

Wie stimmen Sie eine Rechnung ab?

Um eine Rechnung abzugleichen, müssen Sie einen Dreifachabgleich durchführen, um die Richtigkeit der Lieferantenrechnungen zu überprüfen, bevor Sie sie bezahlen.

Der Abgleich von Lieferantenrechnungen hat zwei Ziele:

1. Um sicherzustellen, dass Ihnen die Rechnung korrekt zugestellt wird und
2. Um sicherzustellen, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie erhalten

Wie viele Lieferantenrechnungen erhält Ihre Kreditorenabteilung in einer Woche? 10? 50? 100?

Unabhängig davon, wie beschäftigt Ihre Kreditorenabteilung ist, muss Ihr Buchhaltungsprozess beinhalten, wie Ihr Unternehmen eingehende Rechnungen überprüft, bevor sie bezahlt werden. Dies sollte Folgendes beinhalten:

• Aufgabentrennung
• Überprüfung, ob der Anbieter auf der Liste der zugelassenen Anbieter steht
• Bewertung von:
  • Zahlungsbedingungen und Fälligkeitstermine
  • Bestellte Artikel, Menge, Preis
  • Berechnungen der Umsatzsteuer
  • Gesamter Rechnungsbetrag
• Abschluss eines Dreifachabgleichs mit der Bestellung und der Quittung oder dem Packzettel
• Erhalt der Zahlungsgenehmigung durch den entsprechenden Mitarbeiter (falls zutreffend)

Schauen wir uns jeden dieser Schritte im Detail an.

Aufgabentrennung

Aufgabentrennung ist die nerdige Art zu sagen: „Eine Person sollte nicht für einen gesamten Prozess verantwortlich sein.“

Die Aufteilung der Zuständigkeiten innerhalb desselben Prozesses mag zunächst ineffizient erscheinen. Aber es ist notwendig, um Betrug zu verhindern.

Beim Rechnungsabgleich möchten Sie nicht, dass dieselbe Person die Lieferungen bestellt, entgegennimmt und genehmigt Rechnung zur Zahlung, und schreibe den Scheck. Dies bietet einem Mitarbeiter die Möglichkeit, Informationen zu manipulieren, Ihre Ausgaben nicht zu bezahlen oder sich selbst einen Fünf-Finger-Rabatt zu gewähren, indem er einige der von ihm bestellten Waren herausnimmt.

Indem Sie diese Verantwortlichkeiten auf zwei oder mehr Mitarbeiter aufteilen, führen Sie Kontrollen und Abwägungen in den Prozess ein und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief geht.

Liste der zugelassenen Anbieter

Ihr Unternehmen sollte eine Liste aller Lieferanten führen, die für Geschäfte mit Ihnen zugelassen sind. Es stellt sicher, dass die Anbieter, die Sie verwenden, überprüft wurden, um die erforderlichen Produkte oder Dienstleistungen anzubieten, die Ihren Qualitätsstandards, Lieferzeiten und akzeptablen Preisen entsprechen.

Diese Liste wird in der Regel von der Einkaufs- oder Ihrer Buchhaltungsabteilung geführt.

Wenn Sie eine Rechnung von einem Unternehmen erhalten, das nicht auf der Liste der zugelassenen Unternehmen steht, sollten Sie Fragen aufwerfen, und Sie sollten sich mit der Abteilung in Verbindung setzen, die die Bestellung aufgegeben hat.

Überprüfung der Rechnung

Nachdem Sie überprüft haben, dass der Anbieter auf der Liste der zugelassenen Anbieter steht, überprüfen Sie den Rest der Rechnung im Detail. Beachten Sie die Zahlungsbedingungen und das Fälligkeitsdatum, da einige einen Rabatt bei vorzeitiger Zahlung beinhalten können.

Um den Cashflow zu beschleunigen, bieten Ihnen einige Unternehmen möglicherweise einen prozentualen Rabatt auf Ihre Rechnung an, wenn Sie vor dem Fälligkeitsdatum bezahlen. Zum Beispiel bedeutet „3/10, netto 30“, dass Sie 3% Rabatt erhalten können, wenn Sie die Rechnung innerhalb von zehn Tagen bezahlen. Andernfalls ist der Nettobetrag in 30 Tagen fällig.

Gehen Sie Zeile für Zeile vor und vergleichen Sie die bestellten Artikel und Mengen mit den Dingen, die Ihr Unternehmen normalerweise bestellt. Wenn Sie ein Poolinstallationsunternehmen sind und eine Rechnung für Heimtierbedarf erhalten, sollte dies Fragen aufwerfen.

Und wenn eine Rechnung eine Umsatzsteuerberechnung enthält, überprüfen Sie, ob die von Ihnen bestellten Waren oder Dienstleistungen in Ihrem Bundesstaat steuerpflichtig sind. Jeder Staat hat unterschiedliche Regeln darüber, was steuerpflichtig ist. Machen Sie sich also mit den Vorschriften in Ihrem Bundesstaat vertraut.

3-Wege-Spiel

Dies ist der Heilige Gral des Rechnungsabgleichs.

Ihr Unternehmen sollte generell Bestellungen ausstellen, wenn Sie große Einkäufe tätigen. Was eine Bestellung erfordert, ist unterschiedlich, es kann sich jedoch um einen bestimmten Dollar- oder Mengenbetrag handeln.

Der Mitarbeiter, der die Bestellung genehmigt, sollte Ihrer Buchhaltung eine Kopie zur Verfügung stellen. Und die Person, die die Waren oder Dienstleistungen erhält, muss Ihnen auch die Quittung oder den Packzettel vorlegen.

Mit diesen drei Dokumenten — Bestellung, Quittung/Lieferschein und Lieferantenrechnung — können Sie sie vergleichen. Dieses Dreierspiel stellt sicher, dass:

• Der Kauf wurde genehmigt
• Die bestellten Artikel oder Dienstleistungen wurden erhalten
• Die Rechnung ist korrekt

Genehmigung der Rechnung

Dieser Schritt ist möglicherweise nicht erforderlich, wenn das Dreierspiel übereinstimmt. Eine Rechnungsgenehmigung ist nicht erforderlich, wenn der Lieferantenname, die Artikelbeschreibungen, Mengen und Preise in den drei Dokumenten übereinstimmen.

Wenn es jedoch Unstimmigkeiten gibt oder Sie die Bestellung oder Quittung nicht erhalten, müssen Sie die Rechnung zur Zahlung genehmigen lassen.

Und nicht irgendein Mitarbeiter sollte die Rechnung genehmigen. Der IT-Leiter sollte Technologiekäufe genehmigen, und der Lagerleiter überwacht die Inventarkäufe. Lassen Sie den Hausmeister keine Softwareabonnements genehmigen.

Arten des Rechnungsabgleichs

Wir haben darüber gesprochen Verbindlichkeiten Rechnungsabgleich, aber Sie können auch einen Forderungen Versöhnung.

Der Abgleich von Kreditorenrechnungen zielt darauf ab, das Bargeld des Unternehmens vor Missbrauch zu schützen.

Das Ziel eines Abgleichs von Debitorenrechnungen besteht jedoch darin, sicherzustellen, dass Sie von Ihren Kunden den richtigen Bargeldbetrag erhalten.

Kurz gesagt, beim Forderungsabgleich werden Einzahlungen auf das Geschäftskonto mit Kundenrechnungen verglichen. Wenn Sie Kontoauszüge mit einer Liste ausstehender Rechnungen abgleichen, können Sie sehen, was überfällig ist und eine Nachverfolgung erforderlich ist.

Warum ist der Rechnungsabgleich wichtig?

Der Abgleich von Lieferantenrechnungen ist für die Richtigkeit der Buchhaltungsunterlagen von entscheidender Bedeutung. Es ist auch notwendig, Betrug zu verhindern und schützen Sie das Bargeld des Unternehmens.

Ohne einen Abstimmungsprozess könnten Zahlungen geleistet werden:

• An Phantom-Anbieter
• Für nicht erhaltene Waren oder Dienstleistungen
• Für mehr als den vereinbarten Betrag

Und wenn Sie einen Dreikampf abgeschlossen haben, wissen Sie, ob Ihnen Rechnungen fehlen. Sie müssen sich mit dem Lieferanten in Verbindung setzen, wenn Sie Bestellungen oder Quittungen, aber keine Rechnung haben.

Fehlende Rechnungen bedeuten, dass Ihre Finanzunterlagen unvollständig sind, und dies könnte Ihre Geschäftskreditwürdigkeit beeinträchtigen, da der Verkäufer Ihnen möglicherweise eine Rechnung ausgestellt hat, diese jedoch nicht bezahlt wurde.

Vorteile eines korrekten Rechnungsabgleichs

Der Rechnungsabgleich schützt nicht nur Bargeld, sondern hilft auch Ihrem kleinen Unternehmen:

• Erstellen Sie genaue Jahresabschlüsse - Fehlende oder falsch offene Rechnungen bedeuten, dass Ihre Buchhaltung ungenau sein wird. Die regelmäßige Durchführung dreiseitiger Abstimmungen bedeutet weniger Fehler.
• Verbringen Sie weniger Zeit mit Kontoabstimmungen - Ein proaktiver Ansatz für das Kostenmanagement bedeutet, dass nur verifizierte Ausgaben bezahlt werden. Dies reduziert zeitaufwändige Bankabstimmungen. Und wenn Sie Buchhaltungssoftware verwenden, um den Prozess zu automatisieren und die Verwendung von Excel-Tabellen zu vermeiden, wird der Abgleich von Rechnungen und Ihren Konten zum Kinderspiel.
• Betrug verhindern - Die Aufteilung der Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter bedeutet, dass die Kontrolle nicht bei einer Person zentralisiert ist. Diese Aufgabentrennung hilft, Betrug zu verhindern.