Mise à l'échelle en toute simplicité : comment FloQast a renforcé EspireDental lors d'une expansion rapide

Quand Sarah Montgomery, directrice financière à Espire Dental, et Colin Elmgreen, contrôleur, ont rejoint l'organisation, ils ont dû relever un défi de taille. Avec un portefeuille de cabinets dentaires en pleine croissance, comptant 40 sites, et aucune ressource comptable interne dans aucun cabinet, l'équipe centralisée allégée d'Espire a géré toutes les fonctions comptables. Leurs processus, basés sur des feuilles de calcul mises à jour manuellement, étaient inefficaces et non durables.

Reconnaissant les limites de leurs flux de travail manuels, Sarah et Colin se sont tournés vers FloQast pour moderniser leurs opérations comptables, améliorer leur évolutivité et les aider à gérer le volume de travail de leur équipe dans un contexte de croissance et d'acquisitions constantes.

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Résoudre les problèmes liés aux processus manuels

La trajectoire de croissance d'EspireDental, avec une moyenne de sept acquisitions par an et un pic de 11 acquisitions en une seule année, a mis à rude épreuve son équipe comptable. Le recours traditionnel à des feuilles de calcul gérées manuellement est rapidement devenu difficile à manier en raison de la complexité croissante.

« Il y avait tellement de problèmes de contrôle de version que c'était constant », explique Colin. « Nous mettions à jour des feuilles de calcul, perdions du travail et parfois plusieurs versions circulaient. C'était incroyablement difficile de tout organiser, surtout en ce qui concerne les nouvelles acquisitions. »

Sarah a ajouté : « Nos processus étaient déjà difficiles à gérer, mais au fur et à mesure que nous avons commencé à évoluer, la situation n'a fait qu'empirer. Le rapprochement des comptes est devenu une perte de temps considérable, et nous assurer de l'exactitude de nos rapports a pris encore plus de temps que ce que nous pouvions nous permettre. »

L'équipe s'est rendu compte qu'elle devait passer à un outil automatisé et intuitif capable de centraliser les flux de travail et d'éliminer les inefficacités. L'intégration parfaite entre FloQast et NetSuite a été l'un des facteurs décisifs qui ont conduit à leur décision.

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FloQast a créé une source unique de vérité pour tout », a noté Colin. « Le fait de disposer des rapprochements, des soldes et du suivi de la conformité dans un seul système a été une victoire majeure pour nous. Cela a rendu notre clôture de fin de mois beaucoup plus efficace.

Colin Elmgreen, contrôleur, EspireDental

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Mise à l'échelle sans effectifs supplémentaires

L'équipe comptable d'EspireDental ne se contentait pas de lutter contre l'inefficacité, elle était également confrontée à des contraintes de ressources liées aux tendances générales de la profession comptable.

« Les besoins de l'entreprise changent fréquemment. Nous avons un excellent partenaire de capital-investissement qui est prêt à ajouter des membres à l'équipe, mais nous avons eu du mal à trouver des candidats. » Ce contexte a rendu la mise en œuvre de FloQast d'autant plus cruciale. Sarah et Colin se sont tournés vers l'automatisation pour soutenir la croissance de leur activité sans augmenter leurs effectifs.

« FloQast a efficacement ajouté une capacité significative à notre équipe sans avoir à embaucher », a déclaré Sarah. « Cela nous a permis d'économiser entre 5 000 et 8 000 dollars par mois jusqu'à la clôture, soit essentiellement le coût d'un effectif, ce qui est essentiel compte tenu de la pénurie de talents à laquelle le secteur est confronté. »

Colin a fait remarquer l'impact sur la charge de travail, en soulignant comment l'automatisation a aidé l'équipe à gérer une liste de tâches exigeante tout en maintenant un équilibre sain.

« Il est difficile de surestimer le soulagement apporté par l'efficacité des processus », a-t-il déclaré. « Auparavant, nous étions submergés par les rapprochements manuels et par une montagne de tâches. Maintenant, l'équipe peut se concentrer sur des projets plus significatifs, ce qui rend le temps qui nous a été accordé inestimable. Au fur et à mesure que ma carrière s'est développée, ces projets incluent désormais du mentorat, de la formation et la création de croissance au sein de notre équipe. »

Transformer la gestion des temps de proximité et l'efficacité des équipes

Avant d'adopter FloQast, le processus de clôture d'Espire durait en moyenne 15 à 18 jours, une durée qui laissait peu de marge de manœuvre à l'équipe comptable. Avec FloQast, ce délai de fermeture est régulièrement tombé à 10 jours, et il est prévu de le réduire encore à huit jours.

« FloQast a complètement transformé notre clôture de fin de mois », a déclaré Colin. « Au lieu de consacrer tout notre temps à des tâches manuelles répétitives, le système automatise une grande partie de ce travail. À présent, nous passons du temps à vérifier et à améliorer le processus au lieu de nous y noyer. »

Colin a souligné une caractéristique particulière : Correspondance AutoRec de FloQast, qui rationalise les rapprochements pour les transactions sur plus de 40 comptes bancaires.

« Auparavant, le rapprochement des comptes bancaires prenait une journée entière, mais avec AutoRec, nous pouvons terminer le processus en quatre heures seulement », a-t-il déclaré. « Elle gère sans effort de gros volumes de transactions et a mis fin à un processus qui était autrefois fastidieux. »

Sarah a également noté les gains de temps réalisés dans son processus d'évaluation.

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FloQast a réduit de moitié mon temps de révision », a-t-elle déclaré. « Au lieu de consulter plusieurs systèmes et feuilles de calcul, tout est centralisé et fluide. Le fait de disposer des soldes de NetSuite et des rapprochements au même endroit facilite le processus. Cela m'a permis de gagner du temps pour me concentrer sur la stratégie au lieu de m'enliser dans des examens administratifs.

Sarah Montgomery, directrice financière, EspireDental

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Soutenir la croissance continue malgré les contraintes de ressources

Le modèle commercial hautement acquisitif d'EspireDental signifie que l'équipe comptable intègre constamment de nouvelles pratiques et fait face à une complexité croissante. FloQast est devenu un partenaire indispensable pour soutenir cette croissance.

« Nous acquérons en moyenne sept cabinets par an, et certaines années, jusqu'à 11. C'est beaucoup quand vous avez une équipe allégée qui gère toute la comptabilité », explique Sarah.

Colin a expliqué comment FloQast a contribué à absorber l'impact de ces nouvelles acquisitions.

« À chaque acquisition, nous collectons d'énormes volumes de données à intégrer dans les états financiers et les rapports. Le fait de disposer de FloQast pour centraliser et rationaliser les rapprochements et les contrôles a énormément aidé », a-t-il déclaré.

Un outil essentiel pour l'intégration des recrues

L'interface intuitive et les flux de travail structurés de FloQast se sont également révélés essentiels lors des transitions, comme le départ du comptable senior d'Espire, avec qui l'équipe travaillait en étroite collaboration depuis des années. Malgré les défis de la transition, Colin s'est dit confiant dans le rôle de FloQast dans la facilitation de l'intégration des nouveaux employés.

« Nous avons récemment recruté une intérimaire et, en deux heures, elle a compris FloQast », a-t-il déclaré. « Pour notre prochaine embauche de comptable senior, je m'attends à ce qu'ils soient opérationnels d'ici quelques semaines, ce qui aurait été beaucoup plus difficile avec notre configuration précédente. »

Sarah s'est fait l'écho de son sentiment en soulignant la manière dont FloQast préserve les connaissances institutionnelles, même en cas de départ de collègues proches.

« Quand quelqu'un part, ce n'est plus catastrophique car tout est enregistré dans FloQast », a-t-elle déclaré. « Tous les flux de travail, les rapprochements et les processus sont documentés, ce qui rend les transitions plus fluides et moins stressantes. »

Créer de la valeur à chaque étape de la clôture

Colin a souligné l'impact continu de FloQast sur la simplification de plusieurs flux de travail clés, en particulier lorsque la complexité découle de la croissance rapide d'Espire.

« FloQast apprend et s'améliore continuellement avec nous », a-t-il déclaré. « Qu'il s'agisse de gérer de nouveaux comptes, de gérer des rapprochements complexes ou d'automatiser des tâches banales, il est clair pour notre équipe qu'il s'agit d'un outil conçu pour évoluer avec nous. »

Sarah a conclu : « Je recommanderais FloQast à tout directeur financier sans hésitation. La facilité, l'efficacité et le soulagement mental que cela a apportés à cette équipe sont inestimables. Je ne peux pas m'imaginer revenir à la façon dont nous fonctionnions auparavant. »

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