Fly Leasing Limited beseitigt Ablenkungen und verbessert die Effizienz mit FloQast

Wir alle wissen, wie nervig Unterbrechungen sein können. In einem Geschäftsumfeld führen ständige Ablenkungen jedoch zu schwachen Ergebnissen und Produktivitätseinbußen.

Wann Fly Leasing Limited's Das Buchhaltungsteam beschloss, in eine Close-Management-Software zu investieren, um den Monatsabschluss zu beschleunigen und die Geschäftsleitung über die Fortschritte auf dem Laufenden zu halten. Es suchte nach einem Produkt, das einfach zu bedienen war, mit Excel funktionierte und unnötige Unterbrechungen vermeidete.

Nach einigen Recherchen war FloQast die beste Option, laut Dmitry Gladun, Buchhaltungsleiter von Fly Leasing Limited.

„Eine Konkurrenzlösung, die wir getestet haben, war nicht so intuitiv und zwingt ihre Kunden dazu, von Excel auf ihre native Tabellenkalkulationsanwendung umzusteigen“, so Gladun. „Wir mussten agil genug sein, um uns an die unterschiedlichen Transaktionsstrukturen anzupassen, auf die wir stoßen, und der beste Weg, dies zu tun, bestand darin, bei Excel zu bleiben.“

FloQast bot der Buchhaltungsabteilung von Fly Leasing Limited, die Teammitglieder an mehreren Standorten hat, einen zusätzlichen Vorteil: Durch die Close-Management-Software waren keine E-Mails mehr erforderlich, um Informationen mit dem Team auszutauschen.

„Vor FloQast nutzten wir eine Excel-Tabelle, um den Überblick zu behalten und das abgeschlossene Projekt zu verwalten“, so Gladun. „Egal wie oft Sie das Team bitten, die Excel-Tabelle zu verwenden und ihre Aktualisierungen einzufügen, es ist nie passiert. FloQast war das erste Mal, dass wir Termine und Projekte in Echtzeit einsehen konnten.“

Gladun wurde jedoch mit Anfragen überschwemmt, das Testguthaben des Unternehmens zu aktualisieren, was er aufgrund des vor Ort vorhandenen ERP-Systems von Fly Leasing Limited, Oracle Fusion/Oracle HFM, manuell erledigen musste. Im Laufe der Zeit belasteten ihn diese Ablenkungen schwer.

Ein Artikel in der Zeitschrift für experimentelle Psychologie stellte fest, dass eine Unterbrechung von nur 2,8 Sekunden dazu führte, dass die Teilnehmer einer Studie ihre Fehlerrate verdoppelten, wenn sie eine sequenzbasierte kognitive Aufgabe. Die Fehlerrate verdreifachte sich, als die Unterbrechung 4,4 Sekunden dauerte.

Und ein Studie einer Unternehmensberatungsfirma stellte fest, dass die Mitarbeiter im Durchschnitt fünf Minuten brauchten, um sich wieder zu konzentrieren und nach jeder Unterbrechung zu ihrer ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren. Mit der Zeit summieren sich diese Minuten.

„Die Standardlösung von FloQast bestand darin, einfach manuell ein TB von Oracle hochzuladen“, erinnert sich Gladun. „Wenn Buchhalter an ihrer zugewiesenen Aufgabe arbeiten und einen Journaleintrag vornehmen, möchten sie diesen aktualisierten Saldo sehen. Wenn sie das nicht sehen würden, würden sie mich bitten, die TB in FloQast zu aktualisieren.
Wir haben versucht, einen Zeitplan aufzustellen, aber der Großteil des Teams bat darum, kurz nach der Veröffentlichung des Journals eine aktualisierte TB in FloqAST zu sehen, sodass die manuelle Problemumgehung definitiv nicht funktionierte.“

Schließlich war Gladun in der Lage, selbst ein Skript zu entwickeln, um das Testguthaben automatisch zu generieren und zu aktualisieren. Als das FloQast-Produktteam das herausfand, arbeiteten beide Seiten eng zusammen FloQast Verbinden, ein Produkt, das entwickelt wurde, um das Testguthaben für ERP-Benutzer vor Ort nicht mehr manuell hochladen zu müssen, indem es nach einem vorher festgelegten Zeitplan automatisch in den Cloud-Speicher geladen wird.

Dadurch müssen die Teammitglieder Gladun nicht mehr bitten, das Testguthaben manuell hochzuladen. Auf die Frage, wie sich FloQast — und FloQast Connect — auf seine tägliche Arbeit ausgewirkt haben, war Gladun nachdrücklich.

„FloQast ist so einfach zu bedienen, dass unser Team sich sehr schnell angemeldet hat“, sagte er. „Wir haben bei Connect sehr eng mit FloQast zusammengearbeitet, und es scheint, als ob das Support-Team rund um die Uhr da ist. Derzeit können wir uns alle 30 Minuten auffrischen, was für mich weniger Stress und weniger Unterbrechungen bedeutet.“