Wie bucht man einen großgeschriebenen Software-Journaleintrag?

Wenn Ihr Unternehmen keine Standardsoftware finden kann, die seinen Anforderungen entspricht, lassen Sie möglicherweise Mitarbeiter oder Auftragnehmer kundenspezifische Software erstellen. Gekaufte Software wird kapitalisiert (in einen Vermögenswert umgewandelt) und abgeschrieben oder amortisiert. Sie können auch intern entwickelte Software kapitalisieren, sofern es sich um eine echte Neuentwicklung handelt und nicht nur um Bugfixes oder laufende Wartungsarbeiten.

Welche Softwarekosten werden kapitalisiert?

Bevor wir uns mit den Details von Journaleinträgen zur Software-Kapitalisierung befassen, wollen wir über die buchhalterische Behandlung sprechen. Software, die für den internen Gebrauch entwickelt oder erworben wurde, fällt unter ASC 350-40, Teil eines umfassenderen Standards für immaterielle Vermögenswerte. Software, die mit der Absicht entwickelt wurde, sie an externe Benutzer zu verkaufen, zu leasen oder zu vermarkten, fällt unter ASC 985. Bei intern entwickelter Software laufen Projekte in drei allgemeinen Phasen ab, und diese Phasen bestimmen, ob die Kosten kapitalisiert oder ausgegeben werden.Phase des Projekts: In dieser Phase werden die verschiedenen Alternativen erforscht. Vielleicht hat ein externer Anbieter etwas, das nur ein wenig angepasst werden muss, oder vielleicht muss etwas von Grund auf neu gebaut werden. Zu den Kosten in dieser Phase gehören die Bewertung der Vorschläge von Anbietern und die endgültige Auswahl. Alle Kosten für diese Phase sind aufgewendet wie sie anfallen.Phase der Anwendungsentwicklung: Dies ist die Codierungsphase und beinhaltet auch alle Tests vor dem Software geht live. Das Gesamtkosten dieser Phase werden großgeschrieben als Kosten des Vermögenswerts, und schließen Sie diese ein:

• Vergütung für Programmierer
• Zahlungen an externe Auftragnehmer und Berater
• Reisen für Programmierer und Auftragnehmer
• Zinsaufwand zur Finanzierung der Entwicklung
• Testen
• Direkter und indirekter Overhead
• Installation des Servers
• Kauf von Software

Diese Phase endet, wenn die Tests im Wesentlichen abgeschlossen sind und die Software einsatzbereit ist.Phase der Umsetzung: Sobald die Software live ist und verwendet wird, sind alle Kosten für Schulung und Wartung aufgebraucht. Nach der Inbetriebnahme der Software amortisieren sich die kapitalisierten Softwareentwicklungskosten über die geschätzte Nutzungsdauer der Software. Dies dauert in der Regel zwei bis fünf Jahre und erfolgt in der Regel nach der linearen Amortisationsmethode.Abschreibungen und Amortisationen sind beide Methoden, um die Kosten langlebiger Vermögenswerte auf die Jahre zu verteilen, in denen sie einen Vorteil bieten. Abschreibungen werden hauptsächlich für Sachanlagen verwendet, während Abschreibungen für immaterielle Vermögenswerte verwendet werden. Wie bei Abschreibungen handelt es sich bei der Amortisation um eine bargeldlose Ausgabe. Sie wird daher aus Ihrer Kapitalflussrechnung ausgewiesen. In der sich schnell verändernden Welt von heute kann es vorkommen, dass Software aufgegeben wird, bevor sie sich vollständig amortisiert hat. Projekte können auch eingestellt werden, bevor sie umgesetzt werden. In diesem Fall wird jeder nicht amortisierte Saldo verrechnet, und der kapitalisierte Vermögenswert sowie die damit verbundenen kumulierten Abschreibungen werden beide aus der Bilanz gestrichen. Aber Vorsicht — Upgrades und Verbesserungen, die wichtige neue Funktionen oder Features hinzufügen, können dazu führen, dass die Anwendungsentwicklungsphase erneut beginnt. Diese Kosten werden als neuer Vermögenswert kapitalisiert. Eine weitere Sache, die Sie beachten sollten, ist, dass Sie nicht dieselben Steuerregeln befolgen müssen. Da es jedoch Steuergutschriften für Softwareforschung und -entwicklung gibt, werden Sie Ihre Steuerberater glücklich machen, wenn Sie diese Kosten in Ihrem Hauptbuch ordentlich trennen können.

Was ist mit Software, die für den externen Gebrauch entwickelt wurde?

Die Rechnungslegungsstandards ziehen eine klare Grenze zwischen der Bilanzierung von Software, die für den internen Gebrauch entwickelt wurde, und Software, die letztendlich an externe Nutzer verkauft, vermietet oder vermarktet wird. Wie bei Software, die für den internen Gebrauch entwickelt wurde, werden die Kosten für Software für den externen Gebrauch auf drei Phasen aufgeteilt.Vortechnologische Machbarkeit: Dies ist die Forschungs- und Entwicklungsphase, und nach US-GAAP werden F&E-Kosten so berechnet, wie sie anfallen. Sie sind nicht kapitalisiert, wie sie nach IFRS gelten.Technologische Machbarkeit: Zu diesem Zeitpunkt sind die Forschungs- und Entwicklungsarbeiten im Wesentlichen abgeschlossen, die Software ist jedoch noch nicht zum Verkauf bereit. Ab diesem Zeitpunkt, bis die Software für die allgemeine Veröffentlichung verfügbar ist, werden alle Kosten kapitalisiert. Dies kann eine sehr Grauzone sein, und einige Unternehmen überspringen sie im Wesentlichen.Zum Verkauf verfügbar: Wenn die Software zum Verkauf bereit ist, fallen alle Kosten einschließlich Wartung, Schulung, kleiner Upgrades und Kundensupport an. An diesem Punkt beginnt die Amortisation aller kapitalisierten Kosten. Wie bei intern entwickelter Software werden die kapitalisierten Kostenerfassungseinträge linear über die geschätzte Nutzungsdauer des Vermögenswerts amortisiert. Und wie bei intern entwickelter Software ist jeder Restwert oder Restwert am Ende dieses Zeitraums in der Regel Null.

Was ist der Journaleintrag zur Großschreibung für Software?

In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass die einzigen Kosten, die wir kapitalisieren müssen, die Arbeitskosten sind, die von externen Auftragnehmern und Ingenieuren stammen. Der schwierigste Teil des großgeschriebenen Software-Journaleintrags ist die Datenerfassung. Es ist einfach, die Daten von Auftragnehmern zu erhalten. Bitten Sie sie, Ihnen eine Rechnung zu stellen, und trennen Sie Entwicklungsarbeiten von Bugfixes und laufender Wartung. Was das Abrufen von Daten aus der Arbeit Ihrer Mitarbeiter angeht, so entscheiden sich einige Unternehmen dafür, dass Techniker stundenweise verfolgen, woran sie gerade arbeiten. Andere Unternehmen können sich vierteljährlich oder monatlich mit der technischen Leitung treffen und die Mitarbeiter um Kostenvoranschläge bitten. Manche Unternehmen sind versiert und beziehen ihre Daten aus den Daten, die die Ingenieure bereits verwenden, vielleicht aus „Story Points“, wenn das Team „agil“ entwickelt. Wenden Sie nun die gewichteten Gehaltssätze (Arbeitgebersteuer und Leistungen) auf die Entwicklungszeit des Ingenieurs an.

Die Einzelheiten:

Journal: Großgeschriebene SoftwareHäufigkeit: Jeder Berichtszeitraum (d. h. monatlich) Speicherort des FloqAst-Ordners: „Anlagevermögen“ ist der Ort, an dem sich Software befindet, ebenso wie Software mit Großbuchstaben. Stellen Sie nur sicher, dass die Gehaltsinformationen für Ingenieure weiterhin für Buchhalter oder andere Personen verfügbar sind, die diese Informationen sonst benötigen würden.Die Ärzte und die ÄrzteDatumAccountnameDRCR6/30/20Intern entwickeltes Software-Asset — Projekt XYZ $42.375 Intern entwickeltes Software-Asset — Projekt ABC $15.000 Abgrenzung/Abrechnung von Gehaltsabrechnungen $57.375Notiz: Zur Kapitalisierung interner Software, die im Juni 2020 entwickelt wurdeGehen wir davon aus, dass die geschätzte Nutzungsdauer dieses Vermögenswerts drei Jahre beträgt und dass die Implementierungsphase ebenfalls im Juni begonnen hat. Hier ist der Buchhaltungseintrag zur Erfassung der Amortisationskosten: DateAccount NameDRCR6/30/20Amortisationsaufwand 1.584,00$Kumulierte Amortisation, intern entwickelte Software 1.584,00$Notiz: Zur Erfassung der Amortisation intern entwickelter Softwareanlagen im Juni 2020

Was muss ich sonst noch wissen?

• Die Kapitalisierung von Software nimmt zwar viel Zeit in Anspruch, um sie zu berechnen und zu dokumentieren, aber das Geschäftsergebnis des Unternehmens hat echte Vorteile. Gehaltsausgaben, die sich sonst sofort auf den Nettogewinn ausgewirkt hätten, können nun dank Amortisation über einen längeren Zeitraum verteilt werden. Dies macht die Gewinne weniger volatil.
• Wenn das Unternehmen Einkommenssteuerzahler ist (rentabel), gibt es vom IRS eine Forschungs- und Entwicklungsgutschrift. Es gibt auch neue Lohnsteuergutschriften für Unternehmen, die relativ jung sind und keine Bruttoeinnahmen über einem bestimmten Schwellenwert erzielen. Ihre Tagebucheinträge und die zugrunde liegenden Unterlagen helfen Ihrem Steuerberater dabei, diesen echten Cashback geltend zu machen.

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• Führen Sie eine fortlaufende Liste der Ergänzungen und Veräußerungen nach Projekten
• Erhöhen Sie Ihren Nettovermögenssaldo: Zugänge — Amortisationen — Außerbetriebnahme von Software = neuer Nettovermögenssaldo

Häufige Fallstricke

• Keine Gutschrift auf einem Nebenkostenkonto: Ja, wir entfernen Gehaltsaufwendungen aus Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung. Denken Sie jedoch daran, dass Sie die Gehaltskosten immer als Bruttolohnkosten in Ihrem Testsaldo abbuchen möchten. Verwenden Sie eine „Gegenausgabe“, die als „Entwicklung“ bezeichnet wird, um diese Gutschriften (Kürzungen) den Ausgaben zuzurechnen.
• Keine Kapitalisierung von Vermögenswerten durch das „Produkt“ oder „Projekt“. Möglicherweise möchten Sie Ihrem Anlagenregister intern entwickelte Softwareressourcen in Blöcken wie „die gesamte Software, die wir im Juni 2020 entwickelt haben“ hinzufügen. Möglicherweise sind dort jedoch verschiedene Softwareprojekte verwechselt. Wenn ein Projekt jemals außer Betrieb genommen wurde, müssen Sie dieses Asset entsorgen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten von Anfang an ein „Projekt“ spezifizieren können, indem Sie separate Vermögenskonten erstellen.
• Nicht genug Dokumentation! Wirtschaftsprüfer, die GAAP-Jahresabschlüsse überprüfen, oder der IRS, der Steuergutschriften für Forschung und Entwicklung überprüft, können die Eingabe der Großschreibung verweigern, wenn keine ausreichenden Unterlagen vorliegen. Lassen Sie Ihr technisches Management vierteljährlich in einer gemeinsamen Sprache eine „Erzählung“ darüber erstellen, was genau in dieser Zeit tatsächlich gebaut wurde. Und stellen Sie sicher, dass wir als Buchhalter über Unterlagen verfügen, anhand derer ein Prüfer die Zeit eines Ingenieurs bis hin zum Tagebucheintrag verfolgen kann!

Wie Auditoren prüfen

• BEREITSCHAFT ZUR PRÜFUNG ist der Schlüssel! Wirtschaftsprüfer werden nach Ihrem Anlagenregister fragen. Dann werden sie nach den Rechnungen fragen, denn so lernen Wirtschaftsprüfer, Wirtschaftsprüfer zu prüfen. Aber es gibt keine Rechnungen für von Mitarbeitern entwickelte Software! Sie geben ihnen also eine „Erzählung“ dessen, was für ein allgemeines Verständnis entwickelt wurde, die zugrunde liegenden Details wie die für Projekte kodierten Arbeitsstunden des Ingenieurs und eine Gehaltsliste zur Neuberechnung.