Comment enregistrer une entrée de journal logicielle en majuscules ?

Si votre entreprise n'est pas en mesure de trouver un logiciel standard qui réponde à ses besoins, il se peut que des employés ou des sous-traitants créent des logiciels personnalisés. Le logiciel acheté est capitalisé (transformé en actif) et amorti ou amorti. Vous pouvez également capitaliser les logiciels développés en interne tant qu'il s'agit d'un véritable nouveau développement et pas seulement de corrections de bogues ou de travaux de maintenance continus.

Quels sont les coûts des logiciels capitalisés ?

Avant d'entrer dans les détails des écritures de journal de capitalisation logicielle, parlons du traitement comptable. Les logiciels développés ou acquis pour un usage interne relèvent de la norme ASC 350-40, qui fait partie d'une norme plus large sur les actifs incorporels. Les logiciels développés dans le but de les vendre, de les louer ou de les commercialiser auprès d'utilisateurs externes sont régis par la norme ASC 985. Pour les logiciels développés en interne, les projets se déroulent en trois étapes générales, et ces étapes déterminent si les coûts sont capitalisés ou passés en charges.Étape du projet : À ce stade, les différentes alternatives sont en cours de recherche. Peut-être qu'un fournisseur externe propose quelque chose qui nécessite juste un peu de personnalisation, ou peut-être que quelque chose doit être construit à partir de zéro. Les coûts à ce stade comprennent l'évaluation des propositions des fournisseurs et la sélection finale. Tous les coûts de cette étape sont dépensés au fur et à mesure qu'ils sont encourus.Étape de développement de l'application : Il s'agit de l'étape de codage, qui comprend également tous les tests avant le logiciel est mis en ligne. Le coûts totaux de cette étape sont capitalisées comme coûts de l'actif, et incluez les éléments suivants :

• Rémunération du program
• Paiements aux contractants et consultants externes
• Voyages pour les programmeurs et les sous-traitants
• Charges d'intérêts pour financer le développement
• Tests
• Frais généraux directs et indirects
• Installation du serveur
• Achat de logiciels

Cette étape se termine lorsque les tests sont pratiquement terminés et que le logiciel est prêt à être utilisé.Étape de mise en œuvre : Une fois que le logiciel est en ligne et utilisé, tous les coûts de formation et de maintenance sont dépensés. Une fois le logiciel mis en service, les coûts de développement logiciel capitalisés sont amortis sur la durée de vie utile estimée du logiciel. Cela dure généralement de deux à cinq ans et se fait généralement selon la méthode d'amortissement linéaire.La dépréciation et l'amortissement sont deux méthodes permettant de répartir le coût des actifs à long terme sur les années pendant lesquelles ils offrent un avantage. L'amortissement est principalement utilisé pour les actifs corporels, tandis que l'amortissement est utilisé pour les actifs incorporels. Tout comme la dépréciation, l'amortissement est une dépense hors trésorerie, qui est donc déduite de votre état des flux de trésorerie. Dans le monde en évolution rapide d'aujourd'hui, les logiciels peuvent être abandonnés avant d'être complètement amortis. Les projets peuvent également être interrompus avant leur mise en œuvre. Dans ce cas, tout solde non amorti est passé en charges et l'actif capitalisé ainsi que l'amortissement cumulé associé sont tous deux retirés du bilan. Mais attention : les mises à niveau et les améliorations qui ajoutent de nouvelles fonctionnalités ou fonctionnalités importantes peuvent entraîner une reprise de la phase de développement de l'application. Ces coûts seront capitalisés en tant que nouvel actif. Une autre chose à garder à l'esprit est que vous n'êtes pas obligé de suivre les mêmes règles fiscales. Mais comme il existe des crédits d'impôt pour la R&D logicielle, vous ferez plaisir à vos comptables fiscaux si vous parvenez à bien séparer ces coûts dans votre grand livre général.

Qu'en est-il des logiciels développés pour un usage externe ?

Les normes comptables établissent une ligne de démarcation nette entre le traitement comptable des logiciels développés pour un usage interne et celui des logiciels qui seront finalement vendus, loués ou commercialisés à des utilisateurs extérieurs. À l'instar des logiciels développés pour un usage interne, les coûts des logiciels à usage externe sont répartis en trois phases.Faisabilité pré-technologique : Il s'agit de la phase de recherche et développement, et selon les PCGR américains, les coûts de R&D sont passés en charges au fur et à mesure qu'ils sont engagés. Ils ne sont pas capitalisés comme ils le sont selon les IFRS.Faisabilité technologique : À ce stade, la recherche et le développement sont pratiquement terminés, mais le logiciel n'est pas encore prêt à être vendu. À partir de ce moment et jusqu'à ce que le logiciel soit disponible pour la version générale, tous les coûts sont capitalisés. Il peut s'agir d'une zone très grise, et certaines entreprises l'ignorent essentiellement.Disponible à la vente : Lorsque le logiciel est prêt à être vendu, tous les coûts, y compris la maintenance, la formation, les petites mises à niveau et le support client, sont pris en compte. À ce stade, l'amortissement de tous les coûts capitalisés commence. À l'instar des logiciels développés en interne, les écritures comptables des coûts capitalisés sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimée de l'actif. Et, comme pour les logiciels développés en interne, toute valeur de récupération ou valeur résiduelle à la fin de cette période est généralement nulle.

Qu'est-ce que l'entrée de journal en majuscules pour les logiciels ?

Dans cet exemple, nous supposons que les seuls coûts que nous devons capitaliser sont les coûts de main-d'œuvre, qui proviennent de sous-traitants externes et d'ingénieurs faisant partie du personnel. La partie la plus délicate de l'entrée de journal logicielle capitalisée est la collecte de données. Il est facile d'obtenir les données auprès des sous-traitants : demandez-leur de vous facturer et de séparer les travaux de développement des corrections de bogues et de la maintenance continue. En ce qui concerne l'obtention de données sur le travail de vos employés, certaines entreprises choisissent de demander à des ingénieurs de suivre chaque heure ce sur quoi ils travaillent. D'autres entreprises peuvent rencontrer la direction de l'ingénierie tous les trimestres ou tous les mois et demander des estimations à leurs employés. Certaines entreprises font preuve d'intelligence et obtiennent leurs données à partir des données que les ingénieurs utilisent déjà, peut-être à partir de « story points » si l'équipe s'engage dans un développement « agile ». Appliquez maintenant des taux de salaire pondérés (impôt de l'employeur + avantages sociaux) au temps de développement de l'ingénieur.

Les détails :

Journal : Capitalized SoftwareFréquence : À chaque période de référence (c'est-à-dire mensuelle) Emplacement du dossier FloQast : « Immobilisations » est l'endroit où se trouvent les logiciels, tout comme les logiciels en majuscules. Assurez-vous simplement que les informations salariales des ingénieurs sont toujours disponibles pour tout comptable du grand livre général ou pour toute autre personne qui aurait autrement besoin de ces informations.Le docteur et le médecinDate du compte nommé RCR6/30/20Actif logiciel développé en interne — Projet XYZ 42 375$ Actif logiciel développé en interne — Projet ABC 15 000$ Accumule/compensation de la masse salariale 57 375$Mémo : Capitaliser les logiciels développés en interne en juin 2020Supposons que la durée de vie utile estimée de cet actif soit de trois ans et que la phase de mise en œuvre ait également débuté en juin. Voici l'écriture comptable pour enregistrer la charge d'amortissement : DateAccount NameDRCR6/30/20Charges d'amortissement 1 584,00$Amortissement cumulé, logiciel développé en interne 1 584,00$Mémo : Pour enregistrer l'amortissement en juin 2020 d'un actif logiciel développé en interne

Qu'est-ce que j'ai besoin de savoir d'autre ?

• La capitalisation d'un logiciel prend beaucoup de temps à calculer et à documenter, mais elle présente de réels avantages pour les résultats financiers de l'entreprise. Les dépenses salariales qui auraient autrement eu un impact immédiat sur le bénéfice net peuvent désormais être étalées dans le temps, grâce à l'amortissement. Cela permet de réduire la volatilité des bénéfices.
• Si l'entreprise est assujettie à l'impôt sur le revenu (rentable), il existe un crédit R&D de l'IRS. Il existe également de nouveaux crédits d'impôt sur les salaires pour les entreprises relativement jeunes et dont les recettes brutes ne dépassent pas un certain seuil. Vos écritures de journal et la documentation sous-jacente aideront votre spécialiste en déclarations de revenus à demander cette véritable remise en argent.

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• Tenez une liste des ajouts et des éliminations par projet
• Progressez votre solde d'actif net : ajouts - amortissement - mise hors service du logiciel = nouveau solde d'actif net

Pièges courants

• Ne pas créditer un compte de contre-dépenses : Oui, nous supprimons les dépenses salariales de votre compte de résultat. Mais n'oubliez pas que vous voudrez toujours avoir les dépenses salariales au débit des dépenses salariales brutes dans votre balance de vérification. Utilisez une « contre-dépense » appelée « développement » pour attribuer ces crédits (réductions) à vos dépenses.
• Ne pas capitaliser les actifs par « produit » ou « projet ». Vous souhaiterez peut-être ajouter des actifs logiciels développés en interne à votre registre des actifs immobilisés par morceaux, par exemple « tous les logiciels que nous avons développés en juin 2020 ». Mais il peut y avoir différents projets logiciels mélangés là-dedans. Si un projet devait être mis hors service, vous devrez vous départir de cet actif. Assurez-vous que vos données peuvent dès le début spécifier un « projet » en créant des comptes d'actifs distincts.
• Pas assez de documentation ! Les auditeurs qui examinent les états financiers selon les PCGR ou l'IRS qui examine les crédits d'impôt pour la R&D peuvent refuser la saisie de la capitalisation s'il n'y a pas suffisamment de documentation. Demandez à votre direction technique de créer un « récit » trimestriel dans un langage courant de ce qui a été construit exactement au cours de cette période. Et, en tant que comptables, assurez-vous que nous disposons de la documentation nécessaire pour permettre à un auditeur de suivre le temps passé par un ingénieur jusqu'à l'écriture du journal !

Comment les auditeurs auditent

• PRÉPARATION À L'AUDIT est la clé ! Les auditeurs vous demanderont votre registre des immobilisations. Ensuite, ils demanderont les factures, car c'est ainsi que les comptables publics certifiés apprennent à auditer. Mais il n'y a pas de factures pour les logiciels développés par les employés ! Vous leur fournirez donc le « récit » de ce qui a été conçu pour une compréhension générale, les détails sous-jacents tels que les heures de travail des ingénieurs codées en fonction des projets et une liste de salaires à recalculer.