Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung? (und wie man einen erstellt)

Die meisten Geschäftsinhaber wissen, dass sie Einnahmen und Ausgaben verfolgen müssen. Möglicherweise müssen sie Anlegern oder Kreditgebern sogar Jahresabschlüsse vorlegen. Aber nur wenige fühlen sich wohl dabei, diese Jahresabschlüsse zu erstellen oder zu interpretieren, ohne einen flüchtigen Blick auf das Geschäftsergebnis zu werfen.

Um Ihnen zu helfen, den Jahresabschluss Ihres Unternehmens zu verstehen, bietet dieser Blog einen Überblick über einen wichtigen Jahresabschluss: Die Gewinn- und Verlustrechnung. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie eine vorbereiten und die darin enthaltenen Informationen nutzen können.

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Eine Gewinn- und Verlustrechnung, auch bekannt als Gewinn- und Verlustrechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung, ist eine der drei wichtigsten Finanzberichte. Normalerweise erhalten Sie eine zusammen mit einer Bilanz und einer Kapitalflussrechnung.

Die Gewinn- und Verlustrechnung fasst die Umsätze Ihres Unternehmens zusammen, Kosten der verkauften Waren, Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum — in der Regel einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr. Das Ende Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Ihren Nettogewinn für das Jahr (daher kommt der Begriff „Endergebnis“!).

Was ist der Unterschied zwischen Gewinn und Verlust (GuV) und einer Bilanz?

Während die Gewinn- und Verlustrechnung Ihnen zeigt, was Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verdient hat, Bilanz zeigt, was das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt schuldet und besitzt. In der Buchhaltungsterminologie zeigt es die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Datum. Die Differenz zwischen Vermögenswerten und Verbindlichkeiten ist das Eigenkapital.

Beide Jahresabschlüsse sind unerlässlich, um die finanzielle Situation Ihres Unternehmens zu verfolgen. Ihre Bilanz zeigt die Finanzlage des Unternehmens, während die Gewinn- und Verlustrechnung Ihre Gesamtleistung oder Rentabilität für den Abrechnungszeitraum zeigt.

Was sind die wichtigsten Bestandteile einer Gewinn- und Verlustrechnung?

Jeder Gewinn- und Verlustrechnung beinhaltet vier Hauptkomponenten:

1. Umsätze. Der Umsatz ist das Gesamteinkommen, das durch den Verkauf der Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens erzielt wird.
2. Kosten der verkauften Waren. Kosten der verkauften Waren (COGS) sind die direkten Kosten für die Herstellung der Waren oder Dienstleistungen, die Sie verkaufen. Dazu können Produkte gehören, die für den Wiederverkauf gekauft wurden, direkte Material- und Arbeitskosten im Zusammenhang mit der Herstellung oder dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen sowie Versand- und Frachtkosten.
3. Ausgaben. Ausgaben sind die Kosten, die Ihrem Unternehmen entstehen, um Einnahmen zu erzielen, mit Ausnahme der direkten Kosten für die Herstellung und den Verkauf Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Die Art von betriebliche Kosten Die Einnahmen Ihres Unternehmens können variieren, beinhalten aber im Allgemeinen Gehälter und Löhne für Führungskräfte und andere Verwaltungsangestellte, Miete, Nebenkosten, Versicherungen, Marketing und Werbung, Rechts- und Honorare, Büromaterial und mehr.
4. Nettogewinn (oder Nettoverlust). Nachdem Sie alle Kosten für verkaufte Waren und Ausgaben bezahlt haben, ist der verbleibende Gesamtumsatz Ihr Nettoeinkommen, auch bekannt als Nettogewinn. Wenn das Ergebnis eine negative Zahl ist, haben Sie einen Nettoverlust.

Einfach ausgedrückt, folgt jede Gewinn- und Verlustrechnung derselben Grundformel:

Einnahmen — Kosten — Ausgaben = Nettogewinn oder -verlust

Was sagt Ihnen eine Gewinn- und Verlustrechnung über Ihr Unternehmen?

Viele Kleinunternehmer erstellen nur eine Gewinn- und Verlustrechnung, um die Anforderungen der Kreditgeber zu erfüllen, Jahresberichte einzureichen oder Steuererklärungen für die IRS zu erstellen. Eine Gewinn- und Verlustrechnung kann jedoch ein wertvolles Instrument sein, um den Überblick über Ihre Unternehmensfinanzen zu behalten.

Durch die regelmäßige Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung können Sie eine Bestandsaufnahme der Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens vornehmen und die Rentabilität im Auge behalten. Sie können eine Gewinn- und Verlustrechnung verwenden, um:

• Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihr Geschäftsergebnis zu verbessern, indem Sie den Geschäftsbetrieb anpassen, den Umsatz steigern oder die Ausgaben senken
• Vergleichen Sie Zahlen von Monat zu Monat oder Jahr, um Trends zu erkennen oder nach unerwarteten Abweichungen Ausschau zu halten
• Berechnen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und Kennzahlen und vergleichen Sie sie mit Branchen-Benchmarks

So erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung

Wenn Sie eine Cloud-basierte Buchhaltungssoftware verwenden, die die Einnahmen, Kosten und Ausgaben Ihres Unternehmens verfolgt, ist das Erstellen einer Gewinn- und Verlustrechnung so einfach wie das Erstellen eines Gewinn- und Verlustberichts.

Wenn Sie keine Buchhaltungssoftware verwenden, ist die manuelle Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung aufwändiger. Hier ist der grundlegende Prozess.

Schritt 1: Wählen Sie einen Zeitrahmen

Die meisten Gewinn- und Verlustrechnungen decken einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr ab. Die Vorbereitung einer Gewinn- und Verlustrechnung für weniger als einen Monat wird wahrscheinlich keine aussagekräftigen Daten liefern. Andererseits wäre es überwältigend, jahrelange Daten zu durchsuchen, um eine Gewinn- und Verlustrechnung für mehrere Jahre zu erstellen.

Schritt 2: Sammeln Sie Ihre Finanzinformationen

Sammeln Sie Informationen über die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens für den Abrechnungszeitraum. Dieser Schritt könnte einfach sein, wenn Sie diese Informationen in einer Tabelle erfasst haben. Andernfalls müssen Sie einige Zeit damit verbringen, die Informationen aus Kontoauszügen, Kreditkartenabrechnungen, Quittungen und Rechnungen zu sammeln.

Schritt 3: Verwenden Sie eine Vorlage für eine Gewinn- und Verlustrechnung

Gewinn- und Verlustrechnungen folgen in der Regel einem Standardlayout. Sie können entweder einem Beispiel folgen, das Sie online finden, oder unsere Vorlage unten herunterladen, um Zeit zu sparen.

Schritt 4: Listen Sie Ihre Umsätze auf

Sie können alle Einnahmen in einer Zeile zusammenfassen oder sie in Unterkategorien unterteilen, wenn dies für die Leser des Jahresabschlusses hilfreich wäre.

Schritt 5: Geben Sie Ihre Kosten für verkaufte Waren an

Sie können alle Kosten der verkauften Waren in einer Zeile zusammenfassen oder sie in Unterkategorien unterteilen. Berechnen Sie dann Ihren Bruttogewinn, indem Sie die Kosten der verkauften Waren vom Umsatz abziehen und das Ergebnis als Zwischensumme anzeigen.

Schritt 6: Listen Sie Ihre Ausgaben auf

Erstellen Sie Kategorien für verschiedene Ausgaben, wie Miete, Nebenkosten, Gehälter und Löhne, Bürokosten usw. Zeigen Sie hier keine Zinsen, Steuern, Abschreibungen oder Amortisationskosten an, da Sie diese später berücksichtigen werden. Ziehen Sie die Gesamtkosten von Ihrem Bruttogewinn ab. Das Ergebnis ist Ihr Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen (EBITDA).

Schritt 7: Zins, Steuern und Abschreibungen auflisten

Jedes kleine Unternehmen führt Zinsen, Steuern, Abschreibungen und Amortisationen in seinem Jahresabschluss nicht separat auf. Es kann jedoch hilfreich sein, diese Posten in der Gewinn- und Verlustrechnung getrennt aufzuschlüsseln, da sie die Gewinne des Unternehmens ohne die Auswirkungen von Finanzierungs-, Regierungs- und Rechnungslegungsentscheidungen ausweist.

Schritt 8: Berechnen Sie den Nettogewinn oder -verlust

Um den Nettogewinn zu erhalten, ziehen Sie Zinssteuern und Abschreibungen vom EBITDA ab.

Vorlage für Gewinn- und Verlustrechnungen

Wenn Sie zur Erstellung Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung keine Buchhaltungssoftware verwenden, können Sie mit einer GuV-Vorlage Zeit und Mühe sparen, anstatt eine von Grund auf neu zu erstellen.

Laden Sie unsere herunter Vorlage für eine Gewinn- und Verlustrechnung und verwenden Sie es, um einen Gewinn- und Verlustbericht in Excel oder Google Sheets zu erstellen.

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen muss oder nicht, kann dies ein wertvolles Instrument sein, um Ihren Nettogewinn zu überprüfen und Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, eine Gewinn- und Verlustrechnung selbst in Angriff zu nehmen, sollten Sie die Verwendung einer Cloud-basierten Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Xero oder Sage Intacct in Betracht ziehen. Diese Lösungen können die oben beschriebenen Schritte automatisieren, um die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung zu vereinfachen.