Maximierung der Effizienz bei der Erstellung von Jahresabschlüssen durch Automatisierung

Eine Umfrage Capterra, das von der Technologiebewertungsplattform Capterra abgeschlossen wurde, zeigt, dass 72% der Unternehmen planen, 2024 mehr für Software auszugeben als 2023.

Unternehmen, die ihre Prozesse zur Erstellung von Jahresabschlüssen automatisieren, profitieren häufig von einer verbesserten Genauigkeit, Daten nahezu in Echtzeit und einer erhöhten Effizienz.

Fakt: Unternehmen, die einen Teil ihres Abschlusserstellungsprozesses automatisieren, reduzieren die Zeit bis zum Abschluss um 33% oder mehr.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie die Effizienz bei der Erstellung von Jahresabschlüssen mithilfe von Automatisierung maximieren können, finden Sie in diesem Artikel Folgendes:

• Die Notwendigkeit der Automatisierung
• Die Finanzberichte, die Sie automatisieren können
• Die Vorteile der Automatisierung der Jahresabschlusserstellung

Was ist Automatisierung der Finanzberichterstattung?

Automatisierung der Finanzberichterstattung verwendet Technologie, um Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung und Analyse von Finanzberichten zu automatisieren.

Der Zweck der Automatisierung der Finanzberichterstattung besteht darin, die Effizienz und Genauigkeit zu steigern, indem die Anzahl sich wiederholender und manueller Aufgaben reduziert wird.

Warum ist eine Automatisierung bei der Erstellung von Jahresabschlüssen erforderlich?

Darauf werden wir später noch näher eingehen, aber die Notwendigkeit der Automatisierung der Bilanzberichterstattung dreht sich darum, Zeit zu sparen und Zeit für andere, bedeutendere strategische Aktivitäten freizugeben.

Zum Beispiel ein Lebensmitteltechnologieunternehmen Instacart von der Verwendung von Google Sheet-Checklisten für das Monatsende Close zu einem automatisierten System übergegangen, das einen vollständigen Audit-Trail der Änderungen ermöglichte. Dies war etwas, was Google Sheets nicht effektiv tun konnte.

Die Automatisierung verringerte die Wahrscheinlichkeit, dass Änderungen der Umsatzzahlen von Instacart nicht in eine konsolidierte Gewinn- und Verlustrechnung einfließen.

Dank der Automatisierung müssen Manager nicht mehr mehrere Versionen konsolidierter Testsalden überprüfen.

Wie unterscheidet sich die Automatisierung von herkömmlichen Methoden der Finanzberichterstattung?

Herkömmliche Methoden zur Erstellung und Berichterstattung von Jahresabschlüssen umfassen die manuelle Verfolgung von Ausgaben, die Erfassung und Überprüfung von Finanzdaten sowie die Erstellung und Analyse von Jahresabschlüssen.

Bei der Verwendung der traditionellen Finanzberichterstattungsmethode verbringen Buchhaltungspersonal die meiste Zeit damit, Daten manuell in Software oder Tabellen einzugeben, ohne dass die Möglichkeit besteht, Echtzeitdaten bereitzustellen.

Bei der traditionellen Methode ist auch eine Menge Papierdokumentation erforderlich, die als Prüfpfad verwendet werden kann.

Auf der anderen Seite bleiben bei der automatisierten Finanzberichterstattung viele manuelle Aufgaben der Software überlassen.

Kontoauszüge können automatisch mit dem Kassenbuch abgeglichen werden, sodass nur die Ausnahmen von den Mitarbeitern untersucht werden müssen.

Welche Funktionen der Finanzberichterstattung können Sie automatisieren?

Von der Bilanzanalyse bis hin zum Bankabgleich — der Funktionsumfang, den Sie automatisieren können, ist vielfältig.

Betrachten Sie die folgenden Beispiele:

Analyse des Jahresabschlusses

Obwohl eine genaue Erstellung von Jahresabschlüssen wichtig ist, liegt der Erfolg oft in der Analyse von Jahresabschlüssen. Bei der Bilanzanalyse erhalten Sie wichtige Einblicke in wichtige Finanzkennzahlen, bewerten Trends und vergleichen Unternehmenskennzahlen mit Branchendurchschnitten.

In automatisierten Finanzsystemen generiert die Buchhaltungssoftware automatisch wichtige Kennzahlen und vergleicht sie mit früheren Perioden, wobei bemerkenswerte Änderungen anhand der von Ihnen ausgewählten Kriterien hervorgehoben werden.

Jahresabschlussberichte

Automatisierte Buchhaltungssoftware kann dabei helfen, verschiedene Finanzberichte zu erstellen, sei es monatlich, vierteljährlich, jährlich oder sogar nach Lust und Laune.

Wenn Sie an mehreren Standorten tätig sind oder mehrere Produkte verkaufen, kann die Software Ihren Bericht disaggregieren, sodass Sie sich ein klareres Bild von der Leistung der einzelnen Segmente machen können. Dies kann einen großen Beitrag zur Verbesserung leisten Berichte des Managements.

Beispiele für Finanzberichte, die mit automatisierter Buchhaltungssoftware erstellt werden können, sind:

• Bilanz
• Gewinn und Verlustrechnung
• Kapitalflussrechnung
• Eigenkapitalveränderungsrechnung

Versöhnungen

Eine automatisierte Buchhaltungssoftware kann sowohl Bankabstimmungen als auch zwischenbetriebliche Abstimmungen durchführen.

Bei Bankabstimmungen gleicht die Buchhaltungssoftware automatisch die entsprechenden Einträge (zwischen der Bank und dem Kassenbuch) ab, entfernt doppelte Transaktionen und identifiziert ausstehende Transaktionen.

Zwischenbetriebliche Aktivitäten können automatisch mit den in einem Ausnahmebericht gemeldeten Differenzen abgeglichen werden.

Steuermanagement

Die Automatisierung der Berechnung und Berichterstattung von Steuern stellt sicher, dass das Unternehmen die Vorschriften einhält. Und die Automatisierungssoftware wird automatisch mit den neuesten Steuergesetzen und Steuersätzen aktualisiert.

Finanzplanung

Funktionen wie Budgetierung und Finanzprognosen werden am besten von einer automatisierten Buchhaltungssoftware ausgeführt, die historische Daten abrufen kann, um vernünftige Zukunftsprognosen zu erstellen.

Mithilfe historischer Daten kann eine automatisierte Software eine Varianzanalyse durchführen, um signifikante Abweichungen von Prognosen aufzuzeigen.

Darüber hinaus können einige Buchhaltungssoftwareprogramme Funktionen zur Szenariomodellierung ausführen, einschließlich Was-wäre-wenn-Analysen.

Funktionen zur Gehaltsabrechnung

Mit automatisierten Buchhaltungsprozessen können Sie die Gehälter und Abzüge Ihrer Mitarbeiter, einschließlich Boni und Überstunden, automatisch berechnen.

Zahlungsvorgänge

Unternehmen, die automatisierte Finanzsysteme verwenden, können Rechnungen nach Status (ob bezahlt oder fällig) verfolgen, Rechnungen anhand von Bestellungen validieren und Zahlungen an Lieferanten planen.

Was sind die Vorteile der Automatisierung der Finanzberichterstattung?

Laut ein Bericht Bloomberg hob hervor, dass 96% der befragten Buchhalter die Automatisierung für wichtig für die Zukunft des Buchhaltungsberufs halten.

Warum sind Buchhalter also optimistisch in Bezug auf Automatisierung?

Die Antwort liegt in den Vorteilen, die die Automatisierung bietet.

Automatisierung spart Zeit

Wie bereits erwähnt, ermöglicht die Automatisierung manueller Aufgaben den Teammitgliedern, sich auf wertvolle strategische Aufgaben zu konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen oder Kreativität erfordern.

Automatisierung verbessert die Effizienz

Automatisierung spart nicht nur Zeit und spart Zeit, sondern kann auch die Effizienz verbessern. Wir sprechen von schnelleren Prozessen und Workflows statt von langwierigen und ermüdenden manuellen Prozessen.

Wenn in Berlin ansässig Holen Sie sich Ihren Guide Da er große Teile seines Abschlussprozesses automatisiert hatte, wurde er von knapp 20 Tagen auf 7 Tage umgestellt.

Automatisierung führt zu besserer Produktivität

Das sollte offensichtlich sein. Bei verbesserter Effizienz steigt die Produktivität oft.

Laut einem aktuellen studieren, 70% der Unternehmen, die mindestens ein Viertel ihrer Buchhaltungsfunktionen automatisiert haben, berichten von einer moderaten oder erheblichen Kapitalrendite (ROI).

Automatisierung verbessert die Datengenauigkeit

Buchhalter sind Menschen. Sie werden müde. Sie haben Zahlen falsch verstanden. Sie machen Tippfehler.

Da die Automatisierung das Eingreifen von Menschen reduziert oder ganz verhindert, garantiert sie oft genauere Daten.

Natürlich wird immer noch ein Mensch benötigt, um die Genauigkeit der Systemausgabe zu überprüfen.

Automatisierung verbessert den Datenabruf

Physische Zeitschriften werden ausgedruckt und in Lagerräumen in nicht automatisierten Systemen abgelegt.

Diese Lagerräume füllen sich schnell mit Haufen von Dateien. Die Suche nach einem Tagebucheintrag oder einem Abgleich, um Belege zu finden, spiegelt in der Regel eine Jagdexpedition wider.

In automatisierten Systemen können Sie jedoch jeden Journaleintrag in Sekunden abrufen. Und der Audit-Trail ist ebenfalls beigefügt und kann schnell wiederhergestellt werden.

Automatisierung verbessert die Datensicherheit

Unternehmen müssen Finanzunterlagen oft mehrere Jahre lang aufbewahren, je nachdem, ob sie privat oder öffentlich sind.

Dies ist oft mit einer Herausforderung verbunden. In manuellen Systemen können Rechnungen und Journale verloren gehen oder unkenntlich gemacht werden.

Digitale Kopien von Dokumenten können jedoch sofort in automatisierten Buchhaltungsberichtssystemen abgerufen werden.

So wählen Sie das beste Tool zur Automatisierung der Finanzberichterstattung aus

Die Auswahl der besten Automatisierungssoftware erfordert eine sorgfältige Bewertung der Bedürfnisse, Ressourcen und Ziele Ihres Unternehmens.

Angenommen, Sie arbeiten innerhalb Ihres Budgets. Gehen Sie wie folgt vor, um das beste Tool für die Automatisierung der Buchhaltungsberichterstattung auszuwählen.

• Datenintegration: Die von Ihnen gewählte Buchhaltungsautomatisierungssoftware sollte Daten aus mehreren Quellen sammeln und integrieren, egal ob Slack, Teams, Excel, ERP oder CRM.
• Transparenz: Die Software sollte leicht zugängliche Dashboards bereitstellen, mit denen Sie den Status aller Workflows überprüfen können, um sicherzustellen, dass Sie immer prüfungsbereit sind.
• Qualitätsberichte: Das von Ihnen gewählte Tool sollte Ihnen helfen, einen umfassenden Überblick über alle Entitäten auf einer einzigen Seite zu erhalten oder einen Drilldown für granulare Leistungsdaten und tiefere Analysen durchzuführen. Berichte sollten anpassbar sein und in Echtzeit bereitgestellt werden.
• Sicherheit: Um die Sicherheit zu gewährleisten, Ihr Automatisierungstool sollte über Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Datenverschlüsselung und regelmäßige Backups verfügen.
• Skalierbarkeit: Das von Ihnen gewählte Tool sollte in der Lage sein, mit den gestiegenen Anforderungen Ihres Unternehmens Schritt zu halten und den sich ständig ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
• Kundenbetreuung: Sie möchten es nicht mit einem Unternehmen zu tun haben, das für seinen schlechten Kundenservice bekannt ist. Um auf der sicheren Seite zu sein, lesen Sie immer Unternehmensrezensionen.

Wie kann FloQast bei der Implementierung der Automatisierung der Finanzberichterstattung helfen?

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