Risikokontrollmatrix: So machen Sie das Beste daraus

Wenn Sie Ihr Unternehmen heute führen, gibt es eine unendliche Liste von Risiken.

Cyberhacker halten Ihre Daten für Lösegeld fest.

Die Technologie verändert sich schneller, als Sie Schritt halten können.

Aufsichtsbehörden, die Ihre Branche regulieren.

Die Liste geht weiter und weiter.

Die Minderung der Risiken für Ihr Unternehmen kann sich mühsam anfühlen. Oder streicheln Sie sich langweilig die Augäpfel aus.

Aber leider ist es ein notwendiges Übel.

Aber wir sind hier um zu helfen. Hier erfahren Sie, was Sie über eine Risiko- und Kontrollmatrix wissen sollten und wie Sie das Beste daraus machen können.

Was ist eine Risiko- und Kontrollmatrix?

Oft als RACM oder RCM abgekürzt, ist eine Risiko- und Kontrollmatrix ein Tool, das das Risikoprofil einer Organisation zusammenfasst. Es umfasst potenzielle Risikoereignisse, die jeweiligen Risikokontrollstrategien und das erwartete Ergebnis der Kontrollen.

Risiken werden häufig in der Reihenfolge ihres Ranges von hoch bis niedrig dokumentiert und kontinuierlich bewertet.

Warum ist eine Risiko- und Kontrollmatrix wichtig?

Ohne eine Risiko- und Kontrollmatrix in Verbindung mit einem disziplinierten und proaktiven Umgang mit Risiken ist Ihr Unternehmen möglicherweise einem Ansatz zur Brandbekämpfung ausgesetzt. In den meisten Fällen ist dieser Ansatz sowohl kostspielig als auch ineffektiv.

Letztlich ist eine Risiko- und Kontrollmatrix unerlässlich, da sie Unternehmen eine realistische Chance bietet, Risiken zu managen und die potenziellen Folgen von Risikoereignissen auf der Grundlage der Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens zu mindern.

Schlüsselfelder in der Risikokontrollmatrix

Im Folgenden sind die wichtigsten Felder einer Risiko- und Kontrollmatrix aufgeführt, die Sie im Griff haben sollten.

• Risiko oder Risikoereignis: Das identifizierte Risiko. Es kann alles beinhalten, von finanziellen Risiken bis hin zu Umweltbedrohungen.
• Steuerung: Auch als Risikokontrolle bekannt, plant die Organisation, ein bestimmtes Risiko oder Risikoereignis zu verhindern oder zu erkennen.
• Kontrollnummer: Einige Risikomatrizen enthalten eine Kontrollnummer, anhand derer eine bestimmte Kontrolle identifiziert werden kann, um die Referenz zu erleichtern.
• Kontrollziel: Dies ist oft eine kurze, aber klare Aussage, die erklärt, warum ein Unternehmen eine bestimmte Kontrollmaßnahme ergriffen hat und was die Kontrollmaßnahmen voraussichtlich bewirken werden.
• Risikobewertung: Eine Bewertung der potenziellen Auswirkungen und der Wahrscheinlichkeit eines Risikos, die in der Regel mit hoch, mittel oder niedrig bewertet wird
• Frequenz: Dies ist ein Schlüsselfeld in einer Risiko- und Kontrollmatrix, das festlegt, wie oft eine bestimmte Kontrolle durchgeführt werden sollte.
• Besitzer der Kontrolle: Dies ist das Personal, das für eine bestimmte Kontrollmaßnahme verantwortlich ist.

5 Risikostufen

Im Folgenden sind die fünf Risikostufen aufgeführt, die häufig im Zusammenhang mit einer Rahmen für das Unternehmensrisikomanagement.

Jedes Unternehmen kann zwar unterschiedliche Namen für diese fünf Kategorien verwenden, aber im Allgemeinen sieht das so aus:

• 🟢 Vernachlässigbar: Diese Risiken haben die geringsten potenziellen Auswirkungen. Es ist unwahrscheinlich, dass sie den Betrieb stören oder nennenswerte Schäden verursachen.

• 🟠 Niedrig: Diese Risiken können zu geringfügigen Störungen oder Schäden führen, sind aber im Allgemeinen leicht zu handhaben und würden nicht zu schwerwiegenden Folgen führen.

• 🟡 Mittel: Diese Risiken könnten den Betrieb stören und erfordern möglicherweise mehr Ressourcen für deren Bewältigung. Sie stellen ein erhebliches Problem dar, das angegangen werden muss, aber sie sind nicht unbedingt katastrophal.

• 🔴 Hoch: Diese Risiken können zu erheblichen Schäden oder Störungen führen. Sie erfordern sofortige Aufmerksamkeit und erhebliche Ressourcen für ihre Verwaltung und könnten potenziell langfristige Auswirkungen haben.

• 🔥 Schwerwiegend oder kritisch: Dies sind die schwerwiegendsten Risiken. Sie könnten zu katastrophalen Schäden oder Störungen führen, z. B. zu schweren finanziellen Verlusten, zum Verlust von Menschenleben oder zu einem vollständigen Ausfall des Betriebs. Sie erfordern ein sofortiges und erhebliches Eingreifen.

Diese Ebenen werden verwendet, um Risikomanagementaktivitäten zu priorisieren. Je höher das Risikoniveau, desto dringender muss es angegangen werden. Es ist wichtig zu beachten, dass die Risikoniveaus nicht statisch sind — sie können sich im Laufe der Zeit ändern, wenn sich die Umstände ändern und als Ergebnis von Maßnahmen zur Risikominderung.

Hier ist die Wahrheit. Ohne ein System, das ständig überwacht Risiken und identifiziert sie frühzeitig. Ihr Risikoniveau kann ohne Ihr Wissen erheblich erhöht werden. Zum Glück haben automatisierte Risikomanagementprogramme wie FloQast-Konformitätsmanagement machen Sie die kontinuierliche Risikoüberwachung einfach und effektiv.

Was sind die Vorteile einer Risiko- und Kontrollmatrix?

Bevor Sie eine Risikokontrollmatrix (manchmal auch als Risikobewertungsmatrix bezeichnet) entwerfen, ist es wichtig, ihre Vorteile zu verstehen und zu wissen, ob sie den Aufwand wert ist oder nicht. Folglich müssen Sie die folgenden Vorteile einer Risiko- und Kontrollmatrix berücksichtigen.

Vorteil 1: Die Risiko- und Kontrollmatrix sorgt für eine Standardisierung des Risikomanagements

Die Matrix standardisiert den Risikobewertungsprozess in verschiedenen Organisationsabteilungen oder -einheiten und fördert so die Konsistenz des Risikomanagements.

Vorteil 2: Die Risiko- und Kontrollmatrix verbessert die Risikokommunikation

Es ist ein hilfreiches Kommunikationsinstrument für die Diskussion von Risiken und Kontrollen mit verschiedenen Interessengruppen, einschließlich der Geschäftsleitung, Vorstandsmitgliedern, Wirtschaftsprüfern und Aufsichtsbehörden.

Vorteil 3: Die Risiko- und Kontrollmatrix hilft bei der Priorisierung von Risiken

Im Gegensatz zu Männern sind Risiken nicht gleich. Eine Risiko- und Kontrollmatrix hilft bei der Priorisierung von Risiken und ermöglicht die Zuweisung von Ressourcen zu Bereichen mit hoher Priorität.

Vorteil 4: Die Risiko- und Kontrollmatrix mindert das Risiko

Durch die Beschreibung wirksamer Kontrollen und der Ergebnisse dieser Kontrollen kann ein RCM die Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Risikominderung leiten.

Ob es Risiken in Finanzberichterstattung oder SOX-Konformität, zu wissen, wo sich die potenziellen Brände befinden, ist entscheidend für den Erfolg.

Erstellen Sie eine Risikokontrollmatrix: Schritt für Schritt

Die Entwicklung einer Risiko- und Kontrollmatrix muss nicht überwältigend sein. Sie können den folgenden schrittweisen Prozess verwenden, um Ihre eigene Risikomatrix zu erstellen.

Schritt 1: Identifizieren Sie die Risiken

Mithilfe von Tools zur Risikoidentifizierung wie Brainstorming-Sitzungen können Sie die Risikoarten in Ihrem Unternehmen anhand der jeweiligen Risikokategorien identifizieren.

Zu den Risikokategorien gehören beispielsweise das finanzielle Risiko, das operationelle Risiko und das strategische Risiko.

Schritt 2: Bestimmen Sie die Risikokontrollen

Identifizieren Sie die vorhandenen Kontrollen, die zur Minderung der einzelnen Risiken vorhanden sind. Dabei kann es sich um präventive Kontrollen (um das Eintreten des Risikos zu verhindern) oder um detektivische Kontrollen (um das Risiko zu erkennen, nachdem es eingetreten ist) handeln.

Überprüfen Sie die Kontrollen, um festzustellen, ob sie das Risiko wirksam kontrollieren.

Schritt 3: Bewerten Sie das Risiko

Hier müssen Sie das Risiko, ob schwerwiegend, hoch, moderat, niedrig oder vernachlässigbar, auf der Grundlage einer vorab festgelegten Skala bewerten, die die Risikowahrscheinlichkeit und die Risikoauswirkung berücksichtigen sollte. Das Folgende ist ein Beispiel.

Wahrscheinlichkeit/ Auswirkung Vernachlässigbare Auswirkungen Niedrige Auswirkungen Mäßige Auswirkungen Schwere Auswirkungen Sehr unwahrscheinlich vernachlässigbares Risiko (1/25) Unwahrscheinlich Niedriges Risiko (4/25) Möglich Moderates Risiko (9/25) Wahrscheinlich hohes Risiko (16/25) Sehr wahrscheinlich großes Risiko (25/25)

Schritt 4: Eigentümerschaft zuweisen

Weisen Sie einer Person oder Abteilung innerhalb Ihrer Organisation die Verantwortung für jede Kontrolle zu. Dadurch wird sichergestellt, dass jemand für die Überwachung und Verwaltung jeder Kontrolle verantwortlich ist.

Schritt 5: Überprüfen und aktualisieren

Denken Sie daran, dass Ihr RCM ein lebendes Dokument sein sollte. Es sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in den Betriebsabläufen, der Risikoumgebung oder den regulatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens Rechnung zu tragen.