Am Ende des Jahres und am Beginn eines neuen Jahres denken viele Menschen über das vergangene Jahr nach und fassen Vorsätze, um die Dinge für das neue Jahr zu verbessern. Zu diesen Vorsätzen gehört zwar in der Regel nicht, öfter ins Fitnessstudio zu gehen oder im Januar nicht zu trinken, aber in dieser Zeit werden wichtige Entscheidungen für die nächsten 12 Monate getroffen.

Für Inhaber kleiner Unternehmen mag es sich unmöglich anfühlen, die Zeit von Ihrem ohnehin vollen Terminkalender zu nutzen, um das letzte Jahr abzuschließen und für das nächste zu planen, aber es ist entscheidend, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen. Um Ihnen zu helfen, haben wir diese Liste mit Best Practices für das Jahresende und das neue Jahr zusammengestellt, damit Sie mit einem Knall beginnen können!

Warum sollten kleine Unternehmen einen Check-In zum Jahresende durchführen?

Ein Rückblick auf das Vorjahr — auch wenn es ein verrücktes, auf den Kopf gestelltes Jahr ist wie 2020 — ist entscheidend, wenn Sie Ihr Unternehmen voranbringen wollen. Wenn Sie nicht nur Ihre Finanzberichterstattung zum Jahresende in Ordnung bringen, können Sie sich auch die Zeit nehmen, das Vorjahr auszuwerten, um sich auf die Zukunft vorzubereiten und zu planen. Checkliste zum Jahresende hilft Ihnen dabei, alle offenen Enden zu lösen, damit Sie das neue Jahr mit einem Knall beginnen können.

Checkliste für kleine Unternehmen: Ende 2020

1. Schließ die Bücher. Hat Ihr Buchhalter alle Transaktionen des Jahres aufgezeichnet? Abgleich all Ihrer Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass alles aufgezeichnet ist. Möglicherweise müssen Sie sich an Ihren Buchhalter wenden, um weitere Anpassungen an Abschreibungen, Vorauszahlungen und Rückstellungen zum Jahresende vorzunehmen. Nachdem alle Anpassungen vorgenommen wurden, empfiehlt es sich, das Vorjahr zu sperren, damit keine unbeabsichtigten Änderungen an Ihren Finanzdaten vorgenommen werden können.
2. Zählen Sie Ihr Inventar zum Jahresende. Wenn Sie Dinge verkaufen, müssen Sie Ihr physisches Inventar zum Jahresende zählen. Dies ist auch der perfekte Zeitpunkt, um veraltete Artikel in Ihrem Inventar zu entsorgen und Ihre Preise zu überprüfen. Wenn Sie kein Inventar haben, ist es auch eine gute Idee, Ihr Anlagevermögen zum Jahresende zu überprüfen. Stellen Sie sicher, dass Sie alles in Ihrem Abschreibungsplan berücksichtigen können.
3. Untersuchen Sie Ihre Zahlen. Sobald Sie Ihre Bücher geschlossen haben, erstellen Sie Ihre Finanzberichte zum Jahresende. Sie benötigen Ihre Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (auch bekannt als Gewinn- und Verlustrechnung) und Kapitalflussrechnung. Das Jahresende ist der perfekte Zeitpunkt, um diese mit Ihren Ergebnissen aus dem Vorjahr zu vergleichen und zu sehen, ob etwas seltsam aussieht.

Wenn Ihre Forderungen im Vergleich zum Vorjahr sprunghaft angestiegen sind, müssen Sie möglicherweise einige davon abschreiben. Ein Anstieg der Verbindlichkeiten könnte ein Zeichen für drohende Cashflow-Probleme sein oder eine Erinnerung an übersehene Rechnungen sein. Schauen Sie sich auf der Seite der Gewinn- und Verlustrechnung Ihre Geschäftsausgaben an. Wenn einige ungewöhnlich hoch oder niedrig erscheinen, könnte das bedeuten, dass etwas falsch codiert wurde. Es könnte auch ein Zeichen von Betrug sein.

4. Prüfen Sie, wohin Ihr Geld fließt. Die meisten Buchhaltungsprogramme können eine Kapitalflussrechnung erstellen, die Ihre Mittelzuflüsse und -abflüsse in drei Kategorien unterteilt:

• Betrieb: Ein- und Auszahlungen von Bargeld für Ihre Einnahmen und Ausgaben
• Investieren: Cashflows für alle gekauften und verkauften Vermögenswerte
• Finanzierung: Darlehenserlöse und Rückzahlungen dieser Kredite

Ihre Kapitalflussrechnung gibt Ihnen einen umfassenden Überblick darüber, wohin Ihr Bargeld fließt, aber vielleicht möchten Sie einige Ihrer Umsatz- und Ausgabenkategorien genauer untersuchen. Überlegen Sie, ob Ihre Ausgaben Ihnen die erwartete Kapitalrendite bringen.

5. Überprüfe, wie du die Ziele des letzten Jahres erreicht hast. Die Coronavirus-Pandemie hat alle aus dem Gleichgewicht gebracht, sodass Sie Ihre Ziele möglicherweise bei weitem verfehlt haben. Aber geben Sie COVID-19 nicht zu schnell die Schuld für die Probleme, die Sie sehen. Gehen Sie tiefer rein, um zu sehen, ob das wirklich das Problem war. Es kann sein, dass Sie Ihr Geschäftsmodell oder die Mischung aus Waren und Dienstleistungen, die Sie verkaufen, ändern müssen.
6. Kümmere dich um deine Unterlagen zum Jahresende. Sind Ihre Lohnsteuerberichte und Zahlungen auf dem neuesten Stand? Müssen Sie bei der IRS 1099 für einen Ihrer Verkäufer und Auftragnehmer oder für Ihren Vermieter einreichen? Was ist neben Ihren Steuererklärungen mit Gewerbeanmeldungen? Sind die aktuell? Müssen Sie Ihre lokale Geschäftslizenz erneuern? Sind Sie in allen Staaten registriert, in denen Sie Geschäfte tätigen?
7. Sammeln Sie Steuerdokumente. Ihr Steuerberater benötigt Ihre Jahresabschlüsse und möglicherweise sogar Zugriff auf Ihre Bücher, um Ihre Einkommensteuererklärung zu erstellen. Wenn Sie Ihrem Buchhalter nur lesenden Zugriff auf Ihr Buchhaltungssystem gewähren, kann er die Berichte abrufen, wenn er sie benötigt. Andernfalls verbringen Sie möglicherweise Stunden am Telefon oder in endlosen E-Mail-Ketten, während Sie versuchen, ihnen die gewünschten Informationen zu geben. Glücklicherweise machen es die meisten Buchhaltungsprogramme, einschließlich QuickBooks, Xero und Sage, einfach, Ihrem Buchhalter Ihre Aufzeichnungen zu zeigen.

Wenn Sie große Einkäufe wie Autos, Möbel, Maschinen oder neue Computer getätigt oder Verbesserungen an Ihrem Arbeitsplatz vorgenommen haben, wird Ihr Buchhalter die Unterlagen für diese Ausgaben sehen wollen. Wenn Sie Vermögenswerte Ihres Unternehmens verkauft oder gespendet haben, müssen sie diese Dokumente ebenfalls sehen. Ihr Buchhalter möchte möglicherweise auch alle Zeitpläne sehen, in denen Sie die laufenden Arbeiten verfolgen, sowie alle Berechnungen für Umsatzrealisierung oder Leasingvereinbarungen. Wenn Sie 1099s erhalten, sollten Sie diese auch weiterschicken.

8. Erstellen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Aufzeichnungen. Wenn Sie alles auf einem Server in Ihrem Büro aufbewahren, stellen Sie sicher, dass Sie ein vollständiges Backup Ihrer Festplatte erstellen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem CPA, wie lange Sie Ihre Dokumente aufbewahren müssen. Bewahren Sie Ihre Aufzeichnungen für 2020 an einem sicheren Ort auf.

Wenn Sie Ihre Bücher schließen und Ihre Finanzen für 2020 zusammenstellen, wird die Geschäftsplanung für das neue Jahr einfacher. Die Schritte in dieser Checkliste zum Jahresende sind auch wichtig für Bereitschaft zur Prüfung wenn Ihr Unternehmen ein Audit benötigt.

Checkliste für kleine Unternehmen: Anfang 2021

1. Studientrends für 2021. Informieren Sie sich über Branchen-, regulatorische und wirtschaftliche Trends und Prognosen für 2021. Gibt es Begeisterung für neue Technologien, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten? Sind Sie auf neue Vorschriften vorbereitet, die in Kraft treten? Sind die Wirtschaftsprognosen für das Land und Ihre Region günstig oder beängstigend?
2. Aktualisiere deine Ziele für das laufende Jahr. Die COVID-19-Pandemie hat viele kleine Unternehmen auf den Kopf gestellt. Einige überlebten, indem sie ihr Geschäftsmodell stark verändert haben. Was sagt Ihre Recherche zu den Trends für das kommende Jahr über Ihre Ziele aus? Wie wird sich die anhaltende Pandemie auf Ihr Unternehmen auswirken? Was hat letztes Jahr funktioniert und was wirst du für dieses Jahr ändern? Wie passen diese Pläne zum North Star für Ihr Unternehmen?
3. Übersetze deine Ziele in einen Plan. Setzen Sie Meilensteine für das Jahr, jedes Quartal und jeden Monat. Sind diese erreichbar oder müssen Sie Ihre Ziele anpassen? Stellen Sie sicher, dass Sie Erinnerungen in Ihren Kalender aufnehmen, um diese Meilensteine das ganze Jahr über im Auge zu behalten, und passen Sie Ihre Pläne nach Bedarf an. Andernfalls ist es allzu leicht, den Fehler zu machen, Ihren Plan in einer Schublade abzulegen und ihn nie wieder anzusehen..
4. Überprüfe deine Ressourcen. Benötigen Sie zusätzliche Ressourcen in Bezug auf Ausrüstung, Mitarbeiterzahl oder Finanzierung, um diese Meilensteine zu erreichen? Beginnen Sie mit der Planung zukünftiger Geschäftsanforderungen, da die Umsetzung dieser Anforderungen einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Erwägen Sie, eine Cashflow-Prognose durchzuführen, um sicherzustellen, dass Sie Bargeld zur Hand haben, wenn Sie es benötigen.
5. Überprüfe deine Marketingstrategie. Ohne Marketing passiert nichts. Was hast du letztes Jahr gemacht, das funktioniert hat? Was hat nicht funktioniert? Nehmen Sie sich etwas Zeit, um darüber nachzudenken, wer Ihre idealen Kunden sind und was sie von Ihnen erwarten. Benötigt Ihre Website ein Update? Ist es einfach zu navigieren und zu verwenden? Ist es für Kunden einfach, das zu finden, was sie wollen?
6. Beurteilen Sie Ihre Backoffice-Abläufe. Müssen Sie Ihre Buchhaltungssoftware aktualisieren oder Ihre Buchhaltung oder andere Backoffice-Abläufe auslagern? Nutzen Sie die verfügbaren Automatisierungen voll aus? Müssen Sie mehr Mitarbeiter für administrative Aufgaben einstellen?
7. Erkundigen Sie sich bei Ihren Leuten. Das letzte Jahr war für alle schwierig. Wie geht es deinem Team? Benötigen sie zusätzliche Unterstützung, um ihre Arbeit zu erledigen? Vielleicht benötigen sie eine zusätzliche Ausbildung oder eine Änderung der beruflichen Pflichten. Erwägen Sie, Ihre Richtlinien für Freizeit, flexible Arbeitszeiten, Telearbeit und Vergütung zu überprüfen. Wie können Sie Ihren Mitarbeitern helfen, ihre langfristigen Karriereziele zu erreichen?
8. Optimieren Sie Ihre Systeme und Prozesse. Gibt es Bereiche, in denen Sie Prozesse vereinfachen können, ohne zusätzliche Technologie hinzuzufügen, oder gibt es Bereiche, in denen technische Tools helfen könnten? Die beste Methode ist, herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter benötigen und wo ihre Probleme liegen, bevor Sie in ein schickes neues technisches Tool investieren.
9. Hol dein ganzes Team an Bord. Sie werden mehr Erfolg haben, wenn jeder weiß, wohin er will. Planen Sie regelmäßige Aktualisierungstreffen ein, um alle auf dem Laufenden zu halten, und verpflichten Sie sich zu einer häufigen und transparenten Kommunikation.

Sich die Zeit zu nehmen, über das letzte Jahr nachzudenken und für das kommende Jahr zu planen, kann sich wie ein unnötiger Genuss anfühlen, besonders wenn Ihre To-Do-Liste nie kürzer wird. Aber wie Benjamin Franklin sagte: „Wenn du nicht planst, planst du zu scheitern!“ Wenn Sie diese Schritte befolgen, geben Sie sich, Ihrem Team und Ihrem Unternehmen den bestmöglichen Start in ein großartiges neues Jahr. Also geh raus und tu es!