Durchgängige Transparenz in der Buchhaltung: Wir transformieren Harwoods zum Monatsende

1931 gegründet, Harwoods ist ein renommierter Autohändler in Familienbesitz in Südengland. Das Unternehmen verkauft viele der weltweit führenden Luxusautomarken, darunter Aston Martin, Bentley, Jaguar, Range Rover und McLaren, und hat sich den Ruf erarbeitet, seinen Kunden ein herausragendes Serviceniveau zu bieten.

Heute, mit über 1.000 Mitarbeitern und wachsender Anerkennung auf dem britischen Markt, konzentriert sich Harwoods auf die Modernisierung seiner Betriebsabläufe, um seinen Ruf für herausragende Leistungen aufrechtzuerhalten. Im Mittelpunkt dieser Bemühungen steht die Finanzabteilung des Unternehmens, für die Harwoods FloQast mit der Durchführung einer umfassenden Finanztransformation beauftragte.

Vor FloQast

Finanzkontrolleur der Gruppe Matt Stephens und Konzernfinanzbuchhalter Ella Silberman skizzierte Einzelheiten der Finanzfunktion von Hartwood vor seiner Transformation.

Vor FloQast hatte Harwoods Prozess zum Monatsende mit fragmentierten Arbeitsabläufen und der Abhängigkeit von manuellen Prozessen zu kämpfen. Die Mitglieder des Buchhaltungsteams vervollständigten ihr Monatsende anhand zahlreicher Excel-Tabellen, die auf mehrere Netzlaufwerke verteilt waren.

Der Hauptnachteil dieses manuellen Ansatzes war der schlechte Überblick über den Fortschritt der einzelnen Teammitglieder bei Hunderten von Abstimmungsobjekten — ein Problem, das häufig zu Engpässen führte. Aufgrund der Verwendung von Tabellenkalkulationen war eine zeitaufwändige Dateneingabe erforderlich, es gab keine zentrale Möglichkeit zur Fortschrittsverfolgung und kein strukturierter Abnahmeprozess, der den Abschluss der Prüfung signalisieren würde. Diese Ineffizienzen wirkten sich nicht nur auf das Tempo aus, das Harwoods zum Monatsende abschloss, sondern erhöhten auch das Risiko von Fehlern, Doppelarbeit und administrativen Problemen.

Die Unternehmensleitung von Harwoods erkannte, dass die Möglichkeit bestand, die Finanzabteilung des Unternehmens zu stärken, um den Geschäftsfortschritt von fast einem Jahrhundert aufrechtzuerhalten und darauf aufzubauen.

Matt merkte an, dass das ursprüngliche Ziel der Transformation der Finanzen bestand darin, die Arbeitsabläufe zum Monatsende von Ende zu Ende zu überarbeiten, um die Transparenz und Effizienz so weit wie möglich zu verbessern und die Grundlagen der Buchhaltung zu optimieren. Im Rahmen dieser Bemühungen betonte er die Notwendigkeit, im gesamten Team einen Mentalitätswandel herbeizuführen, indem Einzelpersonen mit Buchhaltungssoftware ausgestattet werden, die in der Lage ist, moderne Buchhaltungsherausforderungen zu bewältigen.

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Wir wollten alles, wofür wir zuvor rund einen Monat gebraucht hatten, einschließlich des Abgleichs von Gewinn und Verlust und Bilanzen, auf fünf Tage komprimieren. Das ist nicht unbedingt ein anderer Prozess zum Monatsende, das ist eine komplette Überarbeitung.“

— Matt Stephens, Finanzkontrolleur der Gruppe

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Harwoods zog eine Reihe von Softwareplattformen in Betracht, um den Transformationsprozess zu unterstützen. Matt und Ella waren sich jedoch des Erfolgs bewusst, den Branchenkollegen mit FloQast erzielt hatten, und verstanden die Fähigkeiten der Plattform.

Angesichts des Umfangs der Veränderungen, die Hawoods für seine Finanzfunktion wollte, und des Tempos, mit dem das Unternehmen diese umsetzen wollte, wurde klar, dass FloQast der herausragende Kandidat war.

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Das Tool ist großartig. Das Team ist großartig. FloQast hat uns keinen Grund gegeben, woanders nachzuschauen.“

— Ella Silberman, Konzernfinanzbuchhalter

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FloQAst-Implementierung

Harwoods hat seinen gesamten Schließvorgang in FloQast verlagert, was die Transponierung vorhandener Ordner auf der Plattform beinhaltete und Abbildung von Bilanzen und andere wichtige Dokumente auf neuen Tools.

Die Implementierung verlief reibungslos und schnell, und Matthew und Ella wiesen darauf hin, dass die Unterstützung durch das FloQast-Team ein entscheidender Faktor in diesem Prozess war. Die Buchhalter von Harwoods verstanden die neue Oberfläche schnell und nutzten sie bald täglich.

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Es gab keine Geschwindigkeitsbegrenzungen oder Verzögerungen. Es lief reibungslos, nachdem wir alles auf unserer Seite kartografiert hatten. Wenn es Probleme gab, stand uns am Ende eines Telefonats immer ein Support zur Verfügung, der uns half, alles richtig zu implementieren.“

— Ella Silberman, Konzernfinanzbuchhalter

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FloQast hatte unmittelbare Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe von Harwoods. Matt schätzte, dass es dem Team von Harwoods gelungen ist, die Zeit bis zur Fertigstellung, einschließlich aller Abstimmungen, von 20 Tagen auf 5 Tage zu reduzieren — ohne dass die Aufgaben in den nächsten monatlichen Abrechnungsperiode fallen.

Die Sichtbarkeitsvorteile waren erheblich. Wo Buchhalter und Controller früher mit schlechten Sichtverhältnissen zu kämpfen hatten, sind nach dem neuen System Bilanzen auf Knopfdruck verfügbar, und Controller können den Fortschritt der Teammitglieder bei den Aufgaben zum Monatsende schnell verfolgen und so potenzielle Verzögerungen vermeiden, bevor sie zu Terminen führen.

Ella wies auf die FloQAst-Checklistenfunktion als besonderen Sichtbarkeitsvorteil hin. Die Checkliste hilft dem Team nicht nur dabei, den aktuellen Stand am Monatsende genau zu verfolgen, sondern unterstützt auch nahtlos die erhöhte Nutzungsbelastung, die die Buchhalter von Harwoods von Tag zu Tag mit sich bringen.

FloQast hat auch Vorteile für die Zusammenarbeit geboten. Matt wies auf die zentrale Aufsicht hin, die die Controller jetzt am Monatsende haben und die es ihnen ermöglicht, die Arbeit schnell zu überprüfen und zu verifizieren, bei Bedarf einzugreifen und sich schnell zu verabreden — ohne Hunderte von Dateien in mehreren Ordnern durchsuchen zu müssen oder sich Gedanken über die Versionskontrolle machen zu müssen. Er wies auch auf die Bequemlichkeit der eingebetteten Compliance-Kontrollen von FloQast hin, die während der Aufgabenausführung nahtlos angewendet werden können.

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FloQast hilft uns, unser System zu verstehen. Es gibt dem Compliance-Team den Überblick, den es benötigt. Sie können neue Prüfungsaufgaben übernehmen, Checklisten abstimmen und zusätzliche Kontrollen hinzufügen, die wir noch nie in unsere Workflows integrieren konnten.“

— Matt Stephens, Finanzkontrolleur der Gruppe

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Schließlich verwendet Harwoods FloQast für seinen Auditprozess verbessern. Da Aufzeichnungen und Dokumente an einem zentralen Ort konsolidiert sind, der als einzige Informationsquelle dient, können die Buchhalter von Harwoods Prüferanfragen mit beispielloser Geschwindigkeit, Genauigkeit und Effizienz erfüllen. Die Verbesserung hat das Auditteam dazu veranlasst, FloQast als Teil seines eigenen internen Auditprozesses einzuführen.

Ausblick: Mehr Effizienz, mehr Automatisierung

Seit der Implementierung hat Harwoods die Effizienz von Monat zu Monat verbessert und geschätzte jährliche Betriebskapitaleinsparungen von Hunderttausenden von Pfund erzielt.

Nachdem sich das Team von Harwoods mit den grundlegenden Fragen befasst hat, ist es nun bereit, sich auf die Optimierung des Potenzials von FloQast zu konzentrieren. Ella sprach Pläne für eine weitere Automatisierung an, einschließlich der Integration von automatisierte Testbilanzen und Tools für automatische Abstimmungen. Das Team untersucht auch nachgelagerte Abhängigkeiten, um neue Effizienzmöglichkeiten aufzudecken.

Das gesamte Harwoods-Team ist in der Lage, abgeschlossene Aufgaben schneller und unter weniger Druck zu erledigen und die wiedergewonnene Zeit dann strategischeren Buchhaltungsbelangen zu widmen, ohne dass manuelle Probleme auftreten und der Überblick über den Fortschritt verloren geht. Ebenso verbringen Controller nicht mehr stundenlang mit mühsamer Prüfungsarbeit, sondern können sich proaktiv mit Problemen zum Monatsende befassen und können sicher sein, dass ihr Fachwissen genau dort eingesetzt wird, wo es benötigt wird.

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FloQast gibt mir Seelenfrieden. Ich weiß genau, wo wir uns im Prozess befinden, ich kann aufkommende Probleme sofort erkennen und ich kann proaktiv vorgehen. Wir haben unser Monatsende nicht nur schneller abgeschlossen, wir haben es auch reibungsloser und sauberer gemacht.“

— Matt Stephens, Finanzkontrolleur der Gruppe

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