FloQast offers Onfido Transparence and new resources for a efficient and proactive operation

Onfido, mit Hauptsitz in London, bietet eine Real Identity Platform, die Personen digital verifiziert und ihnen den Zugang zu Diensten erleichtert. Die Plattform ermöglicht es Unternehmen, die Verifizierungsmethoden an die individuellen Benutzer- und Marktanforderungen anzupassen und dabei Dokumenten- und biometrische Überprüfungen, vertrauenswürdige Datenquellen und passive Betrugssignale zu kombinieren. Heerad Zahedi, Senior Finance Business Partner bei Onfido, trat dem Unternehmen 2020 bei und stellte fest, dass das 12-köpfige Team Schwierigkeiten hatte, die Monatsabschlüsse auf organisierte Weise abzuwickeln. Obwohl das Team über eine Dokumentation der Verantwortlichkeiten verfügte, stand es vor Herausforderungen und musste seinen Abschlussprozess jedes Mal überdenken. Der Abschlussprozess zum Monatsende war hektisch und zeitaufwändig, was die Notwendigkeit einer verbesserten Sichtbarkeit und Organisation verdeutlichte. „Die größte Herausforderung, vor der wir standen, bevor wir überhaupt von einem Tool wie FloQast wussten, war der Abschluss des Monats“, erinnert sich Heerad. „Der Abschlussprozess zum Monatsende ist wirklich ein ziemlich hektischer Prozess. Es kann einen längeren Zeitraum dauern. Es ist wichtig, dass wir die Mitarbeiter zur Rechenschaft ziehen und unsere Termine einhalten können. Deshalb ist Transparenz von entscheidender Bedeutung, und wir wussten, dass wir das verbessern mussten. Außerdem mussten wir unsere Varianzanalyse verbessern, eine Möglichkeit finden, die Kommentare zu unseren Bewertungen zu organisieren und die Vollständigkeit aller unserer Rechnungslegungsvorschriften, wie in der Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz, sicherzustellen.“

Umsetzung und Festlegung grundlegender Ziele

Onfido entdeckte FloQast im Jahr 2020 und wurde einer der ersten Kunden in Europa. Nachdem das Team einige Produktdemos gesehen hatte, erkannte es deutlich den Wert der Lösung und legte ein Ziel für den Programmstart fest. Ihr übergeordnetes Ziel bestand darin, eine bessere Struktur für den Abschlussprozess zu schaffen und die benötigten Arbeitstage von 8 bis 10 auf 5 Tage zu reduzieren, um die Ressourcen effektiver zuzuweisen und den Mitarbeitern mehr Zeit zu geben, um sich auf wertschöpfende Aktivitäten statt auf administrative Aufgaben im Zusammenhang mit CLOSE zu konzentrieren. Heerad teilte mit, dass sie ihre Abläufe zentralisieren und rationalisieren wollten, insbesondere die manuellen und zeitintensiven Aufgaben, die tagelange Arbeitsstunden verschlangen. Mit Hilfe ihres engagierten Account-Implementierungsspezialisten wurden geringfügige Änderungen und Anpassungen vorgenommen, um den Prozess innerhalb von FloQast zu optimieren, und das Team war innerhalb weniger Wochen einsatzbereit.

Steigerung der Teamleistung durch freundschaftlichen Wettbewerb

Onfido hat FloQast als wertvolles Tool empfunden und bei der Einführung des Programms einen freundschaftlichen Teamwettbewerb eingeführt. Sie veranstalten einen fortlaufenden Teamwettbewerb, um eine Rangliste zu erstellen, in der aufgeführt wird, wer sich am häufigsten anmeldet, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erledigen. Ein Tool, das sie gut angenommen haben, ist Erinnern, das für ihre Mehrwertsteuer- und Gehaltsabrechnungsprozesse verwendet wird. „Wir nutzen auch intensiv die Slack-Integration, was wirklich nützlich ist, weil die Leute immer daran erinnert werden können, was sie tun müssen und wie es zu tun ist“, sagt Heerad.

Eine echte Ressource für Buchhaltungsvorgänge

Bald nach der Markteinführung erkannte Onfido, dass FloQast es ihnen ermöglichte, verschiedene Aspekte des Rechnungswesens effizienter und mit ihren verschiedenen Geschäftsbereichen anzugehen. Durch die Ausweitung der Nutzung von FloQast auf ihre verbundenen Geschäftspartner im gesamten Unternehmen waren sie nicht nur in der Lage, ihren Geschäftsabschluss zu rationalisieren und auf 5 Arbeitstage zu reduzieren, sondern auch erhebliche Abteilungseffizienzen im gesamten Unternehmen aufzubauen. „Wir haben vor Kurzem damit begonnen, FloQast Ops für operativere Tagesprojekte zu verwenden, die über den Geschäftsschluss hinausgehen, z. B. für die Durchführung unserer Zahlungen an Lieferanten oder das Einziehen von Bargeld von Kunden. Es ist so nützlich geworden, dass wir alle Aufgaben an einem zentralen Ort organisiert und es zu unseren BAU-Aktivitäten, business as usual, hinzugefügt haben.

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Mit FloQast Ops ist es einfach, Aufgaben zuzuweisen, jeder weiß, was er zu tun hat, und die Fristen sind klar.“

- Heerad Zahedi, Leitender Geschäftspartner im Finanzbereich

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Ein echter Geschäftspartner

Neben der Funktionalität von FloQast sagte Heerad, er sei vom Customer Success Team als Geschäftspartner begeistert. „Ich denke, das Beste daran ist, dass das Kundenerfolgsteam darin besteht, wie praktisch es mit uns umgeht und wie schnell es auf alle Bedürfnisse reagiert, die wir haben“, sagte er. „Ich liebe die vierteljährlichen Besuche wirklich und wie wir anhand der Analysen von FloQast besprechen können, wo wir stehen und was wir noch tun können, was großartig ist.“ Auf die Frage, ob er ein Tool wie FloQast anderen Finanz- und Buchhaltungsteams empfehlen würde, brachte Heerad es direkt auf den Punkt. „Ich kann FloQast auf jeden Fall weiterempfehlen und werde dies auch weiterhin tun, wann immer ich kann.“ „Wenn Sie planen, Ihr Team zu skalieren, auch wenn Sie ein kleines Team sind, ist FloQast wirklich nützlich“, sagte er. „Ich denke, das ist der Weg, den alle Buchhalter in der Zukunft haben werden. FloQast eröffnet einen neuen Weg in die Buchhaltung und verleiht der Rolle etwas mehr Leichtigkeit, da Sie Dinge abhaken und Ihre Abstimmungen mit mehr Selbstvertrauen und Vollständigkeit durchführen können, und Sie fühlen sich gut, wenn Sie das dem Management melden. Ich kann nicht unterschätzen, wie hilfreich es ist, alles in einem System organisiert zu haben. Ich kann FloQast nur empfehlen.“

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Ich kann nicht unterschätzen, wie hilfreich es ist, alles in einem System organisiert zu haben. Ich kann FloQast nur empfehlen.“

- Heerad Zahedi, Leitender Geschäftspartner im Finanzbereich

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