On AG Sprints for a better teamtraining and more rechenschaftspflicht with floQast

Schnell wachsende Schweizer Performance-Lauf- und Bekleidungsmarke, On, muss sechs Büros und Dutzende von Buchhaltungsexperten auf der ganzen Welt koordinieren, um seinen monatlichen Abschluss abzuschließen. Die Verwendung von FloQast Close gibt den Führungskräften der Buchhaltung von On die Transparenz und das Vertrauen, das sie benötigen, um manuelle To-do-Listen zu vermeiden, sofortige Aktualisierungen der Abschlussaufgaben zu erhalten und monatliche Ergebnisse schneller und zuverlässiger an Führungskräfte und öffentliche Aktionäre zu melden.

On wurde 2010 von drei Freunden gegründet und ist sich seiner Mission bewusst: das ultimative Laufgefühl zu bieten, das sich durch sanfte Landungen und feste Starts auszeichnet.

Seitdem haben sich mehr als sieben Millionen Athleten auf der ganzen Welt für On entschieden, um sie beim täglichen Training, beim Elitetraining und bei professionellen Wettkämpfen zu schützen — und voranzutreiben.

Mit diesem explosiven Wachstum ist auch die Komplexität gestiegen, insbesondere für die Buchhaltungsteams, die mit der Verwaltung und Berichterstattung über die Finanzen der Marke beauftragt sind, da sich der Jahresumsatz der Marke von 1 Milliarde US-Dollar nähert und sich an die Strapazen und Anforderungen einer Aktiengesellschaft (NYSE: ONON) anpasst.

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Die Möglichkeit, den gesamten Prozess auf einen Blick zu sehen, hilft uns, Prioritäten zu setzen, zu planen und Zeit zu gewinnen, damit wir während unserer Schließzeiten andere Dinge erledigen können. Der Abschluss dauert immer noch sieben Tage, aber mit Abstimmungen und Flussanalysen erledigen wir in der gleichen Zeit mehr, sodass sich Produktivität und Geschwindigkeit deutlich verbessert haben. Mit FloQast sind wir auf einem völlig anderen Level.“

— Kaspar Domeisen, Leiter der Buchhaltung

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Kaspar Domeisen ist Leiter der Buchhaltung von On und leitet ein Team von 30 Fachleuten am Hauptsitz von On in Zürich, Schweiz, sowie weitere 30 Mitarbeiter in fünf weiteren Büros in Australien, Brasilien, China, Japan und den USA.

Domeisen und sein Team nutzten die Aufgabenverwaltungssoftware von Asana, um den Abschluss- und Abstimmungsprozess zu verwalten, aber das war angesichts der Größe und Komplexität von On nicht mehr effizient oder nachhaltig.

„Ich hatte in Asana eine To-do-Liste mit hundert Aufgaben erstellt, die geografisch nach Büro geordnet und auch nach Funktionen geordnet waren“, so Domeisen. „Aber ich habe sie jeden Monat manuell mit neuen Terminen und Artikeln aktualisiert, und es gab für unser Team keine einfache Möglichkeit mehr, die Asana-Liste effektiv zu nutzen.“

Um Asana zu aktualisieren, mussten Teams Chat, E-Mail und Telefonanrufe nutzen, um die neueste Dokumentation und Updates zu Artikeln und Fertigstellungsterminen zu erhalten. Verspätete oder fehlende Informationen führten zu einer Reihe von Fragen und Unterbrechungen, die Zeit und Produktivität belasteten.

Die richtige Lösung — für Close Management und mehr

Nach einer Empfehlung eines IT-Beraters und einer normalen Sorgfaltspflicht entschieden sich Domeisen und sein Team für FloQast für ihre Close Management-Lösung.

Accountant für das Hauptbuch Györgyi Varga nahm schon früh an Bewertungsgesprächen teil und war auch Teil der Kerngruppe, die für die Einrichtung und Implementierung von FloQAST verantwortlich war. Kontoabstimmungen sind ihr Hauptaugenmerk beim Monatsabschluss.

„Unser erster Eindruck war, dass es sehr benutzerfreundlich war“, sagte Varga. „Man findet schnell, wonach man sucht, und die Abgleichsverbindungen zu TBs (Testsalden) mithilfe von Hashtags waren ein großes Unterscheidungsmerkmal im Vergleich zu anderen Tools. FloQast macht es einfach, Notizen und Anleitungen für Prüfer zu erstellen und die Verantwortung für den Kontenabstimmung für alle Fragen oder Folgemaßnahmen zu übernehmen.“

Die fortschrittliche Funktionalität von FloQast war zwar die Hauptattraktion, aber laut Domeisen weisen die beiden Unternehmen auch ähnliche Merkmale in Bezug auf Kultur und Arbeitsmoral auf.

„FloQast bietet alle Funktionen und die Einfachheit, nach denen wir gesucht haben, einschließlich SOX-Compliance-Kontrollen (Sarbanes-Oxley), die für unser Wachstum und unseren neuen Status als Aktiengesellschaft geeignet sind“, sagte Domeisen. „Und FloQast hat auch eine Kultur, die in Bezug auf Reaktionsfähigkeit, praktischen Service und kontinuierliche Verbesserung gut zu unserem Unternehmen passt.“

Mit Verbindungen zum ERP von On — Microsoft Dynamics 365 — war der Übergang zu FloQast für Domeisen und sein Team einfach. Ein Großteil des Setups dreht sich um die Benutzerverwaltung, die Erstellung eines Hauptbuchkontos und die Entwicklung genauer Checklisten nach Abteilung und Funktion, die jeden Monat bearbeitet, aktualisiert und wiederverwendet werden können.

„Wir waren ehrgeizig und haben sofort 300 bis 400 GL-Konten hinzugefügt, was eine Menge war“, sagte Varga. „Aber das FloQast-Team hat mit uns zusammengearbeitet, um einen überschaubaren Projektplan zu erstellen, und wir waren in weniger als zwei Monaten einsatzbereit, insgesamt lief es sehr reibungslos.“

Schweizer Präzision und Leistung zum Monatsende

Mit FloQast Close Management und Account Reconciliation muss Domeisen keine manuellen Checklisten mehr verwalten oder sich fragen, ob die Dinge pünktlich erledigt werden.

„Die Mitglieder unseres Buchhaltungsteams auf der ganzen Welt arbeiten jetzt mit einer einzigen FloQast-Checkliste, und wir wissen, was fertig ist und wo wir Engpässe haben“, sagte Domeisen. „Es ist gut, unsere Engpässe zu erkennen, weil wir so die Arbeitsbelastung ausgleichen und unsere Teams besser verwalten können, was uns hilft, unsere Termine einzuhalten.“

Laut Domeisen ist der Einsatz aufgrund des starken Wachstums und der Regeln für die öffentliche Berichterstattung, die mit dem Erfolg und dem Börsengang von On einhergehen, erheblich gestiegen. Präzise Informationen und nützliche Erkenntnisse sind wichtiger denn je.

„Wir haben viel mehr Sicherheit, da unser Abschlussprozess und die SOX-Konformität in FloQast Close and Reconciliation gut dokumentiert sind“, sagte Domeisen. „Es ist beruhigend, dass das abgedeckt und leicht zugänglich ist.“

Dashboards werden auf hoher Ebene verwendet, um den Fortschritt zu überprüfen. Die Teammitglieder können auch sehen, was ansteht und was fällig ist, sodass die Arbeitstage entsprechend geplant werden können, um Notfallanfragen und Anfragen in letzter Minute zu vermeiden.

„Die Möglichkeit, den gesamten Prozess auf einen Blick zu sehen, hilft uns, Prioritäten zu setzen, zu planen und Zeit zu gewinnen, damit wir während unserer Schließzeiten andere Dinge erledigen können“, sagte Domeisen. „Der Abschluss dauert immer noch 7 Tage, aber wir erledigen in der gleichen Zeit mehr mit Abstimmungen und Flussanalysen, sodass sich Produktivität und Geschwindigkeit deutlich verbessert haben. Mit FloQast sind wir auf einem völlig anderen Level.“

Laut Domeisen hat die gemeinsame Verantwortung und Rechenschaftspflicht im gesamten Buchhaltungsteam nicht nur die Unternehmenskultur verbessert, sondern auch die Qualität, das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit erhöht.

„Wir fühlen uns jetzt sicherer, der Führung Bericht zu erstatten, weil wir einen Prozess haben, den wir alle teilen“, sagte Domeisen. „Die Transparenz, die FloQast ermöglicht, gibt uns eine bessere Genauigkeit und eine schnellere Berichterstattung, auf die wir vertrauen und die wir nutzen können, um gute Entscheidungen zu treffen und weiter zu wachsen.“

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Unser erster Eindruck war, dass es sehr benutzerfreundlich war. Sie können schnell finden, wonach Sie suchen, und die Abgleichsverbindungen zu TBs (Testsalden) mithilfe von Hashtags waren ein großes Unterscheidungsmerkmal im Vergleich zu anderen Tools. FloQast macht es einfach, Notizen und Anleitungen für Prüfer zu erstellen und die Verantwortung für den Kontenabstimmung für alle Fragen oder Folgemaßnahmen zu übernehmen.“

— Kaspar Domeisen, Leiter der Buchhaltung

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