Comment enregistrer une entrée de journal sur les immobilisations

Nous allons retour aux bases de la comptabilité, et l'objectif de cet article est de vous expliquer la bonne façon de enregistrer une entrée de journal sur les immobilisations et comment faire comptabilité des immobilisations, depuis l'achat d'un nouvel actif jusqu'à la vente et à la radiation. Que vous soyez aide-comptable, commis comptable, comptable ou comptable expérimenté, il est important de se rappeler les principes fondamentaux pour être sûr que tout est bien fait. Mais d'abord, qu'est-ce qu'une immobilisation ?

QU'EST-CE QU'UNE IMMOBILISATION ?

Une immobilisation est un élément qui sera utilisé dans l'entreprise et qui a une durée de vie utile de plus d'un an. En d'autres termes, une immobilisation est un bien que vous possédez qui vous aide à exploiter votre entreprise et à générer des revenus sur une plus longue période, par opposition aux actifs à court terme tels que les stocks et les fournitures, qui sont vendus ou consommés rapidement.

EXEMPLES D'ACTIFS IMMOBILISÉS

Les équipements d'usine, les machines, les ordinateurs, les véhicules et le mobilier de bureau sont des exemples d'actifs fixes. Les bâtiments et toutes les améliorations apportées à l'intérieur ou à l'extérieur sont également des actifs immobilisés. Par exemple, un locataire peut avoir besoin de rénover l'intérieur et de paver le parking d'un bâtiment loué. Ce sont tous des exemples d'actifs tangibles, des objets que vous pouvez toucher.

QUEL EST LE PROCESSUS DE COMPTABILITÉ DES IMMOBILISATIONS ?

Contrairement aux actifs à court terme, les actifs immobilisés apportent des avantages économiques à l'entreprise pendant plus d'un an. Étant donné que la valeur de ces actifs pour l'entreprise s'étend sur plus d'une période comptable, les règles GAAP stipulent qu'une capitalisation est nécessaire, plutôt que de simplement passer en charges le coût de l'actif en une seule fois. L'amortissement des immobilisations est le processus de

COMMENT ENREGISTRER DES ENTRÉES D'ACTIFS IMMOBILISÉS

À titre d'exemple, nous avons opté pour une table de conférence en bois de grange restaurée vieille de 200 ans, originaire du Michigan, qui est également notre exemple d'actif fixe symbolique. Passons en revue la comptabilité et comment elle apparaît dans les états financiers.

1. Les règles (alias GAAP)

Selon les PCGR, ce tableau ne sera valable que pendant sept ans. En effet, le tableau est considéré comme une immobilisation et les PCGR classent toutes les immobilisations dans des catégories prédéterminées ou « catégories » afin d'estimer leur « durée de vie utile ». Dans cet exemple, la table appartient à la catégorie « Meubles et accessoires », qui est fixée à sept ans. Ce bois vieux de 200 ans nous prendra probablement plus de sept ans, mais en même temps, les chaises autour de la table ne peuvent en durer que deux. Si vous examinez tous les meubles et accessoires de votre bureau, ils dureront probablement en moyenne environ sept ans. Pour obtenir cette table, notre entrepreneur général Ed a engagé un autre designer de table pour la construire. Supposons que le prix de la table elle-même s'élève à 3 200$. Cependant, Ed nous facture des frais d'entrepreneur de 15 %, ce qui ajoute 480$ supplémentaires. L'expédition de la table coûte 100$ supplémentaires, ce qui signifie que la facture finale s'élève à 3 780$.

2. Comment classer les dépenses annexes : capitalisées ou passées en charges ?

Maintenant, le tableau est clairement un actif immobilisé. Nous en avons payé le prix et, selon les PCGR, il continuera à nous apporter de la valeur pendant environ sept ans (beaucoup plus, espérons-le). Qu'en est-il des frais de sous-traitance ? Ce n'est pas une immobilisation. Cela ressemble davantage à une dépense, car il s'agissait simplement d'une redevance qui n'ajoute aucune valeur, et non d'un élément de valeur que nous pouvons revendre. Les frais de port sont similaires. Devons-nous capitaliser le coût de la table et dépenser le reste ? Il s'avère que nous capitalisons tout : le prix d'achat de la table, les honoraires de l'entrepreneur et les frais d'expédition. Le coût d'un actif comprend tous les coûts nécessaires pour le préparer à l'utilisation.

3. Comment réserver cette entrée de journal ?

À partir du moment où Ed nous envoie la facture, c'est ainsi que nous enregistrerons entrées de journal à chaque étape du processus :Facture: Lorsque nous recevons la facture, nous devons enregistrer l'achat d'une immobilisation au bilan. Nous débitons donc le compte d'actif Immobilisations puisque nous avons ajouté de la valeur à nos immobilisations. Nous créditons également les comptes fournisseurs, car nous devons de l'argent mais nous ne l'avons pas encore payé. Notez que nous utilisons un seul compte « Immobilisations », mais il est probable que vous ayez plusieurs comptes pour différents actifs immobilisés, groupes ou actifs immobilisés, avec des noms et des numéros de compte uniques, afin de permettre l'amortissement et les ajustements des actifs individuels. Date du compte nommé RCR17/03/17 Actifs immobilisés 3 780$ AP 3 780$Paiement: Quelques semaines plus tard, lorsque nous payons, nous débitons ce montant sur les comptes fournisseurs et le créditons sur le compte de caisse pour égaliser le tout. DateAccount NameDRCR4/12/17AP$3,780Cash$3,780Amortissement : C'est là que ça commence à devenir ringard. Puisque nous comptabilisons la valeur au fil du temps à partir du tableau jusqu'à son « expiration » (après 7 ans), nous devons tenir compte de cette valeur au fil du temps. Selon les PCGR, nous le faisons tous les mois en tant que dépense d'amortissement. Certaines plateformes comptables, comme Oracle, disposent d'outils permettant de suivre la dépréciation des immobilisations, mais dans de nombreux cas, vous devrez le faire manuellement avec des écritures de journal. Chaque mois, nous retirons la valeur de l'actif et l'ajouterons à un nouveau compte, Dépréciation cumulée. Au cours de la durée de vie utile de l'actif, la valeur amortissable est imputée sur le compte de résultat à un compte de dépenses d'amortissement. N'oubliez pas qu'il s'agit d'une dépense papier qui a déjà été payée, elle n'a donc aucun impact sur les flux de trésorerie car elle est passée en charges chaque mois. Il s'agit simplement d'un processus permettant d'enregistrer l'amortissement et de suivre la valeur comptable d'un actif. En utilisant la méthode d'amortissement linéaire, vous étalez le coût sur la durée de vie utile de l'actif. Dans notre cas, cela fait 7 ans, donc notre charge d'amortissement mensuelle est de 45$ par mois (3 780$ divisés par 84 mois) .DateAccount NameDRCR4/17/17Expense45,00Dépréciation cumulée 45,00$ À tout moment, nous pouvons déterminer la valeur restante du tableau, sa valeur comptable nette, en déduisant les immobilisations et l'amortissement cumulé. Au bout d'un mois, la valeur comptable nette du tableau est égale à 3 780$ - 45$ = 3 735$. Lorsque le montant du compte d'amortissement cumulé atteint 3 780$, la valeur totale de notre tableau a été comptabilisée comme charge d'amortissement sur le compte de résultat. Selon les PCGR, nous devons également tenir compte de ce qui se passe une fois ces sept années écoulées pour déterminer sa valeur de récupération. Supposons que nous estimions que dans sept ans, nous pourrions vendre la table pour 400$. Ensuite, sa base amortissable est de 3 380$ (3 780$ - 400$) et notre charge d'amortissement mensuelle est de 40,24$ (3 380$ divisés par 84). Après sept ans, la valeur comptable de la table serait égale à sa valeur de récupération de 400$. Cependant, dans la pratique, la plupart des comptables supposent que la valeur de récupération est négligeable et l'ignorent tout simplement.

4. Et si nous vendions l'actif ?

Supposons que vous en ayez assez de la table au bout de deux ans et que vous décidiez de vous en débarrasser avant la fin de ses sept ans de vie. Cependant, quelques propriétaires fortunés ont peut-être décidé que le bois de grange était le bois de grange le plus récent et le meilleur pour la décoration intérieure, et comme les granges du Michigan datant de 200 ans sont très demandées, sa juste valeur marchande a grimpé en flèche. Maintenant, si nous vivions au Royaume-Uni ou dans un autre pays qui suit les IFRS au lieu des PCGR, nous pourrions choisir de procéder à une réévaluation de cet actif jusqu'à sa juste valeur marchande dès que nous serions informés de cette forte hausse de valeur. Malheureusement, Les PCGR n'autorisent pas Réévaluation. Vous vendez votre table de conférence pour 20 000$. Voici l'entrée de journal pour enregistrer la vente de l'actif. Lorsque nous vendons le tableau, nous radions les soldes restants des actifs immobilisés et de l'amortissement cumulé dans le grand livre général. La différence entre la valeur comptable de l'actif et le produit de nos ventes est comptabilisée comme un gain.DateAccount NamedRCR3/17/19Cash 20 000$ Amortissement cumulé 1 080$ Actifs immobilisés 3 780$ Gain sur la cession d'actifs 17 300$

AUTRES ÉCRITURES DE JOURNAL RELATIVES AUX IMMOBILISATIONS

La comptabilisation des immobilisations peut être un peu compliquée et il existe un certain nombre d'autres transactions d'actifs fixes qui peuvent nécessiter des écritures de journal. Par exemple, supposons que votre table de réunion en bois de grange (essayez de le dire trois fois plus vite !) ne vit pas ses jours avant d'être complètement dépréciée ou de vendre à un prix avantageux à un propriétaire élégant. Vous pouvez décider que votre tableau n'est pas assez grand pour votre entreprise en pleine croissance et le vendre en cours de route, en débitant de la trésorerie (ou des comptes clients) et en créditant des actifs immobilisés. La valeur du tableau peut également diminuer en cours de route et finir par valoir moins que la valeur comptable au lieu de plus, c'est ce qu'on appelle une dépréciation. Par exemple, si le tableau est endommagé d'une manière ou d'une autre, vous devrez peut-être diminuer la valeur comptable de l'actif et enregistrer une perte de valeur sur votre compte de résultat. Et c'est ainsi que vous enregistrez une entrée de journal sur les immobilisations. Nous avons d'autres instructions pour la réservation d'entrées de journal, que vous pouvez trouver juste ici. Et, bien entendu, n'hésitez pas à nous contacter via les réseaux sociaux si vous avez besoin d'aide supplémentaire. Après tout, nous sommes là pour vous faire une meilleur comptable.