Erkundung der besten Strategien für die Führung eines Teams während des Audits

Da das Jahresende in Windeseile näher rückt, ist es jetzt an der Zeit, mit der Planung des Audits zu beginnen. Wie wir wissen, ist das Audit oft die stressigste Zeit des Jahres für das Buchhaltungsteam und erfordert in der Regel lange Arbeitszeiten und herausfordernde Arbeit. Es gibt zwar eine lange Liste von technischen Aufgaben und Prozessen, die erledigt werden müssen, aber nichts davon ist ohne Mitarbeiter möglich, die die Arbeit ausführen.

Mit dem Ziel vor Augen, Ihnen zu helfen, eine stressarmes Audit In diesem Jahr haben wir verschiedene Strategien zusammengestellt, mit denen Sie Ihr Team durch den Prozess führen können.

Nehmen Sie sich Zeit, um sicherzustellen, dass Ihre Checklisten und Prozessdokumentationen auf dem neuesten Stand sind.

Egal, ob Sie erfahrene Mitarbeiter oder neue Teammitglieder haben, die diesen Prozess im ersten Jahr durchlaufen werden, es ist wichtig, dass jeder über die Tools verfügt, die er benötigt, um erfolgreich zu sein. Erfahrene Mitarbeiter profitieren davon, denn obwohl sie das vielleicht schon einmal durchgemacht haben, werden viele der Aufgaben und Prozesse nur einmal im Jahr ausgeführt. Neue Teammitglieder benötigen diese Dokumentation, um die Effizienz und Genauigkeit der Arbeit zu verbessern, die sie zum ersten Mal ausführen. Manager stellen fest, dass weniger Fragen von Teammitgliedern gestellt werden, und sie verbringen weniger Zeit damit, die Arbeit zu überprüfen.

Verwaltungssoftware schließen spielt hier eine große Rolle, da Checklisten und Dokumentation zentralisiert werden, sodass die Mitarbeiter genau wissen, was sie tun müssen, und zwar konsistent.

Halten Sie ein Audit-Planungsgespräch mit dem gesamten Team ab

Ermutigen Sie alle Mitglieder, Ideen und Feedback zu geben. Scheuen Sie sich nicht, Feedback zu Aktivitäten oder Prozessen zu geben, die nicht funktionieren. Nutzen Sie das Fachwissen der Gruppe, um Lösungen zu finden.

Erstellen Sie eine Liste mit prüfungsbezogenen Aufgaben und Aktivitäten mit zugewiesenen Fälligkeitsterminen. Dieses Planungstool ermöglicht es Ihrem Team, die Interdependenzen zwischen den Aufgaben der Teammitglieder leicht zu erkennen. Die Fälligkeitstermine helfen bei der Planung und erhöhen die Rechenschaftspflicht.

Planen Sie regelmäßige Status-Aktualisierungstreffen — aber gehen Sie klug damit um

Unternehmen, die Close-Management-Software verwenden, berichten häufig, dass Tools wie FloQast die Notwendigkeit einschränken, regelmäßige Status-Aktualisierungstreffen zu planen, aber wenn es um Jahresende und Prüfungsvorbereitung geht, es heißt „Vorsicht ist besser als Nachsicht“. Manager haben zwar immer noch einen Überblick über alle offenen Punkte und Hindernisse, aber regelmäßige Treffen geben den Führungskräften Zeit, sich über die Fortschritte aller Beteiligten zu informieren.

Im Folgenden finden Sie hilfreiche Strategien, um diese Besprechungen so effektiv und produktiv wie möglich zu gestalten:

• Ermutigen Sie die Teammitglieder, offen über Hindernisse oder Probleme zu sprechen, die sie kommen sehen.
• Nutzen Sie diese Zeit, um bei Fragen, die auftauchen, eine Strategie zu entwickeln. Diese Technik kann viel effizienter sein als 30 E-Mails, die hin und her gehen.
• Um die Besprechungen wertvoll und effizient zu gestalten, erstellen Sie eine Tagesordnung mit Zeitvorgaben für jeden Punkt.
• Erwägen Sie, jemanden zum Sitzungsleiter zu ernennen, dessen Hauptaufgabe darin besteht, die Tagesordnung am Laufen zu halten und den Zeitplan einzuhalten. (Dies ist eine gute Idee für ALLE Besprechungen.)
• Nehmen Sie sich die Zeit, um sich bei Ihren Teammitgliedern individuell zu erkundigen, wie es ihnen geht und ob sie etwas von Ihnen benötigen. Dies ist eine gute Praxis, die Sie sich auch außerhalb des Audits zur Gewohnheit machen sollten.
• Kauf ihnen ein Abendessen! Im Ernst, in Ihrer Schreibtischschublade nach einem zwei Jahre alten Müsliriegel zu suchen, wenn Sie unerwartet lange auf der Arbeit bleiben müssen, tut der Moral nichts. Lockern Sie die Geldbeutel ein wenig und zeigen Sie Ihre Wertschätzung, indem Sie an den Abenden, an denen das Team spät arbeitet, zum Abendessen bestellen. Ein gutes Essen gibt allen frischen Auftrieb.
• Halten Sie schließlich innerhalb weniger Wochen nach dem Audit ein Treffen nach der Aktion ab. Ein hilfreiches Tool zur Erleichterung dieses Treffens sind die „Vier hilfreichen Listen“. Beginnen Sie mit vier Spalten auf dem Whiteboard mit den Bezeichnungen „Funktioniert“, „Funktioniert nicht“, „Fehlt“ und „Verwirrend“. Beginne mit der Spalte „Arbeitet“ und bitte die Teammitglieder, Dinge aufzulisten, die ihrer Meinung nach gut zum Auditprozess passten. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Überschrift. Diese Informationen sollten verwendet werden, um einen Plan für zukünftige Verbesserungen zu erstellen. Sie werden überrascht sein, wie aufschlussreich dieser Prozess ist.

Mit etwas frühzeitiger Planung, viel Input von Ihrem Team und der Nutzung unserer Strategien können Sie das bevorstehende Audit zum bisher reibungslosesten gestalten. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie sich eine Close-Management-Software direkt auf das Audit auswirken kann, indem Sie jeden Monat einen harten Abschluss durchführen und so die Buchhaltung schneller und genauer abschließen.