L'un des plus grands chocs pour les nouveaux comptables salariés est le chaos intense qui règne dans le clôture de fin de mois. C'est un choc parce que les cours de comptabilité n'en font mention qu'en passant, voire pas du tout. Mais la bonne nouvelle, c'est que si votre équipe applique une méthode à cette folie, la clôture de fin de mois peut être beaucoup plus fluide.

Comment procédez-vous à une clôture de fin de mois ?

La clôture des comptes est le processus de vérification et d'ajustement des soldes de fin de mois dans le but de préparer des rapports reflétant les performances réelles de l'entreprise sur une période donnée. Les manuels de comptabilité financière présentent la clôture de fin d'exercice comme un processus simple en quatre étapes permettant de transférer les soldes des comptes de résultat aux capitaux propres du bilan et de les mettre à zéro pour la période suivante :

• Fermez les revenus sur un compte récapitulatif des revenus temporaire.
• Fermez les dépenses associées à ce même compte récapitulatif des revenus temporaire.
• Clôturez le solde du résumé des revenus, qui correspond au bénéfice net pour cette période, à la rubrique Bénéfices non répartis.
• Enfin, clôturez les dividendes en espèces versés aux actionnaires sur les bénéfices non répartis.

La plupart des logiciels de comptabilité effectuent ce processus de manière invisible, en coulisse. Vous ne voyez donc que le résultat final : un ensemble d'états financiers équilibrés et le grand livre général prêt pour la prochaine période comptable.

Mais un lot du travail doit d'abord être effectué avant ces quatre étapes simples. Avant de fermer l'un de ces comptes, vous devez vous assurer que toutes les transactions qui doivent être enregistrées ont été enregistrées et qu'elles sont correctement enregistrées. Les rapprochements bancaires doivent être effectués. Tous les systèmes externes qui alimentent Intacct doivent être synchronisés et réconciliés. Ces systèmes externes incluent des éléments tels que votre CRM, Bill.com, Zuora et vos systèmes de gestion des dépenses. Et vous devez configurer toutes vos écritures de journal pour enregistrer les charges à payer, les annulations et les reports, ainsi que la dépréciation et l'amortissement. Les prépaiements doivent être répartis entre la période en cours et les périodes suivantes.

La plupart des équipes comptables utilisent une sorte de liste de contrôle de clôture pour s'assurer que toutes les tâches sont effectuées dans le bon ordre. Garder cette liste de contrôle dans la tête du contrôleur ou du directeur financier peut fonctionner pendant un court moment, mais à mesure que votre entreprise se développe, elle sombre rapidement dans le chaos.

L'élaboration, l'utilisation et l'optimisation constante d'une liste de contrôle interactive de clôture de fin de mois ne résoudront pas tous les problèmes liés à la rapidité et à la précision du travail, mais cela vous aidera. Passons donc en revue les tâches qui constituent la clôture de fin de mois dans Intacct.

En quoi consiste le processus de clôture de fin de mois dans Intacct ?

Comme je l'ai mentionné plus haut, il y a beaucoup de choses à faire avant de pouvoir fermer les comptes chaque mois. En collaborant avec les directeurs financiers et les contrôleurs de nombreux types d'entreprises, nous avons dressé une liste de tâches essentielles. Selon votre entreprise, certaines d'entre elles peuvent ne pas s'appliquer ou certaines tâches spécialisées ne figurent pas dans la liste. Mais cela devrait vous permettre de créer une liste de contrôle collaborative et les procédures de clôture qui fonctionnent pour vous et votre équipe. Ce même processus général s'applique que vous fermiez les comptes pour le mois ou pour l'année fiscale.

1. Confirmez toutes les transactions de la période.
   • Publiez ou importez la paie. Assurez-vous que toutes les feuilles de temps ont été soumises et approuvées.
   • Vérifiez que toutes les factures des comptes fournisseurs sont dans le système, y compris les factures récurrentes.
   • Vérifiez que toutes les factures des comptes clients se trouvent dans le système et que toutes les factures récurrentes ont été générées.
   • Vérifiez que toutes les notes de dépenses ont été soumises et approuvées.
   • Publiez ou importez tous les frais de carte de crédit et de débit.
2. Publier les articles de clôture dans le journal général
   • Examiner et comptabiliser les recettes à partir des calendriers.
   • Reports, régularisations et annulations de postes.
   • Après la dépréciation, l'amortissement et tout autre produit ou dépense provenant d'autres modules.
   • Vérifiez que toutes les entrées qui auraient dû être saisies l'ont bien été.
3. Fermer les livres secondaires
   • Vérifiez les transactions qui sont à l'état de brouillon, les transactions récurrentes qui ont échoué et les transactions toujours en attente d'approbation.
   • Sachez que cela clôturera également tous les livres secondaires co-dépendants tels que les achats ou la saisie des commandes.
4. Effectuez tous les rapprochements
   • Rapprochez tous les comptes bancaires avec les relevés bancaires. Les comptes à volume élevé peuvent être plus faciles à gérer grâce à un rapprochement hebdomadaire, voire quotidien.
   • Réconciliez tous les comptes de facturation.
   • Réconciliez le vieillissement des AP avec le grand livre et le livre secondaire avec le grand livre général.
   • Réconciliez le sous-grand livre AR et le grand livre secondaire avec le grand livre général.
   • Réconciliez les comptes prépayés, les immobilisations, les travaux en cours et tous les comptes de revenus différés.
5. Exécuter des rapports de révision
   • Écart entre le P&L ou le budget par rapport au résultat réel.
   • Examinez tout changement inhabituel.
6. Fermez les livres
   • Sous General Ledger > Livres > Fermer.

Félicitations ! Tu as terminé ! S'il s'agit d'une clôture d'année, cela peut prendre plus de temps, car vous devez vraiment vous assurer que vos chiffres sont liés à votre audit et à votre déclaration de revenus.

Combien de temps dure la clôture de fin de mois ?

Évidemment, plus tôt vous pourrez fermer les comptes, plus tôt vous pourrez obtenir des rapports précis à la direction, ce qui lui donnera plus de temps pour apporter les modifications nécessaires. Cela donne également à l'équipe comptable plus de temps pour travailler sur d'autres projets. D'après un enquête réalisée par Sage, environ les deux tiers des petites et moyennes entreprises clôturent leurs comptes en 15 jours ou moins. L'une des meilleures pratiques, que 26 % des personnes interrogées atteignent, consiste à clôturer en une semaine ou moins. Neuf pour cent des personnes interrogées parviennent à clôturer en une seule journée.

Ce n'est pas aussi rapide que les derniers résultats de Recherche Ventana, où les chercheurs ont découvert que 61 % des entreprises clôturaient leurs comptes dans les six jours en 2019. Près de la moitié (46 %) fermaient leurs portes en quatre jours. La différence de calendrier peut être due au fait que Ventana examine généralement les entreprises comptant 1 000 employés ou plus.

Comment rouvrir les livres dans Intacct ?

Parfois, même si tout le monde a fait preuve de diligence pour s'assurer que les chiffres étaient vraiment définitifs avant la clôture des comptes, vous devez apporter quelques modifications à une période de clôture. La bonne nouvelle, c'est que Sage Intacct comprend la flexibilité dont les comptables ont besoin de temps à autre.

Pour ouvrir les livres dans Intacct, rendez-vous sur Grand livre général > Tout > Livres > Ouvrir. Choisissez l'entité et la période que vous souhaitez ouvrir. Dans cette fenêtre, vous avez également la possibilité d'ouvrir les livres secondaires pour AR, AP, Cash Management, Time & Expenses, ou de les laisser fermés. Cliquez sur Ouvrir et les livres seront ouverts. Assurez-vous de fermer à nouveau les livres après avoir effectué vos modifications afin que personne d'autre ne puisse modifier par inadvertance une période de clôture.

Fermez les livres comme un pro

Maintenant que vous avez le général processus de fin de mois vers le bas, vous pouvez commencer à répartir les tâches entre les membres de votre équipe. En commençant par un liste de contrôle complète peut vous aider à démarrer en optimisant vos processus afin d'accélérer la clôture. En gardant à l'esprit que bon nombre de ces tâches doivent être effectuées de manière séquentielle, vous pourrez peut-être accélérer la clôture en effectuant certaines tâches au cours de la période en cours, sans attendre la fin de la période pour commencer. N'oubliez pas que plus tôt vous fermerez les comptes, plus vite vous pourrez faire les choses intéressantes en matière de comptabilité.