Einer der größten Schocks für neue Buchhalter ist das intensive Chaos, in dem alle Mitarbeiter an Deck arbeiten Ende des Monats. Es ist ein Schock, weil es in der Buchhaltungsklasse nur am Rande erwähnt wird — wenn sie es überhaupt erwähnen. Aber die gute Nachricht ist, dass das Monatsende viel reibungsloser ablaufen kann, wenn Ihr Team eine Methode gegen den Wahnsinn anwendet.

Wie schließt man einen Monat ab?

Beim Bilanzabschluss werden die Salden zum Monatsende überprüft und angepasst, um Berichte zu erstellen, die die tatsächliche Leistung des Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum widerspiegeln. In den Lehrbüchern der Finanzbuchhaltung wird der Abschluss der Abrechnungsperiode als einfaches vierstufiges Verfahren dargestellt, bei dem die Salden in den Konten der Gewinn- und Verlustrechnung auf das Eigenkapital in der Bilanz übertragen und für die nächste Periode auf Null gesetzt werden:

• Schließen Sie das Einkommen einem temporären Konto mit der Einkommensübersicht ab.
• Schließen Sie Ausgaben auf demselben Konto für die temporäre Einkommensübersicht ab.
• Schließen Sie den Saldo in der Einkommensübersicht — der dem Nettogewinn für diesen Zeitraum entspricht — unter Gewinnrücklagen ab.
• Schließlich werden die an die Aktionäre gezahlten Bardividenden den Gewinnrücklagen gleichgestellt.

Die meisten Buchhaltungsprogramme führen diesen Vorgang unsichtbar hinter den Kulissen durch, sodass Sie wirklich nur das Endergebnis sehen — eine Reihe ausgeglichener Jahresabschlüsse und das Hauptbuch, das für die nächste Buchungsperiode bereit ist.

Aber ein Menge Vor diesen einfach klingenden vier Schritten muss zuerst viel Arbeit geleistet werden. Bevor eines dieser Konten geschlossen werden kann, müssen Sie sicherstellen, dass alle Transaktionen, die aufgezeichnet werden sollten, aufgezeichnet wurden und dass sie korrekt aufgezeichnet wurden. Bankabstimmungen müssen abgeschlossen werden. Alle externen Systeme, die in Intacct eingespeist werden, müssen synchronisiert und abgeglichen werden. Zu diesen externen Systemen gehören Dinge wie Ihr CRM, Bill.com, Zuora und Ihre Ausgabenmanagementsysteme. Und Sie müssen alle Ihre Journaleinträge so einrichten, dass Rückstellungen, Stornierungen und Stundungen sowie Abschreibungen und Amortisationen erfasst werden. Vorauszahlungen müssen zwischen der aktuellen Periode und den nächsten Perioden aufgeteilt werden.

Die meisten Buchhaltungsteams verwenden eine Art abschließende Checkliste, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden. Diese Checkliste im Kopf des Controllers oder CFO zu behalten, mag für eine kurze Zeit funktionieren, aber wenn Ihr Unternehmen wächst, gerät es schnell ins Chaos.

Die Entwicklung, Verwendung und ständige Optimierung einer interaktiven Checkliste zum Monatsende löst nicht alle Probleme, die mit dem Versuch verbunden sind, die Arbeit schneller und genauer zu erledigen, aber sie hilft. Lassen Sie uns also eintauchen und die Aufgaben durchgehen, die den Monatsende in Intacct ausmachen.

Was ist der Monatsabschlussprozess in Intacct?

Wie ich bereits erwähnt habe, müssen viele Dinge passieren, bevor Sie die Bücher jeden Monat schließen können. In der Zusammenarbeit mit CFOs und Controllern in vielen Arten von Unternehmen haben wir eine Liste mit wichtigen Aufgaben erstellt. Je nach Ihrem Unternehmen treffen einige dieser Punkte möglicherweise nicht zu, oder es gibt einige spezielle Aufgaben, die nicht aufgeführt sind. Dies sollte Sie jedoch auf dem besten Weg zur Erstellung einer kollaborativen Checkliste und der Abschlussverfahren bringen, die für Sie und Ihr Team funktionieren. Das gleiche allgemeine Verfahren gilt unabhängig davon, ob Sie die Bücher für den Monat oder das Geschäftsjahr schließen.

1. Bestätigen Sie alle Transaktionen für den Zeitraum.
   • Gehaltsabrechnung posten oder importieren. Vergewissern Sie sich, dass alle Arbeitszeittabellen eingereicht und genehmigt wurden.
   • Stellen Sie sicher, dass sich alle Verbindlichkeiten im System befinden, einschließlich wiederkehrender Rechnungen.
   • Stellen Sie sicher, dass sich alle Debitorenrechnungen im System befinden und dass alle wiederkehrenden Rechnungen generiert wurden.
   • Stellen Sie sicher, dass alle Spesenabrechnungen eingereicht und genehmigt wurden.
   • Verbuchen oder importieren Sie alle Kredit- und Debitkartengebühren.
2. Nach Abschluss der Einträge im allgemeinen Journal
   • Überprüfen und verbuchen Sie die Umsatzrealisierung anhand von Zeitplänen.
   • Nach Stundungen, Rückstellungen und Stornierungen.
   • Postabschreibungen, Amortisationen und alle anderen Einnahmen oder Ausgaben aus anderen Modulen.
   • Stellen Sie sicher, dass alle Einträge, die hätten eingegeben werden sollen, tatsächlich eingegeben wurden.
3. Nebenbücher schließen
   • Suchen Sie nach Transaktionen, die in Entwurfsform vorliegen, auf wiederkehrende Transaktionen, die fehlgeschlagen sind, und auf Transaktionen, die noch auf Genehmigung warten.
   • Beachten Sie, dass dadurch auch alle voneinander abhängigen Nebenbücher wie Einkauf oder Auftragserfassung geschlossen werden.
4. Führe alle Abstimmungen durch
   • Stimmen Sie alle Bankkonten mit Kontoauszügen ab. Konten mit hohem Volumen lassen sich mit wöchentlichem oder sogar täglichem Abgleich möglicherweise einfacher verwalten.
   • Stimmen Sie alle Belastungskonten ab.
   • Stimmen Sie die AP-Alterung mit dem Nebenbuch und das Nebenbuch mit dem Hauptbuch ab.
   • Stimmen Sie AR Aging Sub- und Subledger mit General Ledger ab.
   • Stimmen Sie Konten für Vorauszahlungen, Anlagevermögen, Unfertige Waren und alle Konten für latenten Umsatz ab.
5. Prüfberichte ausführen
   • GuV-Abweichung oder Budget und Istwert.
   • Untersuchen Sie alle ungewöhnlichen Änderungen.
6. Schließ die Bücher
   • Unter Hauptbuch > Bücher > Schließen.

Herzlichen Glückwunsch! Du bist fertig! Wenn dies ein Jahresende ist, kann es länger dauern, da Sie wirklich sicherstellen müssen, dass Ihre Zahlen für Ihre Prüfung und Steuererklärung festgelegt sind.

Wie lange dauert der Abschluss eines Monats?

Je früher Sie die Bücher schließen können, desto eher können Sie dem Management genaue Berichte vorlegen, sodass es mehr Zeit hat, alle erforderlichen Änderungen vorzunehmen. Dadurch hat das Buchhaltungsteam auch mehr Zeit, um an anderen Projekten zu arbeiten. Laut einem Umfrage von Sage, etwa zwei Drittel der kleinen und mittleren Unternehmen schließen ihre Bücher innerhalb von 15 Tagen oder weniger ab. Eine bewährte Methode, die 26% ihrer Umfrageteilnehmer erreichen, besteht darin, die Umfrage innerhalb einer Woche oder weniger abzuschließen. Neun Prozent ihrer Befragten schaffen es, an nur einem Tag abzuschließen.

Das ist nicht ganz so schnell wie die neuesten Ergebnisse von Ventana-Forschung, wo Forscher herausfanden, dass 61% der Unternehmen 2019 die Bücher innerhalb von sechs Tagen schlossen. Fast die Hälfte (46%) schloss innerhalb von vier Tagen. Der Zeitunterschied kann darauf zurückzuführen sein, dass Ventana in der Regel Unternehmen mit 1.000 oder mehr Mitarbeitern in Betracht zieht.

Wie öffnet man die Bücher in Intacct wieder?

Manchmal müssen Sie, egal wie gewissenhaft alle waren, um sicherzustellen, dass die Zahlen wirklich gültig waren, bevor die Bücher geschlossen wurden, einige Änderungen an einem geschlossenen Zeitraum vornehmen. Die gute Nachricht ist, dass Sage Intacct die Flexibilität versteht, die Buchhalter von Zeit zu Zeit benötigen.

Um die Bücher in Intacct zu öffnen, gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Bücher > Öffnen. Wählen Sie die Entität und den Zeitraum, den Sie öffnen möchten. In diesem Fenster haben Sie auch die Möglichkeit, die Unterbücher für AR, AP, Cash Management, Time & Expenses zu öffnen oder geschlossen zu lassen. Klicken Sie auf Offen und die Bücher werden geöffnet sein. Achten Sie darauf, die Bücher wieder zu schließen, nachdem Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, damit niemand anderes versehentlich Änderungen an einem geschlossenen Zeitraum vornehmen kann.

Schließe die Bücher wie ein Profi

Jetzt, wo du den General hast Prozess zum Monatsende Nach unten können Sie beginnen, die Aufgaben unter Ihren Teammitgliedern aufzuteilen. Beginnend mit einem komplette Checkliste kann Ihnen beim Einstieg helfen, während Sie Ihre Prozesse optimieren, um den Abschluss zu beschleunigen. Wenn Sie bedenken, dass viele dieser Aufgaben nacheinander abgeschlossen werden müssen, können Sie den Abschluss möglicherweise beschleunigen, indem Sie einige Aufgaben in der aktuellen Periode erledigen und nicht bis zum Ende der Periode warten, um zu beginnen. Denken Sie daran, je früher Sie die Bücher schließen, desto eher können Sie die coolen Sachen in der Buchhaltung erledigen.