NewAmsterdam Pharma a amélioré ses contrôles, sa visibilité et sa conformité grâce à FloQast

Fondée en 2020, New Amsterdam Pharma est une société pharmaceutique néerlando-américaine dédiée aux thérapies innovantes avancées pour les maladies cardiovasculaires. Le succès de l'entreprise dans la poursuite de cet objectif l'a amenée à s'étendre de l'Europe à l'Amérique du Nord et l'a propulsée à travers de nombreuses phases de recherche et de financement. En 2022, elle est devenue une société cotée en bourse et, en 2024, a annoncé un produit net de 190 millions de dollars via un appel public à l'épargne augmenté. Pour suivre le rythme de cette croissance spectaculaire, l'équipe comptable de NewAmsterdam Pharma a dû s'adapter à de nombreux défis financiers, notamment le respect des normes de conformité pour les entités cotées en bourse. Dans le cadre de ce parcours, l'équipe a décidé de passer à une plateforme unifiée capable de connecter son processus comptable à des exigences de conformité strictes.

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« Auparavant, nous travaillions entièrement dans Excel et SharePoint. C'était très manuel et l'audit a pris beaucoup de temps. Nous avions besoin d'un outil qui nous permette de travailler ensemble de manière efficace et de tenir tout le monde informé. »

— Willem van Roekel, Directeur des contrôles internes

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Avant FloQast

Après son entrée en bourse en 2022, NewAmsterdam Pharma avait besoin d'une fonction financière plus rationalisée pour l'aider à respecter les nouvelles obligations réglementaires, notamment la conformité aux directives financières de l'UE et aux États-Unis. Loi Sarbanes-Oxley (SOX). Le directeur des contrôles internes de l'entreprise, Willem van Roekel, a noté qu'avant la mise en œuvre de FloQast, l'équipe comptable s'appuyait sur Excel et SharePoint pour effectuer sa clôture mensuelle et suivre la conformité. Selon Willem, ce système était « très manuel », offrait un mauvais contrôle des versions et, surtout, obligeait les membres de l'équipe à se référer constamment à leurs contrôles comptables. Il y avait d'autres problèmes de conformité à prendre en compte. Alors que l'équipe comptable était relativement petite avant et pendant l'introduction en bourse, elle a connu une croissance rapide en 2023. Cette croissance signifiait que les membres de l'équipe devaient collaborer plus fréquemment et plus étroitement et avaient besoin d'une meilleure visibilité sur l'état d'avancement des tâches de contrôle de fin de mois. C'est avec ces défis à l'esprit que NewAmsterdam Pharma a commencé à discuter des options pour une transformation numérique. Après avoir étudié les plateformes concurrentes, l'équipe comptable a découvert FloQast sur recommandation d'un autre client récent de FloQast de l'industrie pharmaceutique. Même après avoir parcouru les démonstrations de ses concurrents, Willem a déclaré que FloQast se démarquait de la foule non seulement en raison de la force de son module de conformité, mais également en raison de la « liberté » et de « l'intuitivité » offertes par la plateforme.

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« Après avoir parcouru les démos, nous avons réalisé que nous pouvions commencer à travailler avec FloQast immédiatement. Le délai de mise en œuvre était un avantage considérable. » — Willem van Roekel, directeur du contrôle interne

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Mise en œuvre de FloQast

La mise en place ayant débuté en septembre 2023 et s'étant achevée en décembre, le processus de mise en œuvre a été plus rapide et plus fluide que ne l'avait prévu l'équipe de NewAmsterdam Pharma. Willem a souligné l'utilité de la représentation technique de FloQast lors de la mise en œuvre, qui comprenait du matériel de formation, un soutien ciblé pour la gestion de la proximité et de la conformité, et des exemples de la manière dont des entreprises similaires avaient intégré la plateforme. Il a également souligné les avantages de l'expertise comptable concrète de FloQast : « Les consultants de FloQast étaient auditeurs dans le passé », explique Willem, « ils savaient donc exactement d'où je venais. J'ai obtenu des réponses simples à toutes mes questions. » De même, dans le contexte de la croissance rapide de NewAmsterdam Pharma, la facilité et la rapidité avec lesquelles les comptables de l'entreprise ont pu se former et commencer à utiliser FloQast ont constitué un avantage considérable, notamment lors de l'intégration aux outils comptables existants via des interfaces de programmation d'applications (API).

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« La traduction de nos processus actuels dans FloQast a été très simple. L'intégration de l'API s'est déroulée sans heurts. La documentation était claire et l'équipe de FloQast était là pour nous aider. Si j'avais des questions, j'ai obtenu de l'aide rapidement. »

— Willem van Roekel, Directeur des contrôles internes

L'un des avantages les plus importants de la plateforme FloQast est la visibilité qu'elle a apportée aux flux de travail de conformité de NewAmsterdam Pharma. Le tableau de bord de FloQast fournit à l'équipe comptable une perspective détaillée des tâches mensuelles, y compris les objectifs, les délais et les progrès en temps réel. Il permet aux membres de l'équipe de détecter les retards et les blocages potentiels, et de réaffecter rapidement les ressources pour faire face à tout problème. Parallèlement, les propriétaires de contrôles utilisent l'outil de liste de contrôle pour mieux faire connaître le processus de conformité SOX, en suivant l'application de transactions spécifiques, de processus métier et de tâches de conformité au niveau de l'entité. La clarté et la cohérence apportées par FloQast ont également contribué à réduire les frictions avec les auditeurs. Avec un accès organisé à Gestion de la conformité de FloQast, les auditeurs peuvent suivre les tâches que l'équipe comptable de NewAmsterdam Pharma a accomplies mois par mois et consulter celles qui ont été approuvées. Cette fonctionnalité d'accès sécurisé aux auditeurs a permis à NewAmsterdam Pharma d'économiser du temps et des ressources, puisque Willem et son équipe n'ont plus à envoyer un volume important de documents fournis par le client (PBC) dans les deux sens.

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« Nous pouvons nous assurer que tout est fait. Nous pouvons voir tous les contrôles trimestriels que nous devons effectuer avant de nous adresser au comité d'audit et de publier nos chiffres. FloQast permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde. »

— Willem van Roekel, Directeur des contrôles internes

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Commodité des commandes

Willem a souligné que les améliorations apportées par FloQast n'auraient pas été possibles dans un environnement manuel. La commodité des contrôles automatisés a permis à l'entreprise d'atteindre un niveau de conformité plus élevé grâce à une équipe rationalisée, tout en augmentant son efficacité et sa précision. Dans cette optique, FloQast s'est révélé particulièrement utile pour améliorer les Conformité aux normes SOX, qui vise à garantir la responsabilité et la rapidité de l'ensemble de la fonction financière chaque mois. En tant que contrôleur responsable de la SOX, Willem a souligné l'avantage de disposer des informations dont il a besoin à portée de main, notamment de pouvoir voir les préparateurs et les réviseurs pour des tâches spécifiques, et de garantir la séparation des tâches. De même, s'il repère un membre de l'équipe qui pourrait avoir besoin d'aide pour ses tâches mensuelles, il peut intervenir rapidement pour anticiper les problèmes et allouer des ressources pour atténuer les problèmes émergents ou la pression des délais.

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« FloQast me permet de gagner beaucoup de temps en matière de vérification, de suivi et de poursuite. C'est le plus gros gain de temps. Chaque contrôle est responsable et tout est clair avant la date limite. C'est une méthode de travail très efficace. »

— Willem van Roekel, Directeur des contrôles internes

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